Сроки хранения бухгалтерских документов

122
Если при проверке в ООО не окажется документов налогового учета или бухучета, то это грубое нарушение правила учета доходов и расходов. За это компании грозит штраф 10 тыс. руб. На такую же сумму оштрафуют, если нарушен порядок и сроки хранения документов. О том, как долго хранят бухгалтерские документы и с какие сроки их нудно уничтожить, читайте в статье.

Программа «Упрощенка 24/7»Рассчитайте зарплату онлайн

Журнал «Зарплата»Срочно! ФНС усложнила работу бухгалтерам

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Документы налогового учета по НДФЛ храните в течение четырех лет. Это налоговые карточки учета доходов физлиц, платежные поручения на уплату НДФЛ, заявления работников на вычеты и т .п.

Документы по учету взносов храните в течение шести лет . Это расчетные и платежные ведомости по зарплате, индивидуальные карточки по учету взносов, платежки, больничные, регистры по начислению взносов и т. д.

Сервис. Электронные и бумажные документы

Выберите название документа. Вы узнаете, надо ли его распечатывать и сколько лет хранить.

Документы бухгалтерского учета храните не менее пяти лет после окончания отчетного года. Если используете документы и в налоговом, и в бухгалтерском учете, безопаснее их хранить не менее пяти лет. Сроки хранения документов есть в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Рассчитывайте зарплату, отпускные и другие виды начислений в Упрощенка 24/7. Программа ведет налоговый, бухгалтерский и кадровый учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Войдите в программу и получите годовой бесплатный доступ с автоматическими обновлениями. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Войти в программу

Таблица. Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерских документовСкачать таблицу

Вид документа

Срок хранения

приказ № 558

другое

Бухгалтерская отчетность

Сводная годовая (консолидированная)

Постоянно

Годовая

Постоянно

Квартальная

5 лет (если нет годовых — постоянно)

Месячная

1 год (если нет квартальных, годовых — постоянно)

Стр. 351

Ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ

Аудиторские заключения

По годовой бухотчетности — постоянно

Стр. 408

Документы учетной политики

5 лет после окончания года, в котором последний раз использовали для бухгалтерской отчетности

Стр. 360

Первичные документы

5 лет после отчетного года

Стр. 362

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат

5 лет (75 лет— если нет лицевых счетов)

Стр. 412

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет–— если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Х

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет

Стр. 379

Х

Регистры бухучета

5 лет после отчетного года

Стр. 361

Ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ

Документы о недостачах, растратах, хищениях

5 лет

Стр. 410

Х

Документы о приеме выполненных работ

По договорам на работы по основной деятельности

5 лет после истечения срока действия договора

Стр. 456

Х

По трудовым договорам, договорам подряда

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов)

Стр. 456

Х

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет — если оформили с 2003 года, 75 лет – если до 2003 года

По остальным гражданско-правовым договорам

5 лет после истечения срока действия договора

Стр. 456

Х

Налоговый учет и отчетность

Налоговые регистры

5 лет

Стр. 394

Х

Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

5 лет

Стр. 384

Х

Декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

5 лет

Стр. 392

Х

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

Стр. 396

Х

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет — если оформили с 2003 года, 75 лет — если до 2003 года)

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 лет

Стр. 397

Х

50 лет (75 лет — если оформили до 2003 года)

Страховые взносы

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов

6 лет

Х

Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК

Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

Стр. 395

Х

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет — если оформили с 2003 года, 75 лет — если до 2003 года)

Расчет в ФСС, если отправляли его по ТКС

5 лет с момента принятия ФСС

Х

П. 5.2, 6.2 и 6.3 технологии приема из приказа ФСС от 12.02.2010 № 19

Квитанция о получении расчета или квитанция о получении расчета с ошибками

5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС

Х

Сертификаты ключей подписи

В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет перед текущим годом

Х

Кадровые документы

Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

75 лет

Стр. 657,658

Х

50 лет (75 лет — если оформили до 2003 года)

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

На руководителей — постоянно

Стр. 656

Х

На сотрудников — 75 лет или

50 лет (75 лет — если оформили до 2003 года)

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 75 лет)

Стр. 586

Х

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет — если оформлены до 2003 года)

Правила трудового распорядка

1 год после замены новыми

Стр. 773

Х

Графики отпусков

1 год

Стр. 693

Х

Штатные расписания и изменения к ним:

Стр. 71

Х

— по месту разработки или утверждения;

Постоянно

— в других компаниях

3 года после замены новыми

Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные — 75 лет)

Стр. 664

Х

До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет — если оформлены до 2003 года)

Документы по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка), о командировании работников

5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет

Стр. 664

Х

Документы о несчастных случаях на производстве

45 лет

Х

Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК

Срок хранения документов считайте с 1 января следующего года (абз. 4 п. 1.4 Перечня из приказа № 558). Например, в марте 2017 года вы составили и сдали в инспекцию справки 2-НДФЛ. Отсчитывайте срок их хранения с 1 января 2018 года.

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Вид документа

Срок хранения

Основание

Первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для бухгалтерских записей:
– кассовые документы и книги;
– банковские документы;
– корешки банковских чековых книжек;
– ордера, извещения банков и переводные требования;
– акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
– квитанции;
– накладные;
– авансовые отчеты и др.

5 лет после отчетного года

Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ

Как хранить документы

Способ хранения документов зависит от того, бумажные они или электронные.

Бумажные

Документы на бумаге храните в специально оборудованном помещении или шкафах. Если на документе стоит гриф «коммерческая тайна», храните его в сейфе (п. 3.2 и 3.6 Положения из постановления ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Собирайте в хронологическом порядке и переплетайте. Например, кассовые ордера, авансовые отчеты и выписки банка. Для передачи в архив документы сформируйте в дела. Перед тем как сдать, составьте внутреннюю опись и лист-заверитель. Подшейте или переплетите дело, пронумеруйте его листы и оформите обложку (п. 3.4.2 приказа Главархива от 25.05.1988 № 33).

Электронные

Организуйте хранение документов в электронном виде по правилам из приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Например, передавайте электронные документы для хранения в архив компании в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте состояние носителей электронных документов (п. 2.31 и 2.32 правил из приказа № 526).

Как уничтожить документы

Если срок хранения бухгалтерских документов истек, вы можете их уничтожить (п. 2.3 правил из приказа № 526). Создайте комиссию для отбора документов для уничтожения. Включите в нее сотрудников компании, например секретаря, бухгалтера и делопроизводителя (п. 4.6—4.13 правил из приказа № 526).

После того как комиссия отобрала документы, составьте акт об их уничтожении (образец ниже). Возьмите его форму из приложения 21 к правилам из приказа № 526. Укажите в акте реквизиты всех документов, однородные — под общим заголовком. Отметьте для них крайние даты. Крайняя дата — это дата регистрации, составления или поступления самого раннего и самого позднего документов.

Сроки хранения бухгалтерских документовСкачать образец акта о выделении к уничтожению архивных документов 

Ответственность за не правильное хранение документов

Если при проверке у вас не окажется документов налогового учета или бухучета, вы грубо нарушаете правила учета доходов и расходов. За это компании грозит штраф 10 тыс. руб. (ст. 120 НК). На такую же сумму оштрафуют, если вы не соблюдаете порядок и сроки хранения документов. Директора накажут штрафом за первое нарушение в размере от 5 тыс. до 10 тыс. руб., за повторное — до 20 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП).


СРОЧНО ИЗ РЕДАКЦИИ! Подписка на журнал "Зарплата" с выгодой 4698 рублей!

Дополнительный бонус - электронная книга «Идеальные заявления работников для зарплаты, пособий, отпускных, командировочных» !

Телефон: 8 800 550-15-57

Скачать счет

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      Подпишитесь на нас Вконтакте

      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль