Оптимальный способ погасить задолженность подотчетного лица

632
Нередко подотчетные лица пропускают срок представления авансового отчета, «забывают» о своей задолженности, подолгу не возвращают неиспользованный аванс. Как избежать затягивания расчетов с такими подотчетниками, расскажем в статье.

Выдача наличных денег под отчет работникам регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П).

При выдаче подотчетных сумм следует соблюдать основные требования, определенные трудовым законодательством и пунктом 4.4 Положения № 373-П:

- выдавать наличные деньги можно только работникам своей компании. Лицам, не заключившим с данной компанией трудовой договор, подотчетные суммы не выдаются (ч. 8 ст. 11 и ч. 1 ст. 20 ТК РФ); - только при отсутствии задолженности данного подотчетного лица по ранее полученному авансу, срок отчета которого уже прошел; - в размерах и на срок, определяемых руководителем компании; - на цели, связанные с деятельностью компании, утвержденные руководителем; - выданные одному работнику под отчет деньги не могут быть переданы им другому работнику.

Отчитаться и вернуть остаток в установленные сроки

По израсходованным суммам подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выдан аванс, или со дня выхода на работу (например, после возвращения из командировки) (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П).

Если деньги не потрачены, работник обязан вернуть их в кассу компании в срок, установленный руководителем (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П).

Если установленные сроки прошли, а сотрудник так и не вернул деньги, вся сумма выданного аванса переходит в разряд просроченной дебиторской задолженности.

Задолженность — это не доход

Задолженность работника перед работодателем не отвечает критериям дохода, установленным статьей 40 Налогового кодекса, а также не относится к объекту обложения страховыми взносами в соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. С суммы задолженности не удерживается НДФЛ, и она не облагается страховыми взносами.

Это правило действует, только если работодатель предпринимает необходимые шаги для возврата выданных работнику денежных средств. Иначе налоговые органы могут потребовать переквалифицировать не возвращенную своевременно подотчетную сумму в беспроцентный заем.

По истечении срока исковой давности (три года) остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Операцию отражают проводкой:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

- отражена подотчетная сумма, не возвращенная в установленный срок.

Списанная в дебет 94 счета сумма теряет статус дебиторской задолженности.

Она переходит в разряд доходов подотчетного лица. С этого момента она облагается налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами во внебюджетные фонды, в том числе на случай травматизма.

Читайте в следующем номере электронного журнала «Зарплата»

Как в компании организовать безналичные расчеты с подотчетными лицами

Хороший способ погасить дебиторскую задолженность подотчетника

Погасить дебиторскую задолженность можно следующими способами:

1) работник составляет авансовый отчет и представляет оправдательные документы, подтверждающие использование подотчетного аванса на цели, согласованные с руководителем;

2) работник не отчитался, но добровольно вернул деньги компании;

3) работодатель по своей инициативе удерживает задолженность из заработка работника;

4) работодатель простил долг работнику.

Судебная тяжба — тоже вариант

Если пропущен установленный срок, не получено письменное согласие работника, работник отказывается вернуть деньги добровольно, взыскать невозвращенную подотчетную сумму с работника можно принудительно через суд (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В данной статье подробнее рассмотрим порядок удержания задолженности по подотчетным суммам по инициативе работодателя (третий вариант).

Незыблемые нормы удержания из зарплаты

Чтобы удержать деньги из зарплаты работника, надо соблюсти несколько условий, установленных нормами статей 137 и 138 Трудового кодекса.

Во-первых, решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы необходимо принять в течение одного месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных денег (ч. 2 и 3 ст. 137 ТК РФ). Оформить данное решение нужно приказом руководителя.

Во-вторых, необходимо, чтобы работник не оспаривал оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

В-третьих, общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, оставшейся после обязательных вычетов (например, НДФЛ), то есть от суммы, причитающейся на руки (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Таким образом, процесс удержания подотчетного долга может растянуться на несколько месяцев.

Традиционный порядок получения согласия работника на удержание подотчетного долга

Итак, чтобы удержать из зарплаты работника остаток неиспользованного аванса, нужно обязательно получить его письменное согласие.

Трудовым законодательством ни форма согласия, ни момент его получения не определены.

Обычно на практике соблюдение этого условия подтверждается собственноручной надписью работника на приказе об удержании: « С приказом ознакомлен, с суммой и основанием удержания согласен». Рядом работник расписывается и ставит дату. Но никто не запрещает сторонам трудового договора изменить эту практику.

Особая норма в локальном нормативном акте

На основе законодательных норм работодатель вправе разработать и применять локальные нормативные акты, регулирующие взаимоотношения с работниками по различным трудовым вопросам, например по оплате труда, по командировкам, по расчетам с подотчетными лицами (ч. 2 ст. 5 ТК РФ).

В перечне норм положения по расчетам с подотчетными лицами могут быть и такие, которые устанавливают порядок действия сторон в случае возникновения дебиторской задолженности за подотчетным лицом.

В частности, в положении о расчетах с подотчетными лицами можно оговорить следующие моменты:

- срок, на который выдается подотчетный аванс. Его длительность можно обозначить однозначно, например неделя, месяц, 10 рабочих дней, или установить, что руководитель определяет срок в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств; - срок возврата неиспользованного остатка подотчетных сумм. Этот вопрос решается аналогично: либо однозначно, например в течение пяти рабочих дней со дня утверждения авансового отчета, либо каждый раз на усмотрение руководителя; - при непредставлении в установленный срок авансового отчета без уважительной причины (временная нетрудоспособность) выданный аванс подлежит возврату в полной сумме в сроки, предусмотренные данным положением; - в случае нарушения работником срока возврата неиспользованных подотчетных сумм задолженность удерживается из его зарплаты с соблюдением норм статьи 138 Трудового кодекса.

С положением по расчетам с подотчетными лицами, содержащим такие нормы, необходимо под роспись ознакомить всех подотчетных лиц.

Предварительное согласие на удержание

Для соблюдения трудового законодательства недостаточно установить в локальном нормативном акте норму об удержании из зарплаты неиспользованных подотчетных сумм, нужно еще иметь согласие работника. Его можно оформить заранее так, как показано ниже.

Образец Согласие на удержание просроченной дебиторской задолженности по подотчетным суммам(скачать)

Оптимальный способ погасить задолженность подотчетного лица

Если работник отказывается оформить такого рода заявление, не стоит обременять его обязанностями подотчетного лица, поручать выполнение заданий, связанных с расходованием подотчетных сумм, выдавать ему подотчетные авансы.

Работник вернулся из командировки 07.02.2014, 10.02.2014 представил авансовый отчет, у него осталась неизрасходованная подотчетная сумма, он ее в кассу не сдал.
До какого числа может быть принято решение об удержании из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы?
10.03.2014 07.03.2014 31.03.2014 Решение об удержании из заработной платы работника работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности (абз. 3 ч. 2 и ч. 3 ст. 137 ТК РФ). То есть в данном случае такое решение должно быть принято не позднее 10.03.2014.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль