Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

644
2 июля 2013 года вступил в силу приказ Минтруда России, утвердивший новую форму справки о сумме заработка. Справка необходима для расчета пособий лицам, которые в последние два года трудились у других работодателей. Предлагаем разобраться, что изменилось в справке и как теперь ее нужно заполнять.

Приказ Минтруда России от 30.04.2013 № 182н утвердил новую форму справки о сумме заработной платы и порядок выдачи ее работникам (далее — Порядок). Соответственно прежняя форма, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н, теперь не применяется.

Заполняем справку о сумме заработка по новой формеПеределывать справки, выданные по старой форме до 2 июля 2013 года, не нужно — они действительны.

А теперь поговорим о самой справке. Но прежде чем обсудить, что в ней изменилось, напомним, для чего она нужна, кому и в каких случаях выдается.

Для каких целей нужна справка

Справка необходима для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также по уходу за ребенком до полутора лет тем работникам, которые в последние два года трудились не только в вашей организации.Дело в том, что все перечисленные виды пособий рассчитываются исходя из выплат за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, то есть временной нетрудоспособности или отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком (п. 1 ч. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

А как узнать сумму начислений, если работник не трудился в организации в течение двух последних лет? Для этого понадобится справка, которую он принесет с прошлого места работы.

Заполняем справку о сумме заработка по новой формеЕсли сотрудник за последние два года менял несколько организаций, ему необходимо представить справки о сумме заработка, полученные у всех предыдущих работодателей (ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

  Подробнее о порядке представления запроса в ПФР о сумме заработка читайте в статье «Запрос в ПФР о зарплате за два прошлых года» (электронный журнал «Зарплата», 2011, № 5)

Отметим, что бывают ситуации, когда сотрудник не может представить справку о сумме заработка от прошлого работодателя (например, организация, в которой он работал, ликвидировалась). В этой ситуации недостающие сведения можно получить, подав соответствующий запрос в ПФР.

Кому и когда выдается справка

Справка увольняющемуся сотруднику. Справку о сумме заработка за текущий и два предшествующих года работодатель выдает увольняющимся работникам (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Оформить справку необходимо в день прекращения трудового (или иного) договора с работником (п. 2 Порядка).

Если выдать справку лично невозможно. В этом случае работодателю необходимо отправить по почте увольняющемуся работнику уведомление о том, что он должен либо сам явиться за справкой в бухгалтерию организации, либо написать в организацию письмо о том, что справку он желает получить по почте. Получив письменное согласие от работника, направьте ему справку по почте (п. 2 Порядка).

Справка для бывших сотрудников. Также справку при необходимости нужно выдавать ранее уволившимся работникам. В этом случае справку вам следует оформить не позднее трех рабочих дней со дня получения соответствующего заявления от работника или его доверенного лица (п. 3 Порядка). Образец заявления приведен ниже.

Если бывшие работники обращаются к вам за справками достаточно часто, есть смысл разработать бланк заявления, в который им останется только вписать свои данные.

Образец 1 Заявление на выдачу справке о зарплате

Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

Заполняем справку о сумме заработка по новой формеСправка выдается и в том случае, если у сотрудника в периоде, указываемом в справке, заработка не было.

Эта справка понадобится новому работодателю: он будет знать, что назначенное пособие впоследствии не придется пересчитывать. В соответствующих строках раздела 3 справки нужно будет указать сумму заработка сотрудника: «0,00 (ноль) рублей 00 копеек».

Что изменилось в форме справки

В прежней справке было три раздела, где указывались:

- данные о страхователе;
- о застрахованном лице;
- суммы заработной платы и иных выплат, с которых были начислены страховые взносы в ФСС РФ, за текущий и два предыдущих года.

Первые два раздела справки остались прежними, а третий претерпел изменения. Кроме того, в справке появился раздел 4.

Изменился раздел 3

В измененном разделе 3 новой справки теперь можно указать не только сведения о выплатах за три года (текущий и два предшествующих), но и добавить дополнительные строки, где будут указаны суммы выплат за предшествующие годы. Заполнить дополнительные строки понадобится в том случае, если застрахованное лицо (примечание 4 к справке и ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ):

- в двух календарных годах, предшествующих началу страхового случая (или в одном из годов), находилось в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком:
- может воспользоваться правом заменить годы (год) расчетного периода, на которые пришлись названные выше отпуска, на другие предшествующие годы (при условии, что замена лет приведет к увеличению размера пособия).

Так, если увольняется женщина, которая в двух предшествующих годах была в отпуске по беременности и родам и (или) по уходу за ребенком, заполните в разделе 3 справки две дополнительные строки с указанием выплат еще за два года.

Заполняем справку о сумме заработка по новой формеВ справке отражают выплаты и иные вознаграждения сотрудника, на которые начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Напомним, что такие взносы начисляются в пределах лимита, действовавшего в конкретном году:

- 415 000 руб. — в 2009-м и предшествующих годах (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 08.12.2010 № 343-ФЗ);
- 415 000 руб. — в 2010-м (ч. 4 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ);
- 463 000 руб. — в 2011-м (ч. 5 ст. 8 Закона № 212-ФЗ, п. 1 постановления Правительства РФ от 27.11.2010 № 933);
- 512 000 руб. — в 2012-м (ч. 5 ст. 8 Закона № 212-ФЗ, п. 1 постановления Правительства РФ от 24.11.2011 № 974);
- 568 000 руб. — в 2013-м (ч. 5 ст. 8 Закона № 212-ФЗ, постановление Правительства РФ от 10.12.2012 № 1276).

Добавлен раздел 4

В новом разделе 4 справки следует указывать количество календарных дней, приходящихся на периоды, исключаемые из расчетного:

- временной нетрудоспособности,
- отпуска по беременности и родам,
- отпуска по уходу за ребенком;

  Информация о таких периодах нужна, чтобы правильно рассчитать сумму пособия в связи с материнством

- освобождения работника с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если при этом с выплат в пользу работника начислялись страховые взносы в ФСС РФ (например, дни дополнительного отпуска участникам ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС, дни работы в качестве члена избирательной комиссии).

В соответствующих строках нужно указывать:

- даты начала и окончания исключаемого периода;
- название такого периода (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и т. д.).

При заполнении справки в разделе 4 запишите календарный год и общее число календарных дней, приходящихся на указанные выше периоды. Затем в следующих строках укажите конкретные даты начала и окончания каждого периода, а также число календарных дней и наименование периода.

Ретроспектива

В прежней форме справки, которая была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н, строк для указания периодов, исключаемых из расчетного, не было, поэтому Минздравсоцразвития России рекомендовал составлять дополнительно еще одну справку в произвольной форме, в которой нужно было указывать информацию об исключаемых периодах (письмо от 11.01.2013 № 15-03-18/12-169).

Как заполнить новую справку

Порядок заполнения новой справки о сумме заработка покажем на примере.

Пример 1

А.А. Галкина, работающая в ООО «Фиалка» с 10 января 2007 года, расторгает трудовой договор 22 июля 2013 года. При увольнении сотрудника организация обязана выдать ему справку. Как правильно заполнить справку о сумме заработка работницы?

Решение

А.А. Галкина расторгает трудовой договор в 2013 году, поэтому в справке должны быть указаны сведения о сумме заработка и периодах, исключаемых из расчетного, за 2011, 2012 и 2013 годы. Исходные данные следующие (см. табл. 1).

Таблица 1 Данные для заполнения справки о сумме заработка А.А. Галкиной
Год Сумма выплат (руб.) Исключаемые периоды
всего в том числе облагаемая страховыми взносами в ФСС РФ наименование период кол-во календарных дней
2009 459 000 415 000
2010 433 200 415 000 Временная нетрудоспособность 05.06.2010—18.06.2010 14
2011 315 700 315 700 05.02.2011—09.02.2011 5
16.06.2011—25.06.2011 10
Отпуск по беременности и родам1 16.11.2011—31.12.2011 46
2012 Отпуск по беременности и родам1 01.01.2012—04.04.2012 94
Отпуск по уходу за ребенком 05.04.2012—31.12.2012 272
2013 248 950 248 950
1 Для удобства отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней мы разбили на части, относящиеся к каждому году.

Так как А.А. Галкина была в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком в 2011 и 2012 годах, в справку добавим сведения о выплатах за предшествующие два года, то есть за 2009-й и 2010-й. Соответственно:

— в разделе 3 будут отражены сведения о заработке сотрудницы за пять лет — с 2009 по 2013 год;

— в разделе 4 — данные о периодах, исключаемых из расчетного (временной нетрудоспособности, отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком). При этом общее количество исключаемых календарных дней за 2010 год — 14, за 2011 год — 61 (5 календ. дн. + 10 календ. дн. + 46 календ. дн.), за 2012 год — 366 (94 календ. дн. + 272 календ. дн.).

Как будет заполнена справка о сумме заработка, показано ниже.

Образец 1 Справка о сумме заработной платы А.А. Галкиной

Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

Пример 2

С.К.Пермяков, работающий в ООО «Заря» с 1 октября 2008 года, увольняется 15 июля 2013 года. Необходимо заполнить справку о сумме заработной платы работника. Для заполнения справки воспользуемся следующими данными (см. табл. 2).

Таблица 2 Данные для заполнения справки о сумме заработка С.К. Пермякова
Год Сумма выплат (руб.) Исключаемые периоды
всего в том числе облагаемая страховыми взносами в ФСС РФ наименование период кол-во календарных дней
2011 508 900 463 000 Временная нетрудоспособность 01.03.2011—10.03.2011 10
2012 635 800 512 000 05.04.2012—09.04.2013 5
2013 365 900 365 900

Решение

По условию С.К. Пермяков увольняется в 2013 году, поэтому в справке необходимо указать выплаты за 2011, 2012 и 2013 годы.

Причем только те выплаты работника, на которые начислялись страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Периоды временной нетрудоспособности сотрудника покажем в разделе 4 справки о сумме заработка.

Как будет заполнена справка о сумме заработной платы, показано на образце 2.

В данном случае заполнять дополнительные строки в разделах 3 «Сумма заработной платы...» и разделе 4 «Количество календарных дней...» не нужно.

Если справка вызывает сомнения…

Если вам кажется, что справка о сумме заработка не подлинная, вы имеете право проверить сведения об организациях, выдавших такие справки (п. 4 ч. 1 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Для этого нужно подать запрос в территориальный орган ФСС РФ по форме и в порядке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 20н (письмо ФСС РФ от 21.03.2011 № 14-03-18/05-2442).

Работодатель, выдавший справку, несет ответственность за достоверность содержащихся в ней сведений (ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ).

Если на основании выданной справки пособие будет выплачено работнику в большей сумме, виновные лица должны будут возместить ФСС РФ причиненный ущерб в соответствии со статьей 15 ГК РФ. О том, как подать запрос о проверке сведений о страхователе, читайте в статье «Проверяем справку о зарплате за два года» (электронный журнал «Зарплата», 2011, № 5).

Образец 2 Справка о сумме заработка С.К. Пермякова

Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

Заполняем справку о сумме заработка по новой форме

Информация об исключаемых периодах, указанная в данной справке, будет учтена новым работодателем только в том случае, если С.К. Пермяков оформит отпуск по уходу за ребенком (ч. 3.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Если же страховой случай будет связан с временной нетрудоспособностью, пособие С.К. Пермякову будет рассчитано без учета сведений об исключаемых периодах, указанных в справке (ч. 1 и 3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Для каких расчетов вновь принятый сотрудник должен представить в бухгалтерию справку о сумме заработной платы по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н? Для расчета отпускных Для расчета командировочных Для расчета пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством Если в расчетном периоде ваш сотрудник трудился у других работодателей (другого работодателя), то для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности или в связи с материнством вам потребуется справка о сумме его заработка у них (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль