Cроки хранения документов в организации в 2017 году: таблица

7435
Каждая компания обязана установить в своей учетной политике сроки хранения документов. В статье расскажем чем руководствоваться при определении сроков хранения, когда начинать отсчет времени хранения, что грозит компании и ее руководителю за нарушения и многое другое.

Учебный отпуск в 2016 году. Образец заявления на отпускТаблица со сроками хранения документов в 2017 году скачать>>>

Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов

Сроки хранения документов компания устанавливает в учетной политике в соответствии с требованиями федеральных законов, иных нормативно-правовых актов РФ, а также перечней типовых архивных документов.

Хранение документов бухгалтерского учета устанавливает Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которому срок хранения документов в организации составляет не менее 5 лет.

Что касается хранения документов налогового учета, то  здесь компаниям нужно  соблюдать требования НК РФ.

Так, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ устанавливает общий срок хранения - 4 года.

Советуем почитать:

Сроки хранения документов (таблица)

Хотим обратить ваше внимание на некоторые особенности хранения бухгалтерских документов. Например:

  • документы, связанные с приобретением амортизируемого  имущества, нужно хранить  в течении 4-ех лет после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса;
  • документы , связанные с безнадежной дебиторской задолженности, нужно хранить в течении 4-ех лет после периода, в котором долг контрагента был признан безнадежным. Если срок давности прерывался, то срок хранения подлежит продлению;
  • документы за период, в котором компания получила убыток (в том числе и от реализации имущества), нужно хранить в течении всего периода учета убытка в налоговом учете.

Мы решили объединить информацию по срокам хранения в таблицу.

Сроки хранения документов в организации в 2017 году таблица (скачать)

Документ

Срок хранения

Документы бухгалтерского учета

Первичные документы, бухгалтерская (финансовая) отчетность, регистры бухгалтерского учета, аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

Документы учетной политики и иные документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета (в том числе средства, в задачи которых входит обеспечение воспроизведения электронных документов, а также проверка подлинности электронной подписи)

5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз

Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств

5 лет

Комментарий:

годовая бухгалтерская отчетность должна храниться в течение всей деятельности компании

квартальная бухгалтерская отчетность – 5 лет

Документы налогового учета

Книга покупок и дополнительные листы к ней

4 года с даты последней записи

Книга продаж и дополнительные листы к ней

4 года с даты последней записи

Документы, подтверждающие расходы на обучение

4 года

Документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников

4 года

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Документы по страховым взносам

4-ФСС

5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ

Квитанция о получении 4-ФСС (квитанция о получении 4-ФСС с ошибками)

5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС

Документы валютного контроля

Документы и материалы по проводимым валютным операциям

3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Документы кадрового учета

Документы по личному составу, созданные до 2003 года (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 75 лет со дня создания

Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (за исключением, документов образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 50 лет со дня создания

Когда начинать отсчет срока хранения документов

Срок хранения документов исчисляйте начиная с 1 января  года, следующего за годом, в котором документ был составлен.

Данное правило применимо не всегда. Обратите внимание, что:

  • срок хранения книги покупок и продаж, журналов учета вставленных и полученных счетов-фактур нужно исчислять с даты последней записи в них;
  • срок хранения первичных документов, которые содержат данные о формировании первоначальной стоимости амортизируемого имущества, исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (ст. 252 НК РФ).

Это интересно: «Три документа о суточных, чтобы в 2017 году спасти миллион».

Как оформить уничтожение документов

После завершения срока хранения документы подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Для того, чтобы подтвердить уничтожение документов составляют акт, который подписывает экспертная комиссия (сотрудники компании).

Однородные документы можно указать под общим заголовком (например, Авансовые отчеты за 2011 г.)

Существует несколько способов как уничтожить документы, срок которых истек:

  • самостоятельно (шредер и др.);
  • передать на утилизацию.

Не забудьте указать выбранный вами способ уничтожения документов в акте «О выделении документов на уничтожение».

Какая ответственность за нарушение сроков хранения документов

Ст. 120 НК РФ устанавливает следующие суммы штрафов за нарушение сроков хранения документов:

  • 10 000 рублей – при отсутствии документов бухгалтерского и налогового учета за один налоговый период;
  • 30 000 рублей – при отсутствии документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов;
  • не менее 40 000 рублей или 20% от суммы неуплаченного налога если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Информация по теме:  Штрафы для бухгалтера с 1 января 2017 года

Для должностных лиц штраф за нарушение сроков хранения документов составит от 2 000 рублей до 3 000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ). 


Срочно из редакции!

Успейте воспользоваться специальным предложением июня! Скидка на подписку 10% и гарантированный подарок - миксер. Журнал станет вашим помощником в рабочих делах, а миксер - в домашних! Подписаться >>>


Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Зарплата

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
  • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
  • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к вебинару «Камеральные проверки по отчетности за 1 квартал».

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль