text
Зарплата

Как правильно как правильно оформить трудовую книжку

  • 5 июля 2018
  • 85

Читайте, как правильно оформить трудовую книжку в различных ситуациях в 2018 году. Рассмотрим, как сделать запись в трудовую книжку при приеме на работу, увольнение, переводе, повышении квалификации и т.д. В статье приведены образцы, оформления трудовой книжки.

Какие бывают виды записей в трудовую книжку

Пока сотрудник работает в организации, в его трудовую книжку вносят сведения:

о работе, которую он выполняет;

  • переводе на другую постоянную работу;
  • получении второй и последующей профессии, специальности;
  • повышении квалификации;
  • работе по совместительству (по желанию работника);
  • изменении наименования должности;
  • награждении за успехи в работе;
  • увольнении.

Как правильно оформить запись

Записи в трудовой книжке вносят перьевой, гелевой или шариковой ручкой. При этом используют чернила черного, синего или фиолетового цвета. Вносить записи чернилами другого цвета нельзя.

Все слова в трудовой книжке пишите полностью. Например, «приказ», а не «пр.», «распоряжение», а не «расп.». Такие правила устанавливает пункт 11 Правил № 225. Признайте запись недействительной, если сделали в ней сокращения. О том, как правильно признавать записи недействительными, читайте здесь.

2 главные новости октября 2018 года по зарплате для бухгалтера:

  1. Путин поменял порядок уплаты страховых взносов
  2. Минтруд обновил правила расчета зарплаты с октября 2018 года

Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата». Активируйте доступ, чтобы читать статьи.

Активировать доступ

В какой срок необходимо внести запись

Записи о работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и т. п. вносите в трудовую книжку на основании приказа или распоряжения руководителя организации не позднее недельного срока, а если сотрудника уволили, то в день увольнения. При этом формулировки записей должны точно соответствовать тексту документа-основания. Например, приказу о приеме, переводе, увольнении и т. п. Об этом говорит пункт 10 Правил № 225.

Если забудете внести запись, организация может получить штраф ГИТ по части 1 статьи 5.27 КоАП. Также инспектор вправе оштрафовать кадровика, который отвечает за ведение трудовых книжек в организации. Кроме того, кадровика имеет право наказать и работодатель. Например, объявить замечание, выговор или уволить, если проступок повторный.

Образец записи о приеме на работу

Дата

записи

число

месяц

год

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер  документа, на основании которого внесена запись

1

2

3

4

Общество с ограниченной  ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)

1

14

01

2018

Принята в административный отдел на должность секретаря

Приказ от 14.01.2018 № 4-к

Как внести запись о переводе

В трудовую книжку вносите только записи о переводе на другую постоянную работу (ч. 4 ст. 66 ТК, п. 4 Правил № 225). Запись о временном переводе не отражайте.

Перевод к другому работодателю отражают в книжке двумя записями: о том, что сотрудника уволили с прежней работы, и о том, что приняли на новую работу. Первую запись вносит кадровик организации, из которой сотрудник увольняется. Вторую – кадровик принимающей организации.

В первой записи укажите, как переводите сотрудника – по его просьбе или с его согласия (п. 6.1 Инструкции № 69).

Если сотрудника переводят временно, в его трудовую книжку запись не вносят (ч. 4 ст. 66 ТК, п. 4 Правил № 225). Запись вносят, только если перевод впоследствии из временного стал постоянным.

Оформите запись следующим образом. В графе 1 отразите порядковый номер записи, в графе 2 – дату записи, а в графе 3 сделайте запись о переводе. В качестве даты начала постоянного перевода укажите дату начала временного перевода. Затем в графе 4 отразите реквизиты приказа о временном переводе и реквизиты приказа о постоянном переводе.

Внимание!

В «Школе Зарплатоведа» обновлен курс «Выплаты работникам». Пройдите учебный курс, посмотрите видеолекции и получите диплом государственного образца

Внимание! Если записи в трудовой книжке корректны, то наличие незаполненного разворота не делает книжку недействительной или негодной. Наличие пустого разворота не влечет отрицательных последствий и для сотрудника – относительно его стажа. Поэтому, если пропустили листы в трудовой книжке, продолжайте вносить записи в общем порядке – после последней записи о работе.

Образец записи о переводе 


записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации,  увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)

11

14

05

2009

Принят в производственный цех на должность наладчика оборудования

Приказ от 14.05.2009 № 475

12

20

08

2018

Переведен на должность электрика участка

Приказ от 20.08.2018 № 23-к

Запись о присвоении разряда, получении профессии

Как внести в трудовую книжку запись о том, что сотруднику присвоили новый разряд или он получил новую профессию

Если сотруднику в период работы присвоили новый разряд, класс, категорию и т. п. или он получил вторую и последующие профессии, то отразите это в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». В графе 1 указанного раздела поставьте очередной порядковый номер записи, а в графе 2 укажите дату, когда работнику установили новую профессию или присвоили разряд. В графе 3 сделайте основную запись. В графе 4 укажите номер и дату подтверждающего документа.

Новую профессию дополнительно отразите на титульном листе трудовой книжки. Для этого в строке «Образование» ничего не меняйте, а в строке «Профессия, специальность» укажите еще одну профессию через запятую. Реквизиты подтверждающего документа на внутренней стороне обложки трудовой книжки не указывайте. Такие выводы следуют из пунктов 2.4, 3.1 Инструкции № 69. Пример записи смотрите здесь.

Запись о повышении квалификации

Как внести в трудовую книжку сотрудника запись о повышении квалификации

Если сотрудник в период работы повысил квалификацию, сделайте об этом запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. Пропишите сроки обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров. Затем укажите реквизиты документов об обучении: диплома, удостоверения, свидетельства.

Продолжительность курсов значения не имеет. То есть они могут быть как краткосрочными, так и долгосрочными. Это следует из положений подпункта «б» пункта 21 Правил № 225. Пример записи смотрите здесь.

Запись о работе по совместительству

Как внести в трудовую книжку запись о работе по совместительству

Записи о работе по совместительству вносите в трудовые книжки только по просьбе сотрудников. Такие сведения вносят по основному месту работы. Основание для записи – документ о работе по совместительству. ТК не определяет, какой конкретно должен быть документ. Поэтому можно использовать тот, который содержит необходимые сведения. Например, справка, копия или выписка из приказа о приеме на работу и т. п. Такие правила устанавливает часть 5 статьи 66 ТК.

Копии документов принимайте, только если ее заверил работодатель, где сотрудник работает по совместительству. Проверьте, чтобы на копии стояла надпись «Верно», а также присутствовало название должности и подпись лица, которое заверило копию, расшифровка подписи и дата изготовления копии. Также проверьте, чтобы была надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Печать поставят, только если организация применяет ее в работе. Такой порядок устанавливает пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (принят и введен в действие приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Внимание! Сведения о работе по совместительству в трудовую книжку вносят по желанию сотрудника по основному месту работы в соответствии с требованиями части 5 статьи 66 ТК, пункта 20 Правил № 225, пункта 3.1 Инструкции № 69. Ни один из указанных документов не требует вносить сведения о совместительстве в хронологии трудовой деятельности сотрудника. Просьба сотрудника оформить запись о работе по совместительству также не ограничена сроками. Таким образом, записи о работе по совместительству не обязательно вносить в хронологическом порядке.

Внутреннее совместительство

Внутреннее совместительство предполагает работу у одного и того же работодателя (ч. 3 ст. 282 ТК). Поэтому дублировать наименование организации ни перед записью о приеме на работу по внутреннему совместительству, ни в самой записи не нужно.

Запись о награждении

За время работы в организации сотрудника могут наградить. В трудовую книжку вносите соответствующие сведения, если его:

  • наградили государственными наградами, присвоили государственные почетные звания на основании соответствующих указов и иных решений;
  • наградила почетными грамотами, присвоила звания и наградила нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами организация, в которой сотрудник работает;
  • поощрили в другой форме, которую предусматривает законодательство, коллективные договоры, Правила трудового распорядка, уставы и положения о дисциплине.

Записи о регулярных или разовых премиях, которые сотрудник получал в организации, в трудовую книжку не вносите. Такой порядок предусматривает пункт 24, 25 Правил № 225.

Запись о награждении в трудовую книжку внесите на основании приказа не позднее недельного срока в следующем порядке. Вначале в графе 3 раздела «Сведения о награждении» укажите в виде заголовка полное и сокращенное название организации. Под ним в графе 1 поставьте порядковый номер записи. В графе 2 укажите дату награждения. В графе 3 напишите, кто наградил сотрудника, за какие успехи и какой наградой. В графе 4 – наименование, дату и номер документа, на основании которого внесли запись. Такой порядок установлен в разделе 4 Инструкции № 69, пункте 10 Правил № 225. Пример записи смотрите здесь.

Если закончились свободные границы

Заполнять раздел «Сведения о награждении» вкладыша нужно только тогда, когда уже нет свободных страниц в соответствующем разделе трудовой книжки. Это подтверждает и тот факт, что нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь (п. 11 Правил № 225). Поэтому сведения о награждении вносите в соответствующий раздел трудовой книжки, пока в нем есть свободные графы.

В трудовую книжку вносят записи о награждении, которое произвел работодатель или государственный орган (ч. 4 ст. 66, ст. 191 ТК, раздел II Правил № 225, раздел 4 Инструкции № 69). Сторонняя организация не является работодателем работника и к числу государственных органов не принадлежит. В этой связи в трудовую книжку нельзя внести запись о том, что сотрудника наградила сторонняя организация.

Печать в записи о вознаграждении

Если организация применяет печать в работе, то все записи, которые работодатель внес в трудовую книжку сотрудника, заверяют:

  • подписью сотрудника, который отвечает за ведение трудовых книжек;
  • печатью работодателя;
  • подписью самого работника.

Это правило относится и к сведениям о награждениях. Никаких исключений пункт 35 Правил № 225 не устанавливает. Поэтому если за время работы в организации работника награждали или поощряли и фиксировали это в трудовой книжке, то, когда работник увольняется, эти записи работника нужно заверить в том же порядке, что и записи о работе.

Если организация не использует печать в работе, то записи в трудовой книжке, в том числе и о награждении, заверяют только подписью сотрудника, который отвечает за ведение трудовых книжек, и подписью владельца книжки (п. 2.2 Инструкции № 69, приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н).

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрируйтесь и продолжайте читать
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.