Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

813
2 июля 2013 года вступил в силу приказ Минтруда России, утвердивший новую форму справки о сумме заработка. Справка необходима для расчета пособий лицам, которые в последние два года трудились у других работодателей. Предлагаем разобраться, что изменилось в справке и как теперь ее нужно заполнять.

Приказ Минтруда России от 30.04.2013 № 182н утвердил новую форму справки о сумме заработной платы и порядок выдачи ее работникам (далее — Порядок). Соответственно прежняя форма, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н, теперь не применяется.

Заполняем справку о сумме заработка по новой формеПеределывать справки, выданные по старой форме до 2 июля 2013 года, не нужно — они действительны.

А теперь поговорим о самой справке. Но прежде чем обсудить, что в ней изменилось, напомним, для чего она нужна, кому и в каких случаях выдается.

Для каких целей нужна справка

Справка необходима для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также по уходу за ребенком до полутора лет тем работникам, которые в последние два года трудились не только в вашей организации.Дело в том, что все перечисленные виды пособий рассчитываются исходя из выплат за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, то есть временной нетрудоспособности или отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком (п. 1 ч. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

А как узнать сумму начислений, если работник не трудился в организации в течение двух последних лет? Для этого понадобится справка, которую он принесет с прошлого места работы.

Заполняем справку о сумме заработка по новой формеЕсли сотрудник за последние два года менял несколько организаций, ему необходимо представить справки о сумме заработка, полученные у всех предыдущих работодателей (ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

  Подробнее о порядке представления запроса в ПФР о сумме заработка читайте в статье «Запрос в ПФР о зарплате за два прошлых года» (электронный журнал «Зарплата», 2011, № 5)

Отметим, что бывают ситуации, когда сотрудник не может представить справку о сумме заработка от прошлого работодателя (например, организация, в которой он работал, ликвидировалась). В этой ситуации недостающие сведения можно получить, подав соответствующий запрос в ПФР.

Кому и когда выдается справка

Справка увольняющемуся сотруднику. Справку о сумме заработка за текущий и два предшествующих года работодатель выдает увольняющимся работникам (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Оформить справку необходимо в день прекращения трудового (или иного) договора с работником (п. 2 Порядка).

Если выдать справку лично невозможно. В этом случае работодателю необходимо отправить по почте увольняющемуся работнику уведомление о том, что он должен либо сам явиться за справкой в бухгалтерию организации, либо написать в организацию письмо о том, что справку он желает получить по почте. Получив письменное согласие от работника, направьте ему справку по почте (п. 2 Порядка).

Справка для бывших сотрудников. Также справку при необходимости нужно выдавать ранее уволившимся работникам. В этом случае справку вам следует оформить не позднее трех рабочих дней со дня получения соответствующего заявления от работника или его доверенного лица (п. 3 Порядка). Образец заявления приведен ниже.

Если бывшие работники обращаются к вам за справками достаточно часто, есть смысл разработать бланк заявления, в который им останется только вписать свои данные.

Образец 1 Заявление на выдачу справке о зарплате

Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

Заполняем справку о сумме заработка по новой формеСправка выдается и в том случае, если у сотрудника в периоде, указываемом в справке, заработка не было.

Эта справка понадобится новому работодателю: он будет знать, что назначенное пособие впоследствии не придется пересчитывать. В соответствующих строках раздела 3 справки нужно будет указать сумму заработка сотрудника: «0,00 (ноль) рублей 00 копеек».

Что изменилось в форме справки

В прежней справке было три раздела, где указывались:

- данные о страхователе;
- о застрахованном лице;
- суммы заработной платы и иных выплат, с которых были начислены страховые взносы в ФСС РФ, за текущий и два предыдущих года.

Первые два раздела справки остались прежними, а третий претерпел изменения. Кроме того, в справке появился раздел 4.

Изменился раздел 3

В измененном разделе 3 новой справки теперь можно указать не только сведения о выплатах за три года (текущий и два предшествующих), но и добавить дополнительные строки, где будут указаны суммы выплат за предшествующие годы. Заполнить дополнительные строки понадобится в том случае, если застрахованное лицо (примечание 4 к справке и ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ):

- в двух календарных годах, предшествующих началу страхового случая (или в одном из годов), находилось в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком:
- может воспользоваться правом заменить годы (год) расчетного периода, на которые пришлись названные выше отпуска, на другие предшествующие годы (при условии, что замена лет приведет к увеличению размера пособия).

Так, если увольняется женщина, которая в двух предшествующих годах была в отпуске по беременности и родам и (или) по уходу за ребенком, заполните в разделе 3 справки две дополнительные строки с указанием выплат еще за два года.

Заполняем справку о сумме заработка по новой формеВ справке отражают выплаты и иные вознаграждения сотрудника, на которые начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Напомним, что такие взносы начисляются в пределах лимита, действовавшего в конкретном году:

- 415 000 руб. — в 2009-м и предшествующих годах (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 08.12.2010 № 343-ФЗ);
- 415 000 руб. — в 2010-м (ч. 4 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ);
- 463 000 руб. — в 2011-м (ч. 5 ст. 8 Закона № 212-ФЗ, п. 1 постановления Правительства РФ от 27.11.2010 № 933);
- 512 000 руб. — в 2012-м (ч. 5 ст. 8 Закона № 212-ФЗ, п. 1 постановления Правительства РФ от 24.11.2011 № 974);
- 568 000 руб. — в 2013-м (ч. 5 ст. 8 Закона № 212-ФЗ, постановление Правительства РФ от 10.12.2012 № 1276).

Добавлен раздел 4

В новом разделе 4 справки следует указывать количество календарных дней, приходящихся на периоды, исключаемые из расчетного:

- временной нетрудоспособности,
- отпуска по беременности и родам,
- отпуска по уходу за ребенком;

  Информация о таких периодах нужна, чтобы правильно рассчитать сумму пособия в связи с материнством

- освобождения работника с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если при этом с выплат в пользу работника начислялись страховые взносы в ФСС РФ (например, дни дополнительного отпуска участникам ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС, дни работы в качестве члена избирательной комиссии).

В соответствующих строках нужно указывать:

- даты начала и окончания исключаемого периода;
- название такого периода (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и т. д.).

При заполнении справки в разделе 4 запишите календарный год и общее число календарных дней, приходящихся на указанные выше периоды. Затем в следующих строках укажите конкретные даты начала и окончания каждого периода, а также число календарных дней и наименование периода.

Ретроспектива

В прежней форме справки, которая была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н, строк для указания периодов, исключаемых из расчетного, не было, поэтому Минздравсоцразвития России рекомендовал составлять дополнительно еще одну справку в произвольной форме, в которой нужно было указывать информацию об исключаемых периодах (письмо от 11.01.2013 № 15-03-18/12-169).

Как заполнить новую справку

Порядок заполнения новой справки о сумме заработка покажем на примере.

Пример 1

А.А. Галкина, работающая в ООО «Фиалка» с 10 января 2007 года, расторгает трудовой договор 22 июля 2013 года. При увольнении сотрудника организация обязана выдать ему справку. Как правильно заполнить справку о сумме заработка работницы?

Решение

А.А. Галкина расторгает трудовой договор в 2013 году, поэтому в справке должны быть указаны сведения о сумме заработка и периодах, исключаемых из расчетного, за 2011, 2012 и 2013 годы. Исходные данные следующие (см. табл. 1).

Таблица 1 Данные для заполнения справки о сумме заработка А.А. Галкиной
Год Сумма выплат (руб.) Исключаемые периоды
всего в том числе облагаемая страховыми взносами в ФСС РФ наименование период кол-во календарных дней
2009 459 000 415 000
2010 433 200 415 000 Временная нетрудоспособность 05.06.2010—18.06.2010 14
2011 315 700 315 700 05.02.2011—09.02.2011 5
16.06.2011—25.06.2011 10
Отпуск по беременности и родам1 16.11.2011—31.12.2011 46
2012 Отпуск по беременности и родам1 01.01.2012—04.04.2012 94
Отпуск по уходу за ребенком 05.04.2012—31.12.2012 272
2013 248 950 248 950
1 Для удобства отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней мы разбили на части, относящиеся к каждому году.

Так как А.А. Галкина была в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком в 2011 и 2012 годах, в справку добавим сведения о выплатах за предшествующие два года, то есть за 2009-й и 2010-й. Соответственно:

— в разделе 3 будут отражены сведения о заработке сотрудницы за пять лет — с 2009 по 2013 год;

— в разделе 4 — данные о периодах, исключаемых из расчетного (временной нетрудоспособности, отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком). При этом общее количество исключаемых календарных дней за 2010 год — 14, за 2011 год — 61 (5 календ. дн. + 10 календ. дн. + 46 календ. дн.), за 2012 год — 366 (94 календ. дн. + 272 календ. дн.).

Как будет заполнена справка о сумме заработка, показано ниже.

Образец 1 Справка о сумме заработной платы А.А. Галкиной

Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

Пример 2

С.К.Пермяков, работающий в ООО «Заря» с 1 октября 2008 года, увольняется 15 июля 2013 года. Необходимо заполнить справку о сумме заработной платы работника. Для заполнения справки воспользуемся следующими данными (см. табл. 2).

Таблица 2 Данные для заполнения справки о сумме заработка С.К. Пермякова
Год Сумма выплат (руб.) Исключаемые периоды
всего в том числе облагаемая страховыми взносами в ФСС РФ наименование период кол-во календарных дней
2011 508 900 463 000 Временная нетрудоспособность 01.03.2011—10.03.2011 10
2012 635 800 512 000 05.04.2012—09.04.2013 5
2013 365 900 365 900

Решение

По условию С.К. Пермяков увольняется в 2013 году, поэтому в справке необходимо указать выплаты за 2011, 2012 и 2013 годы.

Причем только те выплаты работника, на которые начислялись страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Периоды временной нетрудоспособности сотрудника покажем в разделе 4 справки о сумме заработка.

Как будет заполнена справка о сумме заработной платы, показано на образце 2.

В данном случае заполнять дополнительные строки в разделах 3 «Сумма заработной платы...» и разделе 4 «Количество календарных дней...» не нужно.

Если справка вызывает сомнения…

Если вам кажется, что справка о сумме заработка не подлинная, вы имеете право проверить сведения об организациях, выдавших такие справки (п. 4 ч. 1 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Для этого нужно подать запрос в территориальный орган ФСС РФ по форме и в порядке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 20н (письмо ФСС РФ от 21.03.2011 № 14-03-18/05-2442).

Работодатель, выдавший справку, несет ответственность за достоверность содержащихся в ней сведений (ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ).

Если на основании выданной справки пособие будет выплачено работнику в большей сумме, виновные лица должны будут возместить ФСС РФ причиненный ущерб в соответствии со статьей 15 ГК РФ. О том, как подать запрос о проверке сведений о страхователе, читайте в статье «Проверяем справку о зарплате за два года» (электронный журнал «Зарплата», 2011, № 5).

Образец 2 Справка о сумме заработка С.К. Пермякова

Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

Информация об исключаемых периодах, указанная в данной справке, будет учтена новым работодателем только в том случае, если С.К. Пермяков оформит отпуск по уходу за ребенком (ч. 3.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Если же страховой случай будет связан с временной нетрудоспособностью, пособие С.К. Пермякову будет рассчитано без учета сведений об исключаемых периодах, указанных в справке (ч. 1 и 3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Для каких расчетов вновь принятый сотрудник должен представить в бухгалтерию справку о сумме заработной платы по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н? Для расчета отпускных Для расчета командировочных Для расчета пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством Если в расчетном периоде ваш сотрудник трудился у других работодателей (другого работодателя), то для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности или в связи с материнством вам потребуется справка о сумме его заработка у них (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль