text
Зарплата

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

  • 4 июля 2018
  • 19099

Каждая компания обязана установить в своей учетной политике сроки хранения документов. В статье расскажем чем руководствоваться при определении сроков хранения, когда начинать отсчет времени хранения, что грозит компании и ее руководителю за нарушения и многое другое.

Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов

Сроки хранения документов компания устанавливает в учетной политике в соответствии с требованиями федеральных законов, иных нормативно-правовых актов РФ, а также перечней типовых архивных документов.

Хранение документов бухгалтерского учета устанавливает Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которому срок хранения документов в организации составляет не менее 5 лет.

Учебный отпуск в 2016 году. Образец заявления на отпускТаблица со сроками хранения документов в 2018 году скачать>>>

Что касается хранения документов налогового учета, то  здесь компаниям нужно  соблюдать требования НК РФ.  Так, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ устанавливает общий срок хранения - 4 года.

Наши эксперты выяснили в ФНС, какие документы вести и хранить на компьютере, а какие нужно распечатывать, подробности в статье "Какие документы по зарплате выводить на бумагу, а какие оставлять в компьютере".

Сервис. Электронные и бумажные документы

Выберите название документа. Вы узнаете, надо ли его распечатывать и сколько лет хранить.

Сроки хранения документов (таблица)

Хотим обратить ваше внимание на некоторые особенности хранения бухгалтерских документов. Например:

  • документы, связанные с приобретением амортизируемого  имущества, нужно хранить  в течении 4-ех лет после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса;
  • документы , связанные с безнадежной дебиторской задолженности, нужно хранить в течении 4-ех лет после периода, в котором долг контрагента был признан безнадежным. Если срок давности прерывался, то срок хранения подлежит продлению;
  • документы за период, в котором компания получила убыток (в том числе и от реализации имущества), нужно хранить в течении всего периода учета убытка в налоговом учете.

Мы решили объединить информацию по срокам хранения в таблицу.

Сроки хранения документов в организации в 2018 году таблица (скачать)

Документ

Срок хранения

Документы бухгалтерского учета

Первичные документы, бухгалтерская (финансовая) отчетность, регистры бухгалтерского учета, аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

Документы учетной политики и иные документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета (в том числе средства, в задачи которых входит обеспечение воспроизведения электронных документов, а также проверка подлинности электронной подписи)

5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз

Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств

5 лет

Комментарий:

годовая бухгалтерская отчетность должна храниться в течение всей деятельности компании

квартальная бухгалтерская отчетность – 5 лет

Документы налогового учета

Книга покупок и дополнительные листы к ней

4 года с даты последней записи

Книга продаж и дополнительные листы к ней

4 года с даты последней записи

Документы, подтверждающие расходы на обучение

4 года

Документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников

4 года

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Документы по страховым взносам

4-ФСС

5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ

Квитанция о получении 4-ФСС (квитанция о получении 4-ФСС с ошибками)

5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС

Документы валютного контроля

Документы и материалы по проводимым валютным операциям

3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Документы кадрового учета

Документы по личному составу, созданные до 2003 года (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 75 лет со дня создания

Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (за исключением, документов образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 50 лет со дня создания

Когда начинать отсчет срока хранения документов

Срок хранения документов исчисляйте начиная с 1 января  года, следующего за годом, в котором документ был составлен.

Данное правило применимо не всегда. Обратите внимание, что:

  • срок хранения книги покупок и продаж, журналов учета вставленных и полученных счетов-фактур нужно исчислять с даты последней записи в них;
  • срок хранения первичных документов, которые содержат данные о формировании первоначальной стоимости амортизируемого имущества, исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (ст. 252 НК РФ).

Как оформить уничтожение документов

После завершения срока хранения документы подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Для того, чтобы подтвердить уничтожение документов составляют акт, который подписывает экспертная комиссия (сотрудники компании).

Однородные документы можно указать под общим заголовком (например, Авансовые отчеты за 2011 г.)

Существует несколько способов как уничтожить документы, срок которых истек:

  • самостоятельно (шредер и др.);
  • передать на утилизацию.

Не забудьте указать выбранный вами способ уничтожения документов в акте «О выделении документов на уничтожение».

Какая ответственность за нарушение сроков хранения документов

Ст. 120 НК РФ устанавливает следующие суммы штрафов за нарушение сроков хранения документов:

  • 10 000 рублей – при отсутствии документов бухгалтерского и налогового учета за один налоговый период;
  • 30 000 рублей – при отсутствии документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов;
  • не менее 40 000 рублей или 20% от суммы неуплаченного налога если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Для должностных лиц штраф за нарушение сроков хранения документов составит от 2 000 рублей до 3 000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ). 

10 месяцев подписки по цене 6!

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрируйтесь и продолжайте читать
Зарегистрироваться
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.