text
Зарплата

Как составить авансовый отчет в 2018 году: образец заполнения

  • 5 февраля 2018
  • 4014

В статье — пример авансового отчета, на который можно ориентироваться любой фирме в 2018 году, а также общие правила заполнения с пошаговой инструкцией. Работать можно с унифицированной формой, либо применять «авторский» бланк.

Журнал «Зарплата»Бухгалтеры вправе работать на час меньше>>>

Программа «Упрощенка 24/7»Рассчитайте зарплату в программе «Упрощенка 24/7» бесплатно, онлайн

Что такое авансовый отчет

Все компании выдают деньги под отчет своим сотрудникам - на покупку канцелярии, хозтоваров, для поездок и пребывания в командировках. Работники должны отчитаться об израсходованных суммах. В качестве отчетного документа выступает авансовый отчет (сокращенно - АО).

Если сотрудник получал аванс, но денег не хватило, то перерасход оплачивается также на основании авансового отчета. Какой-либо дополнительный документ (заявление) с просьбой (решением) оплатить перерасход не нужен.

3 важных изменения сентября 2018 года по зарплате:
  1. 50 000 руб. — новый штраф за расчетные листки
  2. Минтруд обновил правила расчета зарплаты
  3. От бухгалтеров стали требовать непонятный отчет

Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата». Активируйте доступ, чтобы читать статьи.

Активировать доступ

В ситуации, когда работник тратился не только в пользу фирмы, но и для себя, и это отражено в одном документе (например, видно, из кассового чека), нужна объяснительная. Целесообразно иметь в бухгалтерии образец данного документа. И придется выделить все личные расходы. И включить в отчет для последующего возмещения (учета) только суммы, потраченные по целевому назначению.

А вот если работник не брал средства подотчет, но потратился в интересах фирмы, то АО не составляется. Тут уже возместите траты на основании заявления работника, с приложением подтверждающих документов.

3 важных изменения сентября по зарплате:
  1. 50 000 руб. — новый штраф за расчетные листки
  2. Минтруд обновил правила расчета зарплаты
  3. От бухгалтеров стали требовать непонятный отчет

Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата». Активируйте доступ, чтобы читать статьи.

Активировать доступ

Образец авансового отчета в 2018 году 

Авансовый отчет - образец заполнения в 2018 годуСкачать образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Как составить авансовый отчет в 2018 году: образец заполнения

Сроки оформления авансового отчета

Авансовый отчет, образец заполнения которого мы привели, составляется на любой расход, когда для этого сотрудник прежде получал деньги.

Оформить авансовый отчет подотчетное лицо должно в течение трех рабочих дней после того, как закончится срок подотчета (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Таковой прописывается в приказе (или заявлении) на подотчет. Внимание: командировочные работники отчитываются по расходам в течение трех рабочих дней после поездки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если подотчетник заболел или сразу после командировки ушел в отпуск, исчисляйте трехдневный срок со дня выхода лица на работу.

Для сотрудника вы можете подготовить памятку-образец с правилами расчета сроков отчетности. Или же каждый раз по конкретному подотчетнику индивидуально считайте крайнюю дату и заранее сообщайте ее, чтобы для сотрудника не было новостью предоставить АО в отведенный порядком срок.

Если сотрудник не отчитался в срок, в течение месяца издайте приказ об удержании долга из зарплаты (ст. 137, 248 ТК).

Внимание!

В «Школе Зарплатоведа» обновлен курс «Выплаты работникам». Пройдите учебный курс, посмотрите видеолекции и получите диплом государственного образца.

Пример расчета сроков

Пример 1. 22 февраля 2018 года сотрудник вернулся из командировки. 23-25 февраля - нерабочие дни (госпраздник и выходные). С учетом этого крайний срок отчетности для сотрудника выпадает на 28 февраля.

Пример 2. Сотруднику были выданы деньги по приказу от 5 февраля 2018 сроком на 3 рабочих дня. То есть до 7 февраля включительно. Три рабочих дня после этой даты истекает 12 февраля.

По какой форме составлять авансовый отчет в 2018 году

Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 или разработать бланк самостоятельно (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В последнем случае в применяемый образец включите весь минимальный состав реквизитов «первички». Образец типовой формы мы привели в конце статьи.

Решение о том, какой документ вы применяете, пропишите в положении о подотчете. В этом же локальном акте по организации зафиксируйте другие важные моменты, касающиеся процедуры. В зависимости от организации порядок может отличаться.

Если вы останавливаетесь на собственном бланке, то за основу можно взять типовой. Нужно скачать его и доработать под собственные нужды. Приводим для скачивания чистый бланк типового АО. Обратите внимание: документ содержит не только лицевую, но и оборотную сторону.

Авансовый отчет - образец заполнения в 2018 годуСкачать унифицированную форму № АО-1

ФНС приняла окончательное решение по поводу зарплатой отчетности

Налоговики меняют формы по НДФЛ и взносам. Одной только 2-НДФЛ будет два вида. Приглашаем семинар по новым правилам зарплатой отчетности за 9 месяцев 16 октября Лектор — Елена Воробьева.

Записаться

На семинаре Вы узнаете:

  1. Как нужно считать надбавки по новым правилам
  2. Почему стали блокировать зарплатные карты
  3. Зачем ФСС ввел новую справку о заработке

Полная программа

Чтобы участвовать в семинаре, не обязательно приезжать в Москву. Мы организуем онлайн-трансляцию. Чтобы посмотреть трансляцию, позвоните по телефону: (495) 788 53 26 доб. 2675.

Технические требования к составлению АО

Форму № АО-1 можно заполнять как от руки, так и на компьютере. Возможен даже полностью электронный вид. Но тогда все ответственные сотрудники должны поставить на бланке свои электронные визы.

Общие правила оформления авансового отчета 2018

Главное правило оформления авансового документа и вообще цель этой бумаги - подтверждать все понесенные расходы. Это значит, что к АО нужно приложить по максимуму подтверждающие документы на потраченные суммы. Иначе, если какая-то статья затрат останется недоказанной, налоговики могут включить соответствующую часть в доход сотрудника. И начислить с нее «зарплатные» налоги - НДФЛ и страховые взносы. Суды часто на стороне контролеров (постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 13510/12, ФАС Дальневосточного округа от 08.04.2014 № Ф03-675/2014).

Более того, неподтвержденные расходы не получится учесть в налоговой базе при расчете налога на прибыль. То же самое можно сказать и про «упрощенный» налог при УСН с объектом «доходы минус расходы». То есть траты будут считаться непроизводственными.

Все реквизиты подтверждающих документов в типовой форме АО заносятся в таблицу на оборотной стороне документа. Если (бланк) образец разрабатываете самостоятельно, в принципе ничто не мешает, если это удобно, разместить все необходимые поля на одной стороне (разных листах).

Обязательно проверьте, что работник предоставил все необходимые документы и по каждой указанной им сумме. Скажем, чтобы подтвердить расходы на авиапроезд в командировке, требуется посадочный талон со штампом о досмотре. При ином оформлении проездного документа возможны претензии инспекторов.

Подскажем, что реальность проведенных подотчетником трат теперь проверять легче. Кассовые чеки по новым правилам стали электронными. В помощь для проверки - мобильное приложение с сайта kkt-online.nalog.ru.

Пошаговое заполнение авансового отчета

Шаг 1. Подотчетное лицо в отведенные сроки (о них мы поговорили выше) заполняет со своей стороны свою часть авансового отчета. Не будет лишним снабдить работника наглядным примером заполнения отчета.

В частности, первым делом, нужно заполнить «шапку» авансового отчета. Так, на лицевой стороне надо указать:

  • наименование компании (Ф. И. О. предпринимателя);
  • подразделение;
  • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
  • назначение аванса – командировочные расходы.

В принципе, нигде не сказано, чья это обязанность - вносить в АО такую информацию - буха или подотчетника. Поэтому можете сделать это сами. Но лучше закрепить такие действия за работником. Так сразу будет понятно, что за отчет принесли в бухгалтерию - от кого и по какой задаче.

Шаг 2. Подотчетное лицо заполняет оборотную сторону авансового отчета. Необходимо указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму.

Далее документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумероать в порядке их записи в отчете.

Шаг 3. Сотрудник сдает авансовый отчет в бухгалтерию. Бухгалтер заполняет в отчете расписку (отрывную часть) и передает ее сотруднику. Таковая подтверждает, что бумага принята к проверке.

Шаг 4. Бухгалтер проверяет заполнение отчета, приложенные документы. При необходимости возвращает отчет сотруднику для переоформления/корректировки.

Шаг 5. Проверенный надлежаще составленный отчет бухгалтер дозаполняет со своей стороны и отдает на утверждение руководителю (или уполномоченному им лицу).

Шаг 6. Утвержденный АО бухгалтер проводит в учете. До утверждения директором никакие записи вносить в бухпрограмму не следует, даже если вы уверены, что все документы в наличии и отчет составлен верно.

Проводите документ в учете по дате его утверждения. Она может совпадать с датой его составления. Либо быть более поздним числом.


Подпишитесь на журнал "Зарплата" всего за 13 900 рублей.

Торопитесь! Предложение действует только 3 дня.

Звоните: 8 800 550-15-57

Подписаться

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрируйтесь и продолжайте читать
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.