Мотивация работников: документооборот и налогообложение

343
Каждый руководитель компании хочет, чтобы его работники трудились добросовестно и эффективно. Но для этого их нужно чем-то завлечь, побудить к достижению лучших результатов. Предлагаем обсудить некоторые популярные способы мотивации персонала. Какой из них самый оптимальный для вашей компании с точки зрения объема документооборота и производимых расходов, решать вам.

Разберем четыре наиболее часто встречающихся способа мотивации работников. Выясним, какие дополнительные документы нужно оформить для каждого из них, какие затраты при этом появятся у компании и как они отразятся в налоговом учете.

Но перед тем, как говорить о существующих способах мотивации персонала, нужно разобраться с определением данного понятия.

В специализированной литературе дается множество различных определений термина «мотивация». Приведем то, которое было дано классиком менеджмента М.Х. Месконом в его знаменитом труде «Основы менеджмента».

М.Х. Мескон указал, что мотивация — это процесс стимулирования самого себя и других на деятельность, направленную на достижение индивидуальных и общих целей организации. Используя это определение, далее под мотивацией будем подразумевать управленческие действия, имеющие целью заинтересовать работников в эффективном труде на благо организации.

Первый способ — установление должностных окладов, превышающих среднеотраслевой размер

Одним из главных критериев при выборе работодателя является уровень предлагаемой работникам заработной платы. Поэтому, если вы хотите привлечь высококвалифицированных специалистов, рекомендуем вам установить в вашей организации должностные оклады выше применяемых в похожих структурах в данной местности. В противном случае придется довольствоваться работниками, которые не подошли другим работодателям.

  Работников можно привлечь в организацию при помощи высоких окладов. Однако недостатком окладной системы оплаты труда является то, что размер вознаграждения за труд зависит лишь от отработанного времени и не учитывает достигнутых результатов

Документальное оформление

Согласно статье 57 ТК РФ условия оплаты труда (размер оклада или тарифной ставки, наличие доплат, надбавок, премий, их размеры и т. д.) должны в обязательном порядке фиксироваться в трудовом договоре. Следовательно, размер оклада необходимо указать прежде всего в трудовых договорах с каждым работником. Кроме того, величину должностного оклада отражают в общих документах — положении об оплате труда и штатном расписании.

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

  Состав расходов на оплату труда при УСН и ЕСХН определяется в соответствии со статьей 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 и п. 3 ст. 346.5 НК РФ)

Налог на прибыль. Суммы, начисленные по должностным окладам, относятся к расходам на оплату труда (п. 1 ст. 255 НК РФ). Следовательно, эти расходы уменьшат налоговую базу по налогу на прибыль при общем режиме.

Также их можно учесть в составе расходов на оплату труда при УСН с объектом доходы минус расходы (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и при уплате ЕСХН (подп. 6 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

НДФЛ. Заработная плата в полном объеме (оклады, премии и т. п.) является объектом обложения НДФЛ. Поэтому при выплате заработной платы необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (п. 1 ст. 210 и подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Страховые взносы. Также на заработную плату работникам нужно начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Правда, здесь не забудьте такой нюанс.

Для начисления страховых взносов установлена предельная база. И если сумма выплат в пользу работника, рассчитанная нарастающим итогом с начала года, предельную базу превысила, взносы с суммы превышения в 2012—2015 годах начисляются только в ПФР по ставке 10% (п. 1 ст. 58.2 Закона № 212-ФЗ). Если же вы уплачиваете страховые взносы по льготным ставкам в соответствии со статьей 58 или 58.1 Закона № 212-ФЗ, страховые взносы с выплат, превышающих передельную базу, не начисляются вовсе.

Напомним, что в 2013 году предельная величина выплат, с которых не начисляются страховые взносы, составляет 568 000 руб. (постановление Правительства РФ от 10.12.2012 № 1276). А при высоких окладах вполне вероятно, что сумма выплат в пользу работника превысит предельную величину. И в конце года страховые взносы можно будет начислить по пониженным ставкам или совсем не начислять, если вы пользуетесь льготами.

Что касается страховых взносов в ФСС на случай травматизма, то их начислять и уплачивать придется независимо от суммы оклада и величины выплат с начала года (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», далее — Закон № 125-ФЗ).

Второй способ — премии за производственные результаты

Этот способ мотивации является одним из самых действенных. При этом имейте в виду, что система премирования действительно станет эффективным способом стимулирования труда, еcли для каждой категории работников будут определены показатели, достижение (выполнение) которых непосредственно зависит от данного работника.

Например, продавца можно премировать за увеличение объема продаж, шахтера — за увеличение нормы выработки, работника на конвейере — за ритмичность работы и т. д. Но здесь есть один минус. К сожалению, не для каждого работника можно подобрать показатель премирования.

Документальное оформление

Положение о премировании. Как правило, вопросы установления премий регулируются самостоятельно разрабатываемым в каждой организации положением о премировании (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). В документе должно быть указано, какие премии, за какие показатели могут выплачиваться, а также раскрыт порядок их начисления. Подробнее о составлении положения о премировании работников читайте в статье «Составляем положение о премировании» (электронный журнал «Зарплата», 2007, № 6).

Пример

Работодатель разрабатывает положение о премировании менеджеров по продажам. Цель — стимулировать рост продаж. Как лучше определить порядок начисления премий?

Решение

Премию можно установить в процентах от полученной выручки:

— 10% — если выручка от продаж за месяц превышает 60 000 руб.;

— 5% — если выручка составит 60 000 руб. или меньше, но не ниже 45 000 руб.;

— 0% — при выручке меньше 45 000 руб.

Соответственно размер премии продавца будет зависеть от выручки и составит:

— 6200 руб. (62 000 руб. × 10%), если выручка равна 62 000 руб.;

— 2250 руб. (45 000 руб. × 5%), если выручка равна 45 000 руб.

Менеджер по продажам премию не получит, если выручка равна 25 000 руб.

Трудовой договор. Указание на возможность выплаты премий должно содержаться в трудовых договорах с работниками. При этом условия премирования могут быть прописаны подробно или со ссылкой на соответствующий локальный нормативный акт (положение об оплате труда, положение о премировании). Например, можно сделать такую запись: «Сотруднику выплачиваются премии, предусмотренные Положением о премировании, утвержденным приказом от ___ № ___».

Приказ. Начисление премий производится в соответствии с приказом руководителя. Традиционно многие работодатели применяют форму № Т-11 или Т-11а (формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Однако с 1 января 2013 года применять унифицированные формы не обязательно (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому приказ (распоряжение) о начислении премий может составляться в произвольной форме. Образец приказа о выплате премий в произвольной форме смотрите ниже.

Образец 1 Приказ о выплате премии

Мотивация работников: документооборот и налогообложение

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Налог на прибыль. Премии за производственные результаты относятся к расходам на оплату труда на основании пункта 2 статьи 255 НК РФ. Значит, на них можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль при общем режиме. При этом имейте в виду, что расходы учитываются, если премии предусмотрены трудовыми или коллективными договорами или положением о премировании, на которое есть ссылка в трудовом или коллективном договоре (абз. 1 ст. 255 НК РФ).

Кроме того, выплаченные премии работникам входят в состав расходов на оплату труда при УСН с объектом доходы минус расходы и ЕСХН (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и подп. 6 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

Страховые взносы. Премии выплачивают в рамках трудовых отношений, поэтому на их сумму нужно начислить страховые взносы во внебюджетные фонды и в ФСС на случай травматизма (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

НДФЛ. Соответственно при выплате премий следует удержать и перечислить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 210 и подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). Сумму премии необходимо включить в налоговую базу по НДФЛ того месяца, в котором она была выплачена работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Третий способ — поощрение за высокую дисциплину труда и прочие достижения

  Удержать налог надо при фактической выплате вознаграждения (п. 4 ст. 226 НК РФ)

Некоторые работодатели, кроме премий за производственные результаты, вводят дополнительные премии — за дисциплинарные показатели, такие как отсутствие опозданий, отказ от курения во время рабочего дня и т. п. Такая возможность предусмотрена законодательством (ст. 191 ТК РФ). Данные вознаграждения поощряют работников, неукоснительно соблюдающих установленные правила внутреннего трудового распорядка, и, следовательно, мотивируют к этому остальных.

  При установлении поощрительных выплат следует помнить, что не всегда соблюдение трудовой дисциплины можно приравнять к эффективной работе

Документальное оформление

Оформление премии за трудовую дисциплину будет таким же, как и в случае премий за производственные результаты:

- порядок выплаты следует указать в специальном положении о премировании;
- возможность выплаты — в трудовом договоре;
- факт начислений премий сопроводить приказом или распоряжением руководителя.

Налоговый учет. Премии за трудовую дисциплину относятся к расходам на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Соответственно их можно учесть при общем режиме, УСН с объектом доходы минус расходы и ЕСХН.

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. Премии за трудовую дисциплину, выплачиваемые за результаты, относящиеся к производственной деятельности компании, облагаются страховыми взносами, взносами на травматизм и НДФЛ (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ, п. 1 ст. 210 и подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Стимулирующий характер премий нужно подтвердить положением о премировании. То есть в документе должно быть указано, что премии выплачиваются за результаты, относящиеся к производственной деятельности компании.

Четвертый способ — введение соцпакета

  Выбирая работодателей, при прочих равных условиях соискатель наверняка отдаст предпочтение организации с соцпакетом. Недостатком этого способа мотивации можно назвать дополнительные траты компании, но они, вероятнее всего, окупятся

Некоторые работодатели, заботящиеся о своих работниках и желающие повысить свой статус на рынке труда, вводят для них так называемый соцпакет. Как правило, в соцпакет включают бесплатное питание и медицинскую страховку.

Документальное оформление бесплатного питания

Организовать бесплатное питание можно разными способами. Некоторые работодатели открывают свою столовую, другие заказывают обеды в офис и т.д.

Трудовой и коллективный договоры. Расходы на бесплатное или льготное питание работников не учитываются в целях налогообложения прибыли, за исключением случаев, когда оплата питания предусмотрена трудовыми или коллективными договорами (п. 25 ст. 270 НК РФ).

  Поэтому, если вы хотите учесть стоимость питания в расходах, уменьшающих налоговую базу, внесите соответствующие условия в трудовые или коллективный договоры

Учет стоимости питания. Даже если для вас учет расходов не важен (например, у вас УСН с объектом доходы), вам необходимо организовать персонифицированный учет питания.То есть ежемесячно вычислять и подтверждать документами стоимость питания, предоставленного каждому работнику. Это важно, так как стоимость питания включается в доход работника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами. Для этого можно:

- оформлять специальные ведомости. В них работники будут расписываться, подтверждая факт получения питания (см. образец 2). Этот вариант удобен, если работники обедают в столовой, принадлежащей работодателю, либо если комплексные обеды доставляются сторонней организацией;
- ввести талоны на питание. Например, каждому работнику выдается столько талонов, сколько рабочих дней в соответствующем месяце. Каждый талон эквивалентен средней стоимости обеда, например 200 руб. В конце месяца в доход работника включается сумма, исчисленная путем умножения 200 руб. на количество использованных талонов (если работник отсутствовал на работе несколько дней или не ходил обедать, он имеет право вернуть лишние талоны).

Могут выдаваться талоны и на определенную сумму, например на 150 руб., которую работодатель в дальнейшем заплатит компании, предоставляющей питание.

Если выбранные работником блюда превысят по стоимости указанную сумму, то разницу работник доплачивает сам.

Образцы ведомости на выдачу талонов и самого талона даны ниже (см. образцы 3 и 4).

Образец 2 Фрагмент ведомости на получение работниками питания за месяц

Мотивация работников: документооборот и налогообложение

Образец 3 Фрагмент ведомости на выдачу работникам талонов на питание

Мотивация работников: документооборот и налогообложение

Образец 4 Талон на получение питания в столовой

Мотивация работников: документооборот и налогообложение

Бесплатное питание: налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

  Работодатель — налоговый агент обязан ежемесячно удерживать из доходов работников, полученных как в денежной, так и в натуральной форме, соответствующую сумму НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ)

Налог на прибыль. Как уже было сказано, стоимость предоставленного работникам питания можно отнести к расходам на оплату труда, если питание предусмотрено трудовыми или коллективными договорами.

Страховые взносы, взносы на травматизм. На стоимость питания нужно начислить страховые взносы во внебюджетные фонды и в ФСС РФ на страхование на случай травматизма (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

НДФЛ. Стоимость бесплатного питания — доход в натуральной форме для работников. НДФЛ с доходов, выданных в натуральной форме, удерживают из любых денежных вознаграждений, выплачиваемых сотруднику. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% от суммы вознаграждения (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить НДФЛ в бюджет организация должна не позднее дня, следующего за датой фактического удержания налога (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Документальное оформление медстраховки

Договор с медицинской организацией. Для оформления медицинской страховки понадобится подписать договор со страховой организацией, имеющей соответствующую лицензию.

Рекомендуем заключить договор на срок не менее одного года. В этом случае вы сможете учесть расходы при налогообложении прибыли.

Трудовые договоры с работниками. Также условие о предоставлении работникам медицинской страховки советуем добавить в трудовые договоры. Для учета расходов данное требование не является обязательным. Однако дополнительное условие в трудовом договоре может быть важно для работников. Условие о медстраховке подтвердит серьезность намерений работодателя. То есть вы как работодатель не сможете просто так передумать и отказать работникам в получении дополнительного бонуса. Для этого придется вносить изменения в трудовые договоры.

Медстраховка: налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Платежи работодателей по договорам добровольного медицинского страхования, заключенным в пользу работников, относятся к расходам на оплату труда (п. 16 ст. 255 НК РФ). При этом должны быть выполнены следующие условия:

  Подробнее о нюансах учета и налогообложения затрат на ДМС читайте в статье «Добровольное медицинское страхование работников» // Зарплата, 2011, № 6

- договор предусматривает оплату страховой компанией медицинских расходов застрахованных работников;
- страховая организация имеет лицензию на ведение страховой деятельности в РФ, выданную в соответствии с законодательством РФ;
- договор страхования заключен на срок не менее одного года.

Мотивация работников: документооборот и налогообложениеРасходы на ДМС являются нормируемыми. Их можно учесть в размере, не превышающем 6% от величины прочих расходов на оплату труда (абз. 9 п. 16 ст. 255 НК РФ). Базу для исчисления предельной суммы таких расходов определяют нарастающим итогом с начала налогового периода с даты вступления в силу договора страхования (п. 3 ст. 318 НК РФ).

Страховые взносы и взносы на травматизм. Страховые взносы во внебюджетные фонды и на случай травматизма на сумму платежей по договорам добровольного медицинского страхования начислять не нужно, если такой договор заключен на срок не менее одного года (подп. 5 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и подп. 5 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

  О других способах мотивации работников читайте в ближайших номерах журнала «Зарплата»

НДФЛ. Согласно пункту 3 статьи 213 НК РФ удерживать НДФЛ из доходов работников, в чью пользу приобретены медицинские страховки, не нужно. При этом нет никаких ограничений ни по размеру таких взносов, ни по месту оказания медицинской помощи — в России или за рубежом.

Мотивация работников: документооборот и налогообложениеЕсли договор ДМС заключен на срок менее года, суммы платежей (взносов) по нему будут облагаться страховыми взносами, включая взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а НДФЛ — нет. Сумма взносов не будет учитываться в целях налогообложения прибыли.

Если НДФЛ удержать невозможно

Если компания не может удержать НДФЛ с доходов в натуральной форме, например, если сотрудник уволился или сумма НДФЛ слишком велика для того, чтобы удержать ее до конца года, компания до 1 февраля следующего года обязана сообщить об этом в ИФНС и самому налогоплательщику (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сообщение о невозможности удержать налог и неудержанной сумме НДФЛ представляется по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@, а Порядок представления в налоговые органы указанного сообщения утвержден приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@.

Организация оплачивает обеды своим сотрудникам и удерживает НДФЛ с дохода, полученного ими в натуральной форме. Какой процент от суммы выплат не может превышать удерживаемая сумма НДФЛ? 25% суммы выплат 50% суммы выплат 20% суммы выплат Стоимость питания работников, оплаченная работодателем, - это доход работника, полученный в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). НДФЛ с доходов, выданных в натуральной форме, удерживают из любых денежных вознаграждений, выплачиваемых сотруднику. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% от суммы вознаграждения (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Перечислить НДФЛ в бюджет организация должна не позднее дня, следующего за датой фактического удержания налога (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль