Учёт путевых листов и ГСМ

1904
Документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист или «лист учета ГСМ» как часто его называют сотрудники компании. Из нашей статьи вы узнаете, какие требования нужно учесть, если компания решила не использовать типовую форму, как вести учет путевых листов и ГСМ, а также ответим на спорный вопрос относительно нормирования расходов на горюче-смазочные материалы.

Форма путевого листа с 1 марта 2017 года: изменения

С 1 марта 2017 года форма путевого листа поменяется в связи с вступлением в силу приказа Минтранспорта России от 18 января 2017 г. № 17:

  • появится дополнительный обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля;
  • больше не нужно ставить печать или штамп компании/ИП на бланке.


Таким образом, с 1 марта форма путевого листа будет включать в себя 6 обязательных реквизитов:

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке действия путевого листа (если компания выписывает путевые листа каждый день, то ставится дата, в течении которой путевой лист можно использовать, если же путевой лист выдается на период, то - дата начала и окончания срока действия путевого листа);
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе;
  6. дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (должны проставляться контролером технического состояния транспортных средств).

Напоминаем, что типовые формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78:

  • путевой лист легкового автомобиля (форма 3);
  • путевой лист легкового такси (форма 4);
  • путевой лист грузового автомобиля (формы 4-с, 4-п);
  • путевой листа автобуса (формы 6, 6 спец.) и др.

Данные бланки обязательны для применения только автотранспортными предприятиями. Остальные же компании вправе не только сделать выбор между типовой формой и своей собственной, но и выписывать путевой лист на любой срок, не превышающий 1 месяца (письмо Минфина России от 30.11.2012 №03-03-07/51).

Советуем почитать:

Образец бланка путевого листа, разработанного компанией самостоятельно, может выглядеть следующим образом:

Учёт путевых листов и ГСМ

Как вести учет путевых листов и ГСМ

Для учета путевых листов предназначен «Журнал учета движения путевых листов» (форма 8). Как и в случае с путевыми листами, компании, которые не относятся к автотранспортным предприятиям, вправе самостоятельно сделать выбор относительно использования унифицированной формы.

В журнал необходимо вносить сведения по всем выданным путевым листам в хронологическом порядке. По завершении его ведения листы прошиваются, скрепляются печатью и подписью руководителя.

Как правило, журнал оформляется срок на 1 год.

Учет путевых листов в бухгалтерии возлагается на сотрудника в соответствии с его должностной инструкцией.

Согласно ПБУ 5/01 учет ГСМ в бухгалтерском учете ведется по фактической стоимости. ГСМ могут быть приняты к учету на основании:

  • товарной накладной (форма ТОРГ-12);
  • чеков ККМ (в чеке должны быть указаны марка ГСМ, количество литров и сумма).

В настоящее время компании предпочитают использовать топливные карты. Это удобно и практично, так как не нужно постоянно выдавать денежные средства в подотчет на покупку ГСМ.

В конце месяца организация-продавец ГСМ заполняет весь пакет документов, начиная с товарной накладной и заканчивая расшифровкой полученного ГСМ всеми топливными картами.  

Списать ГСМ можно как по средней себестоимости, так и по методу ФИФО (по себестоимости первых запасов по времени приобретения). 

В налоговом учете расходы компании на содержание служебного транспорта (расходы на ГСМ) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 11 п.1 ст. 264 НК РФ).

Для того, чтобы подтвердить экономическую обоснованность расходов на ГСМ и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода, необходимо заполнять в путевом листе маршрут следования транспортного средства (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 №20-12/064123.2). В противном случае, компании придется доказывать правомерность включения расходов на ГСМ в налоговую базу по налогу на прибыль в суде.

Нужно ли нормировать расходы на ГСМ

Вопрос нормирования ГСМ является спорным. С одной стороны, в НК РФ нет ограничения по сумме расходов на ГСМ. С другой стороны, письмо УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308 указывает на то, что компании при определении расходов на обслуживание транспортных средств должны учитывать «Нормы расхода топлив  и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р с учетом изменений на 14.07.2015).

Минфин России в письме от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 указывает на то, что «при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Нормы расхода топлив  и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Возвращаясь к требованиям НК РФ (ст. 252),  хотим отметить, что компания может установить нормы расходы ГСМ самостоятельно, основываясь на данных завода-изготовителя транспортного средства.

Но не забывайте, что расход ГСМ зависит и от таких факторов как: условия использования транспортного средства и его техническое состояние. Так, расход ГСМ в Москве и Санкт-Петербурге из-за пробок значительно выше в сравнении с другими городами РФ.

Техническое состояние транспортного средства зависит от срока и интенсивности эксплуатации.

Для того, чтобы обосновать завышенные нормы списания ГСМ рекомендуем подготовить следующие документы:

  • акты контрольного замера расхода топлива;
  • заключение центра технического обслуживания и др. 


Срочно из редакции!

Внимание! Сегодня при подписке на "Зарплату" Вы экономите 4 455 рублей! Подписаться по тел. 8 800 550-15-57>>>


Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль