Как рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск

104
Компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают при увольнении. Но есть случая, когда компенсацию предоставляют без прекращения трудовых отношений. О каждом случае поговорим отдельно. Расскажем, как посчитать неиспользованные дни, а также рассчитать саму выплату, как всё оформить.

Читайте в статье:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск
  • Как образуется неотгулянный период (перенесение, продление, отзыв из отпуска)
  • Неотгулянный отпуск может сгореть? Что говорит Трудовой кодекс 2018
  • Денежная компенсация за неотгулянный отпуск при увольнении
  • Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
  • Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения
  • Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения
  • Как использовать образец и написать заявление на компенсацию неиспользованного отпуска
  • Компенсация за неиспользованный отпуск: НДФЛ и страховые взносы 2018

Ежегодный оплачиваемый отпуск

У каждого работника есть право на ежегодный отдых, оплачиваемый по среднему заработку. По общему правилу - это 28 календарных дней каникул в год.

Право отправиться в отпуск появляется у работника после 6 (шести) месяцев непрерывного труда в компании. По договоренности между сотрудником и работодателем оплачиваемые каникулы могут быть организованы и до истечения указанного срока (ст. 122 ТК РФ).

За второй и последующие трудовые годы отдых предоставляется персоналу в любое время на основании подписанных графиков. Таковые составляются на каждый новый календарный год в конце предыдущего. А именно - за две недели до 1 января.

Есть категории работников, которым гарантирован удлиненный отпускной период. Например, педагоги отдыхают совсем не 28 дней в год, а 45 или даже 56. Второй случай - дополнительные дни, предоставляемые за особые условия труда также определенным категориям лиц. По данным сотрудникам в ходе работы вы можете сталкиваться с таким термином, как компенсация неиспользованного отпуска. Что это, подробнее расскажем чуть ниже.

Выбирая отпуск, надо помнить, что его можно отгулять весь сразу, если это удобно работнику и возможно по условиям производства. Либо поделить на части. В этом случае хотя бы одна из частей должна быть не меньше 2 недель. То есть 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Как образуется неотгулянный период (перенесение, продление, отзыв из отпуска)

Ходить в отпуск (работодателю - отправлять сотрудников в него) нужно регулярно по установленному в компании ежегодному графику. В таком случае вероятность, что у кого-то накопятся неотгулянные дни и впоследствии понадобится компенсация неиспользованного отпуска минимальна.

Самые стандартные случаи, когда планы приходится отложить (перенести на другое время), встречаются не так часто. Можете оценить вероятность их наступления сами:

  1. Работник заболел во время отдыха, что подтверждено официально больничным листком. И решил не продлять период своего отсутствия на дни болезни, на работу человек вышел вовремя. Неотгулянное время будет использовано позже, то есть принято решение перенести отпуск.
  2. Из-за производственной необходимости руководство вызывает сотрудника с отдыха, получив на это его согласие. Например, главбуха директор может вызвать в связи с неожиданной налоговой проверкой. Тогда неиспользованная часть также идет в «копилку»: она должна быть предоставлена работнику позже в этом же году или же в следующем.

Отметим и такие общие нормы, изложенные в статье 124 ТК РФ. В редких случаях, когда отсутствие сотрудника на работе может негативно отразиться на деятельности компании, закон разрешает перенести ежегодный отпуск на следующий год. Но на это должно быть получено согласие работника, а зависшие дни следует использовать не позднее следующего года.

Запрещается сидеть без отдыха в течение 2 (двух) лет подряд. Это не относится к персоналу в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на вредных и опасных работах. Такие категории работников должны устраивать многодневный перерыв ежегодно.

Неотгулянный отпуск может сгореть? Что говорит Трудовой кодекс 2018

Закон не предусматривает сгорания дней отдыха. Если на момент увольнения за работником числятся неиспользованные дни, то за них должна быть выплачена соразмерная компенсация. В каком размере - расскажем в отдельном разделе нашей статьи.

В процессе работы накопившиеся дни положено отгуливать при первой возможности. Копить их ни к чему. Как мы уже сказали, более двух лет трудиться без продолжительной передышки запрещено.

Денежная компенсация за неотгулянный отпуск при увольнении

Программа «Упрощенка 24/7»Рассчитайте зарплату онлайн

Журнал «Зарплата»Срочно! ФНС усложнила работу бухгалтерам

При расторжении трудового договора в последний рабочий день с сотрудником производится полный и окончательный расчет. В том числе ему выплачивается компенсация за неотгулянные дни, если таковые числятся за ним.

Альтернативный вариант: при желании работника можно оформить отпуск с последующим увольнением. Тогда формально человек получит законные отпускные. И календарно уволится чуть позже - последний день отдыха будет считаться днем увольнения. Данный способ не доступен, только если трудовые отношения прекращаются из-за виновных действий работника (ст. 127 ТК РФ).

Внимание: для лиц, уволившихся не испытательном сроке, никаких исключений не сделано. Денежное возмещение в отношении них считается в общем порядке.

Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Чтобы определить сумму оплаты за нереализованный отдых, нужно предпринять несколько шагов.

Шаг 1. Сначала требуется понять, а сколько дней надо компенсировать. Редко когда это целое, ровное число.

Чтобы посчитать неиспользованные дни, за которые полагается компенсация, воспользуйтесь формулой:

Количество неиспользованных дней отпуска

=

Продолжительность полного ежегодного отпуска

×

Количество полных отработанных месяцев

Количество использованных дней отпуска

12

Расчет ведите исходя из каждого года, в котором сотрудник не отгулял отпуск либо отгулял его частично. При этом брать года надо не календарно. Нужны рабочие года. То есть неиспользованные дни считайте за каждые 12 рабочих месяцев, начиная со дня трудоустройства (п. 1 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 № 169).

За полный отработанный месяц принимайте период, равный половине месяца или ее превышающий. Излишки, составляющие менее половины, из расчета исключите (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 № 169).

Имейте в виду, что за 11 месяцев (при этом 10,5 округляются до 11) положена полная компенсация.

По сотрудникам-новичкам, принятым в компанию не 1-го числа, в расчет принимаются не календарные, а рабочие месяцы. И в случае, когда человек увольняется не последним числом месяца, надо смотреть, сколько он отработал. Если ровно половину или больше, этот месяц принимается за полный. Если меньше половины - не учитывается в вычислениях.

Пример определния дней для компенсации

Менеджера Галаганова О.А. трудоустроили 14 февраля. Значит, его полный рабочий месяц истекает 13 марта. Следующий начинается 14 марта, а истекает 13 апреля и т. д.

Допустим, Галаганов до увольнения отработал в организации с 14 февраля по 20 апреля. В таком случае количество рабочих месяцев в целях компенсации отпуска составит:

  • с 14 февраля по 13 марта (один полный рабочий);
  • с 14 марта по 13 апреля (второй полный рабочий);
  • c 14 апреля по 20 апреля (7 дней, что меньше половины рабочего месяца, поэтому данный период мы отбрасываем).

Таким образом, результат равен двум.

Если бы равнялись на календарные месяцы, то значение увеличилось бы до трех. Февраль (с 14-го по 28-е), март (с 1-го по 31-е) и апрель (с 1-го по 20-е) - все бы попали в расчет. Но этот вариант согласно принятому порядку был бы некорректен.

Полученный результат подставляем в формулу, допуская, что свой стандартный 28-дневный отпуск сотрудник за отработанное время еще не брал. Итого получаем: компенсации подлежат 4,67 дн. (28 : 12 x 2).

Шаг 2. Установив число дней на шаге 1, далее нужно рассчитать размер средней зарплаты работника за 1 день. Расчет ведется исходя из доходов увольняемого за 12 месяцев, предшествующих тому, в котором человек увольняется (постановление Правительства РФ № 922 от 24.12.2007). Это есть расчетный период по данной выплате. Если сотрудник отработал в организации меньше, то таковым будет время с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего тому, в котором идет увольнение.

Пример определения расчетного периода

Менеджер Галаганов О.А. (смотрите также пример выше) устроился в компанию 14 февраля 2018 года. А уволился уже 20 апреля этого же года. Значит, в расчет попадет время с 14 февраля по 31 марта 2018. То есть неполный февраль и весь март. Соответственно и зарплата берется только за эти два месяца. Суммы за апрель - не в счет.

По общему правилу - это когда весь расчетный период отработан полностью - взятые доходы нужно разделить на 12, а потом на усредненный показатель 29,3. То есть работает формула:

Д : 12 : 29,3, где:

  • Д - это годовой заработок сотрудника;
  • 12 - число месяцев в году;
  • 29,3 - установленное законом значение, представляющее собой среднее количество дней в каждом месяце года.

Формула будет сложнее, если в расчетном году какой-либо из месяцев увольняемый отработал не полностью. Например, отсутствовал по болезни. Вычислений будет чуть больше. Смотрите сами:

Д : (29,3 × Мп + Мн), где новые показатели:

  • Мп - количество полных месяцев в прошедшем году, которые отработал сотрудник;
  • Мн - количество дней в неполных месяцах, которые проработал увольняемый. Этот показатель в свою очередь определяется по формуле:

Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце

=

29,3

:

Количество календарных дней месяца

×

Количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце

Внимание!

С 1 мая действует новый МРОТ. В «Школе Зарплатоведа» обновлен курс «Выплаты работникам». Пройдите учебный курс, посмотрите видеолекции и получите диплом государственного образца.

Примеры определения среднедневного заработка

Например, секретарь Лисицына О.Н. трудилась 10 полных месяцев из расчетного года, а в двух месяцах болела по две недели, отработав всего 30 календарных дней. За весь период Лисицыной выплачено 350 000 рублей (сумма включает в себя НДФЛ). Исходя из приведенных данных среднедневной заработок будет равен 1083,59 руб. [350 000 : (29,3 × 10 + 30)].

В примере с новичком, числящимся в компании февраль-апрель 2018 года (менеджер Галаганов О.А.), доход за февраль и март делится на показатель, который получается путем суммирования числа февральских дней, равных 15,7 (29,3 : 28 x 15), и мартовского числа 29,3.

Шаг 3. Последнее действие: умножить полученный среднедневной заработок на количество дней нереализованного отпуска.

Продолжая начатый на шаге 2 пример, допустим, что компенсация при увольнении положена за период 4,67 дн. Тогда к выплате (до удержания НДФЛ) будет 5060,37 руб. (1083,59 руб. x 4,67 дн.).

Шаг 4. Весь проделанный расчет, в том числе все исходные данные нужно оформить бухсправкой произвольной формы. Лучше всего - один раз разработать удобный и понятный именно для вас шаблон документа. И всегда использовать его в работе.

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

По общему правилу - особенно это относится к обычным коммерческим компаниям - такое понятие, как компенсация за неиспользованный отпуск всплывает лишь при увольнении какого-либо сотрудника. Например, приняли новичка. Он проработал два-три месяца и уволился, не успев отгулять хоть какой-нибудь временной период. Но несколько дней отдыха за отработанное время ему уже положено, поэтому понадобится денежное возмещение.

В обычной жизни организаций компенсации возникают лишь в случае, когда есть отпуска, превышающие по продолжительности 28 дней. При этом возмещению подлежит лишь часть, превышающая стандартную продолжительность ежегодного отдыха (ст. 126 ТК РФ). Например, если есть три допдня в году, то именно за эти три дня и может сотрудник попросить компенсацию. А остальные - основные 28 - нужно отгулять в обычном порядке.

Важно: делается замена лишь по письменному заявлению работника (ч. 1 ст. 126 ТК). Пример такого заявления мы привели.

Как рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованный отпускОбразец. Заявление о замене части отпуска денежной компенсацией

Удлиненные отпуска предоставляются педагогическим работникам и ряду других. В данном случае также можно просить об их частичной оплате.

Но: работодатель не обязан удовлетворять подобные просьбы о замене отпуска денежной выплатой. Предоставить компенсацию или нет решает руководитель. Провести такую замену - право, а не обязанность работодателя (письмо Минтруда России от 25.04.2002 № 966-10). Более того, есть категории лиц, которым компенсировать отдых нельзя, даже если работодатель готов это сделать. Например, это ограничение относится к беременным женщинам и несовершеннолетним сотрудникам (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).

Имейте в виду: если в одном году работнику предоставляются отпуска более чем за один год, например, за текущий и предыдущий, тогда дни отдыха складываются. В частности, такая ситуация бывает, и когда был перенос дней с предыдущего года. Во всех подобных случаях компенсации подлежит часть каждого ежегодного отпуска свыше 28 дней (любое количество дней из этой части). Если за каждый год дается стандартно по 28 дней, а при суммировании, как вы понимаете, получается больше 28 дней, это совсем не повод вести речь о каком-либо возмещении.

Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Порядок расчет выплаты будет тот же, что мы описали для случая с увольнением сотрудника. При этом в отличие от первой ситуации здесь всегда будет полное, круглое число дней, за которые требуется выплата. Там, напомним, эта величина расчетная (смотрите шаг 1). Тут же точно известно, сколько дней человек хочет заменить деньгами.

Как написать заявление на компенсацию неиспользованного отпуска

Образец заявления на замену отдыха денежной выплатой мы уже привели. Напомним, только на основании подобного документа работодатель может принять решение о возмещении.

Здесь отметим, что унифицированной (типовой) формы заявления нет. Документ пишется работником в свободной форме на имя руководителя организации. Если случаи замены у вас постоянны, удобнее разработать свой шаблон и давать его в качестве образца работникам.

Заявление пишется только в случае замены выплатой дней, превышающих основной отпуск в 28 дней. Если выплачивается компенсация в связи с увольнением, то тут сам факт прекращения трудовых отношений будет автоматическим поводом к расчету и начислению подобной суммы. Собирать специальные заявления от увольняющихся не нужно. Это излишне. Выданные суммы вы и так детализируете в расчетном листке, который положен работнику в день прощания с ним. По общему правилу - это последний трудовой день.

Работник с 1 по 15 число болел. Нужно ли ему выплачивать аванс?

Комментирует Елена Воробьева, член Палаты налоговых консультантов РФ

«Если заплатить аванс в этом случае начисленная по итогам месяца зарплата может оказаться меньше аванса. За вторую половину месяца работник ничего не получит. У бухгалтера не будет возможности удержать НДФЛ зарплаты. Будут проблемы с налоговой».

Компенсация за неиспользованный отпуск: НДФЛ и страховые взносы 2018

Независимо от ситуации - при увольнении или без увольнения начисляется возмещение - с суммы выплаты нужно исчислить и удержать НДФЛ. А также на сумму выплаты положено начислить взносы в ФНС и ФСС. То есть по всем видам страхования.

Взносы - как в налоговую, так и в фонд соцстраха - перечислите в обычные сроки - не позднее 15-го числа по итогам месяца, в котором назначена и произведена выплата.

НДФЛ удержите непосредственно в день выплаты, а перечислите - на следующий рабочий день.

По всем платежам установленный срок переносится из-за выходных/праздников. То есть работает общее правило переноса дат.


СРОЧНО ИЗ РЕДАКЦИИ! Подписка на журнал "Зарплата" с выгодой 4698 рублей!

Дополнительный бонус - электронная книга «Идеальные заявления работников для зарплаты, пособий, отпускных, командировочных» !

Телефон: 8 800 550-15-57

Скачать счет

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      Подпишитесь на нас Вконтакте

      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль