Командировочные расходы в 2020 году

Какие поездки сотрудников можно считать командировкой

Командировка - это деловая поездка для решения корпоративных вопросов по заданию работодателя. Поскольку компания заинтересована в поездке, она обязана ее полностью оплатить. При этом работник не выполняет обычную работу, поэтому зарплата ему не начисляется. Вместо нее сотрудник получает средний заработок.

Есть великое множество причин для организации деловой поездки: проведение испытаний, устранение поломок, наладка оборудования, поиск новых клиентов, открытие филиалов, презентация продукции фирмы и т.д. Список может быть очень длинным. Тут важно, что поездка имеет строго целевое и деловое назначение.

Внимание! Разъездная работа командировкой не считается. Если служебные обязанности работника связаны с регулярными выездами из города, например дальнобойщик, то такие поездки нельзя считать командировкой.

При отправке работника в командировку, компания делает ему следующие выплаты:

• Средний заработок вместо зарплаты;
• Командировочные (это оплата проезда, проживания, иных нужд);
• Суточные (в них входит в первую очередь питание и оплата дневных нужд, связанных со служебной необходимостью).

Все эти выплаты и составят как раз командировочные расходы в 2020 году. Это положение одинаково для всех предприятий и ИП, независимо от вида налогообложения. А теперь давайте поговорим о каждом виде расходов подробнее.

Как отразить суточные в расчете по взносам, прочитайте в статье "Суточные указывайте в расчете по взносам в полной сумме".

Суточные затраты в командировочных расходах по России в 2020 году

Суточные затраты – это важная статья командировочных расходов в 2020 году. Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Но не все так просто. Максимальная величина суточных, не облагаемая НДФЛ и страховыми взносами в 2020 году:

• 700 рублей в день, если речь идет о поездках по России;
• 2 500 рублей в день, если вы отправляете работника за границу.

Компания может выдать суточные сверх лимита, но тогда разница между фактически выплаченными деньгами и лимитом, будет облагаться подоходным налогом, взносами.

Важно! Взносы на травматизм не берутся с любой суммы суточных, даже со сверхлимитной.

Чтобы точно учесть суточные в командировочных расходах, нужно знать правила их выдачи.

1. Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также дни, когда он находится в дороге, и дни, если вынужден сделать временную остановку.
2. Суточные должны быть выданы авансом до начала командировки. Если деньги сотрудник не получит, он имеет право не ехать в деловую поездку. Бухгалтер проводит эти деньги по 71 счету в подотчет работнику.
3. Если командировка связана с поездкой в близко расположенную местность, и работник намерен ежедневно возвращаться домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не платятся. Например, ваша компания расположена в Москве, и вы направляете работника в командировку в Московскую область.
4. Суточные платятся также, если в командировке работник заболел, что подтверждается листом нетрудоспособности. Кроме суточных, вы также платите ему пособие по больничному.

Роскомнадзор штрафует, если бухгалтер хранит копии документов уволенного работника

Предупреждаем Вас на случай камеральной проверки.

Расчет суточных по России в 2020 году

Рассчитываются суточные путем умножения дневного расхода на количество дней командировки с учетом дороги. Вот как это выглядит в примере.

Пример. ООО «Улыбка» отправляет работника самолетом в командировку с 03.04.2020 по 05.04.2020. На первый взгляд кажется, что время командировки – 3 календарных дня. Это правильно, но не все так просто, так как при расчете суточных нужно учесть еще время на дорогу.

*Обратите внимание, что налоговая требует считать время до вокзала или аэропорта и обратно от места работы сотрудника, а не от местожительства. Даже если очевидно, что командированный отправится в поездку из дому.

А теперь считаем. Если брать время с учетом пути до аэропорта и регистрации на рейс, то наш работник уедет с места работы в командировку 02.04.2020 года приблизительно в 21 час. То же самое касается и приезда. Если прибавить к времени прилета получение багажа, паспортный контроль и дорогу из аэропорта, то вернется он не ранее 1 ч.30 мин. 06.04.2020.

Читайте по теме: Оформление командировки в 2019 году пошаговая инструкция

А это значит, что суточные расходы нужно считать с 2 апреля по 6 апреля 2020 года, а это уже 5 календарных дней. Вот за пять дней компания ему и выплатит суточные.

Суточные расходы при заграничных командировках в 2020 году

Отправляя работника в поездку за границу, нужно учесть некоторые особенности при подсчете командировочных расходов в 2020 году. В первую очередь это связано с суточными расходами.

Дело в том, что суточные в такой ситуации можно выдать в иностранной валюте. Важно при этом не превысить рублевый лимит в 2 500 рублей. Мы составили таблицу, которая поможет вам избежать излишних налогов, если вы решитесь оплатить командировочные расходы иностранными банкнотами.

Финансисты уточнили, на какую дату пересчитывать валютные суточные в рубли для расчета взносов, подробности в статье "Минфин упростил расчет взносов с валютных суточных".

*Даже если компания оплатит суточные в валюте и превысит лимит, взносы на травматизм все равно не взимаются.

Какие еще затраты нужно учесть в командировочных расходах в 2020 году

Бухгалтер предприятия учитывает в командировочных расходах все целевые фактически произведенные и документально подтвержденные сотрудником затраты. К ним относятся:

1. Билеты на проезд от места проживания сотрудника до места его пребывания в командировке, и обратно. Причем не важно, каким видом транспорта пользовался сотрудник. Это могут быть железнодорожные билеты, авиабилеты, билеты на автобус;
2. Расходы на бензин, если работник отправился в командировку на автомобиле, в том числе и личном. Топливные затраты считаются в данной ситуации по чекам ГСМ (с автозаправок);
3. Проживание. Это может быть как гостиница, так и съемное жилье.

Но тут нужно учесть один важный нюанс. Очень часто в стоимость номера в отеле включается завтрак. Так вот в расходах на проживание этот завтрак учесть компания не может. Так как на питание командированному выдают суточные. Бухгалтеру нужно будет вычесть из оплаты номера стоимость завтрака, либо заранее предупреждать работников, чтобы они завтрак оплачивали раздельно.

Если работник решит проживать в частном секторе, то ему нужно запросить с физлица документы, которыми сможет подтвердить свои затраты.

4. Различные сборы и услуги (например, обслуживание в аэропорту, комиссионные сборы, провоз багажа, расходы при пересадке с одного вида транспорта на другой);
5. Прочие расходы, имеющие строго целевое назначение, такие как пошлина за получение какой-то документации, траты связанные с обменом валюты, дополнительные расходы и прочие.
6. В 2020 году добавился новый вид командировочных расходов – курортный сбор, если сотрудник отправляется в поездку в Крым, Краснодарский край, Ставропольский край, или на Алтай. При этом сбор будет браться с любого человека посещающего данные регионы сроком более чем на 24 часа. Цель поездки при этом значения не имеет.

Компания не включает в командировочные расходы траты на личные нужды сотрудника, не имеющие отношения к цели поездки. Например, поход в сауну или СПА салон. Если только цель командировки не тестирование качества пара в парной.

Документальное оформление командировки в 2020 году

Чтобы правильно учесть командировочные расходы в 209 году, командировка должна быть оформлена в надлежащем виде.

В 2020 году будет необязательным командировочное удостоверение, а также служебное задание и отчет по командировке. Фактически, деловая поездка производится на основе следующих документов.

1. Приказ руководителя об отправке в командировку;
2. Табель учета времени (для выплаты командированному зарплаты). Его могут заменить билеты, квитанции и иные документы, подтверждающие пребывание работника в том или ином месте;
3. Авансовый отчет (составляется командированным по возвращении на рабочее место).
4. По желанию предприятие может также вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Если подобный документ у вас практикуется, и это прописано в нормативных актах компании.

Как составить приказ о командировке сотрудника в 2020 году

Итак, командировка сотрудника в 2020 году начинается с составления приказа. Фирмы вправе использовать свободную форму приказа или воспользоваться готовым унифицированным бланком Т-9.

Вне зависимости от того, фирменным или свободным бланком воспользуется компания, важно указать там обязательную информацию. В приказе директор предприятия подробно прописывает:

• ФИО и должность работника;
• Время командировки;
• Цель командировки;
• Служебные задачи, которые предстоит выполнить рабочему;
• Документ, обосновывающий поездку (если таковой имеется). Например, договор с партнерами об установки станка и т.д.

Служебные задачи можно указать следующим образом: подготовить презентацию, провести переговоры, принять участие в судебном заседании, осуществить монтаж и наладку оборудования и т.п.

Авансовый отчет – главный документ, подтверждающий командировочные расходы в 2020 году

Теперь поговорим об авансовом отчете, без которого вы не сможете списать командировочные расходы в затраты при определении базы для налога на прибыль.

Роль этого документа возросла вместе с отменой командировочных удостоверений, служебных заданий и отчета о выполненной работе.

Командировочные расходы в 2020 году фактически подтверждаются только оправдательными документами, привезенными сотрудником, из которых и состоит авансовый отчет.

• билеты (авиа, железнодорожные, автобусные, электричка);
• чеки и квитанции;
• ваучер о регистрации в гостинице;
• иные документы, фиксирующие проживание работника в том или ином месте;
• договора, накладные;
• путевой лист на транспортное средство;
• служебные записки;
• отметки в загранпаспорте о пересечении границы.

Данные из всех перечисленных первичных документов переносятся в авансовый отчет. В дальнейшем он будет являться основанием для того, чтобы отразить в учете предприятия командировочные расходы в 2020 году.

Какие расходы на командировку запретил списывать Минфин

Проверьте документы, которые подтверждают командировочные расходы. Чиновники ввели новые правила по их оформлению. Подробности рассказали эксперты журнала «Зарплата».

Какие расходы на командировку запретили списывать