Зарплата

Заполнение табеля учета рабочего времени

  • 14 ноября 2018
  • 83

В статье — подробная информация, как правильно заполнить табель учета рабочего времени, какие обозначения использовать в различных ситуациях с примерами и образцами.

По какой форме вести табель

Компания может вести табель по унифицированной или самостоятельно разработанной форме. Какую из них выбрать, она решает самостоятельно.

Унифицированные бланки

Формы табеля учета рабочего времени № Т-12 и Т-13 утвердил Госкомстат в постановлении от 05.01.2004 № 1.

В форме № Т-12 удобно одновременно вести учет рабочего времени в разделе 1 и расчет с персоналом по оплате труда в разделе 2. Но раздел 2 можно не заполнять. Форму № Т-13 удобно использовать, если рабочее время в компании фиксируют в электронном виде, например установили турникет.

Ведите табель учета рабочего времени в программе «Упрощенка 24/7» Программа позволяет формировать табель в зависимости от графика работы и применяемой системы оплаты труда. Доступ к программе бесплатный. Вести табель в программе «Упрощенка 24/7»

Cобственный бланк

Компания вправе разработать и утвердить свой бланк табеля. Но он должен содержать обязательные реквизиты из части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ (информация Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/201).

Ошибки в табеле приведут к спорам с трудовой инспекцией, ошибкам в расчетах, претензиям налоговиков. Эксперты журнала «Зарплата» подготовили методичку по ведению табеля учета. Там рассмотрены все ситуации, которые необходимы бухгалтеру для успешной работы. В методичке:

  • презентация «Что надо знать про табель учета рабочего времени» с видео-уроком о составных частых зарплаты;
  • сервис «Проверьте коды в табеле и узнайте, что платить работнику»;
  • образец заполнения табеля при обучении с частичном отрывом от работы;
  • коды в табеле по командировке и порядок оплаты;
  • видео «Как оплачивать выходной день в пути в командировке»;
  • коды при обучении с частичном отрывом от работы;
  • дата закрытия табеля, если последний день месяца пришелся на выходной;
  • исправление ошибок в табеле;
  • коды в табеле, если работник болеет, но больничный пока не принес.

Чтобы посмотреть методичку, активируйте доступ подписчика журнала «Зарплата». Это бесплатно и займет 1 минуту.

Активировать

Кто ведет табель

Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченный на это сотрудник. Как правило, это сотрудник отдела кадров. Если табель по каждому структурному подразделению ведете отдельно, ответственного сотрудника за ведение табеля назначает руководитель своим приказом.

Табель учета рабочего времени: как правильно заполнять

Чтобы вести табель учета рабочего времени, используют специальные обозначения. Они утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Предусмотрены буквенные и цифровые коды. Например, для обозначения продолжительность работы в дневное время применяют:

  • код Я — буквенный;
  • код 01 — цифровой.

Бухгалтер сам решает, какие применять коды. Для единообразия рекомендуют применять коды одного вида, либо цифровые, либо буквенные.

Бухгалтер может отказаться от унифицированных кодов и применять разработанные самостоятельно обозначения. Допускается смешанный вариант — собственные коды и обозначения из унифицированных форм табелей.

Чтобы применять свои коды, нужен приказ руководителя. Возможность применять собственные обозначения должна быть предусмотрена учетной политикой.

Например, согласно статье 258 Трудового кодекса РФ работающим женщинам с детьми до полутора лет предоставляются дополнительные перерывы для кормления ребенка.

Поэтому организация может для отражения в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда дополнить форму условным обозначением:

  • «Перерыв для кормления ребенка»;
  • «КР» — буквенный код;
  • «39» — цифровой код.

Такая возможность предусмотрена Порядком, утвержденным постановлением Госкомстата от 24.03.1999 № 20.

Чтобы оформить запись в табеле нужно указать код и количество часов в соответствующих графах. Например, если сотрудник прогулял, то табель заполняют так.

Если организация применяет унифицированные формы, то в табеле учета рабочего времени проставьте двойной код «Я/ПР» (ф. Т-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Также укажите часы, которые сотрудник фактически отработал в этот день. Например, не 8 стандартных часов, а 2, если сотрудник присутствовал на работе 2 часа, а остальные 6 прогулял. Эти часы работодатель оплачивает в общем порядке. То есть по итогам месяца работник получает зарплату пропорционально фактически отработанному времени.

Если организация применяет самостоятельно разработанную форму табеля, также отразите два кода, которые соответствуют явке и прогулу, и проставьте количество отработанных часов.

Пример заполнения табеля учета рабочего времени: прогул

Заполнение табеля учета рабочего времени

Далее рассмотрим заполнения табеля учета рабочего времени в различных ситуациях.

Работник взял отгул

Если работник взял отгул, то в табеле указывают буквенный код «НВ», или цифровой код «28», или код, разработанный самостоятельно.

В типовой форме № Т-12 или № Т-13 в табеле в день отгула указывают буквенный код «НВ» или цифровой код «28».

Если же организация использует самостоятельно разработанную форму табеля учета рабочего времени, то какими в нем будут условные обозначения, она решает самостоятельно.

Перерыв на кормление

Отдельного кода для перерыва на кормление в буквенных и цифровых кодах не установлено. 

При этом для расчета зарплаты время перерывов для кормления должно быть выделено обязательно. Это связано с тем, что в отличие от обычного рабочего времени оплачивать их нужно по среднему заработку.

Поэтому рекомендуется ввести дополнительное обозначение, например, «КР».

Работник отработал день, а вечером отправлен в больницу

В данной ситуации сотрудник полностью отработал рабочий день независимо от того, каким числом оформлен больничный лист. Поэтому в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (в графах 4 и 6) и по форме № Т-13 (в графе 4) поставьте буквенный код «Я» или цифровой «01». Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12. Эти же обозначения применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Работник выезжает в командировку или возвращается в выходной

В Трудовом кодексе нет четких правил оплаты часов дороги в место командировки или из нее в выходной или праздник. Чиновники считают, что оплачивать надо в двойном размере по правилам статьи 153 ТК (письмо Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/В-921). Но не все согласны с таким подходом.

Когда в законодательстве нет четких правил, компания вправе установить свои. Для этого во внутреннем документе, например в положении о командировках, нужно прописать:

  • размер оплаты часов дороги в место командировки или из него;
  • порядок расчета оплачиваемых часов дороги;
  • обозначение в табеле часов дороги.

Последний день месяца пришелся на выходной

В 2018 году последний день месяца приходится на выходной в апреле, июне, сентябре и декабре. Если в эти месяцы закрыть табель последним рабочим днем месяца, нет гарантии, что сведения в нем не придется корректировать. Не придется исправлять, только если в компании нет сотрудников, которые работают по сменам или в выходной. Если на выходной выпадает рабочая смена, оплатите ее по новым правилам.

По закону табель должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). То есть табель надо составлять на последний календарный день месяца, при этом, какой датой он закрыт, не важно.

Больничный во время отпуска: что ставить в табеле

Работник находится в отпуске согласно приказу на отпуск. В табеле ставьте код «ОТ». Без больничного, только со слов работника, нельзя обозначить период его отпуска другим кодом. Ведь табель заполняется на основании первичных документов. Когда отпуск у работника закончится и он не появится на работе, надо составлять акты об его отсутствии на рабочем месте. На основании актов эти дни в табеле следует отмечать кодом «НН». Когда работник принесет больничный, придется внести изменения в табель.

Как в табеле исправить ошибку

Надо внести в табель изменения. Специальных правил для этого нет. Поскольку табель — первичный учетный документ, исправления в него надо вносить как в первичный учетный документ.

Ответственный за табель работник должен зачеркнуть неверные сведения, вписать над зачеркнутым текстом верные. Рядом указать свою должность, поставить подпись и расшифровать ее. Такой порядок следует из части 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ и пункта 4.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Если из-за ошибки в табеле вы неправильно начислили зарплату, составьте бухгалтерскую справку.

В табеле часы сменной работы указаны как 22 часа вместо 24

В табеле должно быть указано только рабочее время. Поэтому посмотрите, что у вас прописано в локальном нормативном акте. Если в нем установлен перерыв для отдыха и приема пищи продолжительностью два часа, в табеле следует указывать 22 часа рабочего времени.

24 часа рабочего времени будет в табеле у тех работников, у которых по условиям работы перерыв для отдыха и питания невозможен. Работодатель обеспечивает им возможность отдыха и приема пищи в рабочее время. Перечень таких работ, места для отдыха и приема пищи прописывают в таких случаях в правилах внутреннего трудового распорядка.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрируйтесь и продолжайте читать
Зарегистрироваться
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.