text
Зарплата

Как составить авансовый отчет в 2018 году: образец заполнения

  • 5 февраля 2018
  • 2609

В статье — пример авансового отчета, на который можно ориентироваться любой фирме в 2018 году, а также общие правила заполнения с пошаговой инструкцией. Работать можно с унифицированной формой, либо применять «авторский» бланк.

Программа «Упрощенка 24/7»Рассчитайте зарплату онлайн

Журнал «Зарплата»Срочно! Новые указания Минтруда о премиях

Что такое авансовый отчет

Все компании выдают деньги под отчет своим сотрудникам - на покупку канцелярии, хозтоваров, для поездок и пребывания в командировках. Работники должны отчитаться об израсходованных суммах. В качестве отчетного документа выступает авансовый отчет (сокращенно - АО).

Если сотрудник получал аванс, но денег не хватило, то перерасход оплачивается также на основании авансового отчета. Какой-либо дополнительный документ (заявление) с просьбой (решением) оплатить перерасход не нужен.

В ситуации, когда работник тратился не только в пользу фирмы, но и для себя, и это отражено в одном документе (например, видно, из кассового чека), нужна объяснительная. Целесообразно иметь в бухгалтерии образец данного документа. И придется выделить все личные расходы. И включить в отчет для последующего возмещения (учета) только суммы, потраченные по целевому назначению.

А вот если работник не брал средства подотчет, но потратился в интересах фирмы, то АО не составляется. Тут уже возместите траты на основании заявления работника, с приложением подтверждающих документов.

3 важных изменения июня по зарплате:
  1. Минтруд отменил премии
  2. ФСС ввел новую справку по зарплате вместо 182н
  3. Суды против выплаты отпускных за 3 дня до отпуска

Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата». Активируйте доступ, чтобы читать статьи.

Активировать доступ

Образец авансового отчета в 2018 году 

Авансовый отчет - образец заполнения в 2018 годуСкачать образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Как составить авансовый отчет в 2018 году: образец заполнения

Сроки оформления авансового отчета

Авансовый отчет, образец заполнения которого мы привели, составляется на любой расход, когда для этого сотрудник прежде получал деньги.

Оформить авансовый отчет подотчетное лицо должно в течение трех рабочих дней после того, как закончится срок подотчета (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Таковой прописывается в приказе (или заявлении) на подотчет. Внимание: командировочные работники отчитываются по расходам в течение трех рабочих дней после поездки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если подотчетник заболел или сразу после командировки ушел в отпуск, исчисляйте трехдневный срок со дня выхода лица на работу.

Для сотрудника вы можете подготовить памятку-образец с правилами расчета сроков отчетности. Или же каждый раз по конкретному подотчетнику индивидуально считайте крайнюю дату и заранее сообщайте ее, чтобы для сотрудника не было новостью предоставить АО в отведенный порядком срок.

Если сотрудник не отчитался в срок, в течение месяца издайте приказ об удержании долга из зарплаты (ст. 137, 248 ТК).

Внимание!

С 1 мая действует новый МРОТ. В «Школе Зарплатоведа» обновлен курс «Выплаты работникам». Пройдите учебный курс, посмотрите видеолекции и получите диплом государственного образца.

Пример расчета сроков

Пример 1. 22 февраля 2018 года сотрудник вернулся из командировки. 23-25 февраля - нерабочие дни (госпраздник и выходные). С учетом этого крайний срок отчетности для сотрудника выпадает на 28 февраля.

Пример 2. Сотруднику были выданы деньги по приказу от 5 февраля 2018 сроком на 3 рабочих дня. То есть до 7 февраля включительно. Три рабочих дня после этой даты истекает 12 февраля.

По какой форме составлять авансовый отчет в 2018 году

Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 или разработать бланк самостоятельно (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В последнем случае в применяемый образец включите весь минимальный состав реквизитов «первички». Образец типовой формы мы привели в конце статьи.

Решение о том, какой документ вы применяете, пропишите в положении о подотчете. В этом же локальном акте по организации зафиксируйте другие важные моменты, касающиеся процедуры. В зависимости от организации порядок может отличаться.

Если вы останавливаетесь на собственном бланке, то за основу можно взять типовой. Нужно скачать его и доработать под собственные нужды. Приводим для скачивания чистый бланк типового АО. Обратите внимание: документ содержит не только лицевую, но и оборотную сторону.

Авансовый отчет - образец заполнения в 2018 годуСкачать унифицированную форму № АО-1

С 1 июля новые правила трудовых проверок

С 1 июля трудовая инспекция проводит плановые проверки по чек-листам. По ним инспектор определит, соблюдает ли работодатель закон или нет. Предлагаем подготовиться к зарплатной проверке с Еленой Воробьевой на семинаре 27 июня.

Записаться

На семинаре Вы узнаете:

  1. Почему Минфин отменил премии и для каких работников
  2. Почем опасно выплачивать отпускные ровно за 3 дня до отпуска
  3. Зачем ФСС ввел новую справку о заработке

Полная программа

Чтобы участвовать в семинаре, не обязательно приезжать в Москву. Мы организуем онлайн-трансляцию. Чтобы посмотреть трансляцию, позвоните по телефону: (495) 788 53 26 доб. 2675.

Технические требования к составлению АО

Форму № АО-1 можно заполнять как от руки, так и на компьютере. Возможен даже полностью электронный вид. Но тогда все ответственные сотрудники должны поставить на бланке свои электронные визы.

Общие правила оформления авансового отчета 2018

Главное правило оформления авансового документа и вообще цель этой бумаги - подтверждать все понесенные расходы. Это значит, что к АО нужно приложить по максимуму подтверждающие документы на потраченные суммы. Иначе, если какая-то статья затрат останется недоказанной, налоговики могут включить соответствующую часть в доход сотрудника. И начислить с нее «зарплатные» налоги - НДФЛ и страховые взносы. Суды часто на стороне контролеров (постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 13510/12, ФАС Дальневосточного округа от 08.04.2014 № Ф03-675/2014).

Более того, неподтвержденные расходы не получится учесть в налоговой базе при расчете налога на прибыль. То же самое можно сказать и про «упрощенный» налог при УСН с объектом «доходы минус расходы». То есть траты будут считаться непроизводственными.

Все реквизиты подтверждающих документов в типовой форме АО заносятся в таблицу на оборотной стороне документа. Если (бланк) образец разрабатываете самостоятельно, в принципе ничто не мешает, если это удобно, разместить все необходимые поля на одной стороне (разных листах).

Обязательно проверьте, что работник предоставил все необходимые документы и по каждой указанной им сумме. Скажем, чтобы подтвердить расходы на авиапроезд в командировке, требуется посадочный талон со штампом о досмотре. При ином оформлении проездного документа возможны претензии инспекторов.

Подскажем, что реальность проведенных подотчетником трат теперь проверять легче. Кассовые чеки по новым правилам стали электронными. В помощь для проверки - мобильное приложение с сайта kkt-online.nalog.ru.

Пошаговое заполнение авансового отчета

Шаг 1. Подотчетное лицо в отведенные сроки (о них мы поговорили выше) заполняет со своей стороны свою часть авансового отчета. Не будет лишним снабдить работника наглядным примером заполнения отчета.

В частности, первым делом, нужно заполнить «шапку» авансового отчета. Так, на лицевой стороне надо указать:

  • наименование компании (Ф. И. О. предпринимателя);
  • подразделение;
  • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
  • назначение аванса – командировочные расходы.

В принципе, нигде не сказано, чья это обязанность - вносить в АО такую информацию - буха или подотчетника. Поэтому можете сделать это сами. Но лучше закрепить такие действия за работником. Так сразу будет понятно, что за отчет принесли в бухгалтерию - от кого и по какой задаче.

Шаг 2. Подотчетное лицо заполняет оборотную сторону авансового отчета. Необходимо указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму.

Далее документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумероать в порядке их записи в отчете.

Шаг 3. Сотрудник сдает авансовый отчет в бухгалтерию. Бухгалтер заполняет в отчете расписку (отрывную часть) и передает ее сотруднику. Таковая подтверждает, что бумага принята к проверке.

Шаг 4. Бухгалтер проверяет заполнение отчета, приложенные документы. При необходимости возвращает отчет сотруднику для переоформления/корректировки.

Шаг 5. Проверенный надлежаще составленный отчет бухгалтер дозаполняет со своей стороны и отдает на утверждение руководителю (или уполномоченному им лицу).

Шаг 6. Утвержденный АО бухгалтер проводит в учете. До утверждения директором никакие записи вносить в бухпрограмму не следует, даже если вы уверены, что все документы в наличии и отчет составлен верно.

Проводите документ в учете по дате его утверждения. Она может совпадать с датой его составления. Либо быть более поздним числом.

Статья актуальна для следующих регионов РФ:

Республика Адыгея (Майкоп), Республика Алтай (Горно-Алтайск), Республика Башкортостан (Уфа), Республика Бурятия (Улан-Удэ), Республика Дагестан (Махачкала), Республика Ингушетия (Магас), Кабардино-Балкарская Республика (Нальчик), Республика Калмыкия (Элиста), Карачаево-Черкесская Республика (Черкесск) Республика Карелия (Петрозаводск), Республика Коми (Сыктывкар), Республика Крым (Симферополь), Республика Марий Эл (Йошкар-Ола), Республика Мордовия (Саранск), Республика Саха (Якутия) (Якутск), Республика Северная Осетия-Алания (Владикавказ), Республика Татарстан (Казань), Республика Тыва (Кызыл), Удмуртская Республика (Ижевск), Республика Хакасия (Абакан), Чеченская Республика (Грозный), (Чувашская Республика (Чебоксары), Алтайский край (Барнаул), Забайкальский край (Чита), Камчатский край (Петропавловск-Камчатский), Краснодарский край (Краснодар), Красноярский край (Красноярск), Пермский край (Пермь), Приморский край (Владивосток), Ставропольский край (Ставрополь), Хабаровский край (Хабаровск), Амурская область (Благовещенск) Архангельская область (Архангельск), Астраханская область (Астрахань), Белгородская область (Белгород), Брянская область (Брянск), Владимирская область (Владимир), Волгоградская область (Волгоград), Вологодская область (Вологда), Воронежская область (Воронеж), Ивановская область (Иваново), Иркутская область (Иркутск), Калининградская область (Калининград), Калужская область (Калуга), Кемеровская область (Кемерово), Кировская область (Киров), Костромская область (Кострома), Курганская область (Курган), Курская область (Курск), Ленинградская область (Санкт-Петербург), Липецкая область (Липецк), Магаданская область (Магадан), Московская область (Москва), Мурманская область (Мурманск), Нижегородская область (Нижний Новгород), Новгородская область (Великий Новгород), Новосибирская область (Новосибирск), Омская область (Омск), Оренбургская область (Оренбург), Орловская область (Орёл), Пензенская область (Пенза), Псковская область (Псков), Ростовская область (Ростов-на-Дону), Рязанская область (Рязань), Самарская область (Самара), Саратовская область (Саратов), Сахалинская область (Южно-Сахалинск), Свердловская область (Екатеринбург), Смоленская область (Смоленск), Тамбовская область (Тамбов), Тверская область (Тверь), Томская область (Томск), Тульская область (Тула), Тюменская область (Тюмень), Ульяновская область (Ульяновск), Челябинская область (Челябинск), Ярославская область (Ярославль), Москва, Санкт-Петербург, Севастополь, Еврейская автономная область (Биробиджан), Ненецкий автономный округ (Нарьян-Мар), Ханты-Мансийский автономный округ— Югра (Ханты-Мансийск), Чукотский автономный округ (Анадырь), Ямало-Ненецкий автономный округ (Салехард).


СРОЧНО ИЗ РЕДАКЦИИ!

Оформите подписку сегодня и получите в подарок скидку 10 %

и 4 000 рублей на счет!

Хотите чайник или миксер? А может кофемашину? - решать Вам!

Деньги можно обменять на бытовую технику, потратить на подарочные сертификаты, оплатить такси или положить их на счет телефона.

Звоните: 8 800 550-15-57

Скачать счет

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Чтобы читать дальше, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций и защитить авторские права редакции.

После регистрации у вас будет доступ ко всем материалам и сервисам на портале.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.