Отзываем сотрудника из отпуска: пошаговая инструкция

648
Компания вынуждена прервать отдых работника. Какие документы должны быть оформлены работодателем? Нужно ли пересчитывать суммы отпускных и страховых взносов, а также корректировать сумму удержанного НДФЛ? Как правильно все сделать, чтобы не иметь претензий со стороны проверяющих? Ответы — в статье.

Чтобы отозвать работника из отпуска, понадобится оформить ряд документов и внести коррективы в имеющиеся. Прежде всего нужно составить служебную записку, в которой обосновать служебную необходимость вызова сотрудника из отпуска.

Шаг первый. Оформляем служебную записку

Служебную записку оформляет начальник подразделения, где трудится работник. В ней он указывает причину, по которой работника следует отозвать из отпуска.

Документ подается руководителю организации, который, ознакомившись с ней, пишет на ней резолюцию (свое согласие или отказ), ставит дату и подпись. Форма служебной записки произвольная.

Добавим лишь, что некоторых сотрудников запрещено отзывать из отпуска (даже если они согласны). Это сотрудники младше 18 лет, беременные женщины и работники, занятые во вредных или опасных условиях труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

Пример 1

В ЗАО «Салют» заболела старший продавец И.К. Федотова. Сотрудница, которая могла бы заменить отсутствующую работницу, — продавец А.С. Галкина находится в очередном ежегодном оплачиваемом отпуске с 26 августа 2013 года. Отпуск ей предоставлен на 14 календарных дней. Заведующей магазином С.И. Козловой необходимо получить согласие руководителя компании на отзыв А.С. Галкиной из отпуска. Какой документ ей нужно оформить?

Решение

Чтобы получить согласие генерального директора ЗАО «Салют» на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска, заведующей магазином С.И. Козловой необходимо:

— составить служебную записку, в которой мотивировать необходимость вызова сотрудницы на работу;

— передать эту записку директору на подпись.

Образец документа с резолюцией руководителя о согласии на отзыв сотрудницы приведен ниже.

Образец 1 Служебная записка об отзыве из отпуска

Отзываем сотрудника из отпуска: пошаговая инструкция

Шаг второй. Обращаемся к работнику и получаем письменное согласие

Если руководитель не против отозвать работника из отпуска, понадобится оформить письменное обращение к работнику.

Согласно статье 125 Трудового кодекса работодатель должен в этом документе:

- объяснить сотруднику причину и дату отзыва;
- предложить варианты предоставления неиспользованной части отпуска;
- уведомить о праве работника отказаться от выхода из отпуска;
- в случае согласия работника на отзыв из отпуска предложить ему варианты использования неотгулянной части отпуска (так, отпуск может быть предоставлен в удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединен к отпуску на следующий год), а также варианты возврата излишне полученных отпускных (переплаченную сумму можно внести в кассу организации или зачесть ее в счет выплаты заработной платы).

Отметим, что законодательство не обязывает работодателя оформлять письменное обращение. Можно просто позвонить сотруднику по телефону и сообщить о возникших трудностях.

Однако советуем все же составить обращение на бумаге, будет меньше вопросов у проверяющих. К тому же в нижней части документа работник, получивший его, может указать свое письменное согласие или отказ.

В этом случае вам не придется составлять дополнительных бумаг. Как правило, обращение подписывает руководитель организации. Форма обращения произвольная.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Руководитель не возражает на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска. Заведующая магазином С.И. Козлова позвонила сотруднице и попросила ее прервать отпуск с 30 августа. А.С. Галкина согласилась выйти на работу.

Как составить письменное предложение об отзыве сотрудницы из отпуска?

Решение

 Письменное предложение можно составить так, как показано в образце 2. Свое согласие на отзыв из отпуска А.С. Галкина выразила, сделав соответствующую запись в нижней части документа.

Если же работник не желает идти навстречу работодателю, требовать от него прекращения отпуска нельзя. Также недопустимо применять к нему какие-либо штрафные санкции (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Образец 2 Предложение работодателя прервать отпуск и согласие работника на отзыв из отпуска

Отзываем сотрудника из отпуска: пошаговая инструкция

Шаг третий. Оформляем приказ об отзыве из отпуска

Как только согласие работника получено, можно приступить к следующему этапу — оформить приказ об отзыве его из отпуска. Так как унифицированной формы такого приказа нет, составить его можно в произвольной форме.

Пример 3

Воспользуемся условиями примера 2. Письменное согласие А.С. Галкиной на досрочный выход из отпуска получено.

Как составить приказ об отзыве работницы из отпуска?

Решение

Приказ можно составить так, как показано в образце 3.

Образец 3 Приказ об отзыве из отпуска

Отзываем сотрудника из отпуска: пошаговая инструкция

Шаг четвертый. Вносим изменения в график отпусков и личную карточку работника

  С 2013 года компания вправе использовать как унифицированные формы документов, так и разработанные самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

График отпусков. Сразу после подписания приказа об отзыве из отпуска внесите изменения в график отпусков. Напомним, что график отпусков (форма № Т-7) утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В графике укажите:

- в графе 8 «Основание перенесения отпуска» — реквизиты приказа, на основании которого переносится отпуск;
- графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату предполагаемого отпуска;
- графе 10 «Примечание» — сведения об отзыве сотрудника из отпуска.

Пример 4

Воспользуемся условиями примера 3. Приказ об отзыве работницы из отпуска издан.

Как внести изменения в график отпусков?

Решение

Изменения в график отпусков нужно внести так, как показано в образце 4.

Образец 4 Заполнение графика отпусков

Отзываем сотрудника из отпуска: пошаговая инструкция

Личная карточка. Далее внесите информацию об отзыве из отпуска в личную карточку работника — форму № Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

В разделе VIII «Отпуск» личной карточки укажите:

- вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск);
- период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год);
- количество календарных дней отпуска;
- даты его начала и окончания;
- основание предоставления и т. д.

Если же дата окончания отпуска изменилась, нужно внести исправления в личную карточку:

- в графах 4 и 6 зачеркните неверные даты и количество дней одной чертой и впишите верную информацию;
- в графе 7 запишите реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.

В личной карточке работника (форма № Т-2) нужно указать количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы в последующем правильно подсчитать неиспользованные дни отпуска.

Пример 5

Воспользуемся условиями примера 4. Изменения в график отпусков внесены.

Как внести исправления в личную карточку работницы?

Решение

В личной карточке А.С. Галкиной нужно внести исправления так, как показано в образце 5.

Образец 5 Фрагмент личной карточки А.С. Галкиной

Отзываем сотрудника из отпуска: пошаговая инструкция

Шаг пятый. Пересчитываем отпускные, корректируем налоги и страховые взносы

Сумма начисленных и выплаченных отпускных включается в расходы по налогу на прибыль. Также она облагается НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому при корректировке отпускных придется пересчитывать и эти налоги и взносы.

Пересчет отпускных

Отпускные должны быть выплачены сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Работнику начисляются суммы пропорционально количеству дней предоставленного отпуска. Если работника отзывают из отпуска досрочно, количество фактически использованных им дней отпуска оказывается меньше количества дней, оплаченных заранее. Суммы, которые приходятся на неиспользованные дни отпуска, признаются переплатой.

Суммы переплаты оставить работнику в расчете на то, что позднее он использует соответствующие дни отпуска, нельзя. Во-первых, никто не знает, когда работник их сможет догулять. Во-вторых, на оставшуюся часть отпуска будет отдельный приказ, а значит, и отпускные будут исчислены заново, причем из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ).

В бухгалтерском учете излишне начисленные отпускные сторнируются, проводка делается в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска.

Излишне выплаченную сумму отпускных удерживать из заработной платы работника или требовать внести в кассу нельзя. Случаи, когда подобные действия допускаются, строго ограниченны в статье 137 ТК РФ. Бухгалтер должен зачесть сумму переплаченных отпускных в счет будущей заработной платы работника. То есть зарплату за месяц, в котором сотрудника вызвали из отпуска, он получит за минусом суммы излишне выплаченных отпускных. Порядок зачета неиспользованных отпускных советуем прописать в предложении об отзыве из отпуска (образец 2). Соответствующее условие нужно указать и в приказе на отзыв работника из отпуска (образец 3).

Пересчет НДФЛ

Фактически суммы излишне выплаченных отпускных не удерживаются, а засчитываются в счет будущей заработной платы.

Поскольку эти суммы остаются у работника, возврат НДФЛ, исчисленного и удержанного при выплате ему отпускных сумм, не производится.

В то же время сумма НДФЛ, относящаяся к излишне начисленным отпускным, учитывается при исчислении налога с суммы заработной платы, приходящейся на отработанные после отзыва из отпуска дни.

На практике это происходит автоматически за счет того, что налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ). При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года.

Пример 4

Продавцу А.С. Галкиной, работающей в ЗАО «Салют», был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 августа 2013 года на 14 календарных дней. Однако отпуск был прерван с согласия А.С. Галкиной с 30 августа 2013 года.

Рассчитаем, какие коррективы нужно внести в учет, если среднедневной заработок А.С. Галкиной для оплаты отпускных составляет 1420,83 руб.

Решение

За 14 календарных дней отпуска А.С. Галкиной начислены отпускные в сумме 19 891,62 руб. (1420,83 руб. × 14 календ. дн.).

Предположим, что права на стандартные вычеты она не имеет. С суммы отпускных удержан НДФЛ в размере 2586 руб. (19 891,62 руб. × 13%).

Сумма отпускных к выплате — 17 305,62 руб. (19 891,62 руб. – 2586 руб.).

Но так как по факту А.С. Галкина отдыхала только 4 дня (с 26 по 29 августа включительно), отпускные нужно пересчитать.

За фактические дни нахождения в отпуске сумма отпускных к начислению составит 5683,32 руб. (1420,83 руб. × 4 календ. дн.). НДФЛ с отпускных равен 739 руб. (5683,32 руб. × 13%).

Излишне начисленная сумма отпускных — 14 208,3 руб. (19 891,62 руб. – 5683,32 руб.). Ее нужно сторнировать. Также в бухгалтерском учете сторнируется и относящаяся к ней сумма НДФЛ — 1847 руб. (2586 руб. – 739 руб.).

В бухучете резерв на оплату отпусков учитывается на открытом к счету 96 субсчете «Резерв на оплату отпусков» (далее — счет 96).

Бухгалтер должен сделать проводки по корректировке отпускных:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

14 208,3 руб. — скорректирована сумма отпускных в связи с отзывом А.С. Галкиной из отпуска;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

1847 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ.

Сумма излишне выплаченных отпускных 12 361,3 руб. (17 305,62 руб. – (5683,32 руб. – 739 руб.) будет удержана при следующей выплате заработной платы.

Предположим, что за сентябрь А.С. Галкиной будет начислена заработная плата в сумме 40 000 руб., из которой удержан НДФЛ 5200 руб. В бухгалтерском учете бухгалтер сделает проводки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

— 40 000 руб.— начислена заработная плата за сентябрь;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 5200 руб. — начислен НДФЛ.

Поскольку при выплате отпускных излишне удержан налог в сумме 1847 руб., фактически удерживаются только 3353 руб. (5200 руб. – 1847 руб.).

С зачетом излишне полученных А.С. Галкиной в августе отпускных выплате за август подлежит сумма 24 285,70 руб. (40 000 руб. – 3353 руб. – 12 361,3 руб.).

Пересчет страховых взносов

Страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы в ФСС РФ на случай травматизма рассчитывают по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). В базу для начисления страховых взносов включаются и суммы отпускных.

Если работник отозван из отпуска в том же месяце, в котором производилось начисление отпускных (см. пример 6), то никакие корректировки страховых взносов не требуются. В базу для начисления страховых взносов включаются только те суммы, которые относятся к фактически использованным дням отпуска.

Если же отпускные начислены в одном месяце и уже включены в базу для начисления страховых взносов, а работника отзывают из отпуска в следующем месяце, то образуется переплата страховых взносов в части, относящейся к излишне начисленным отпускным. В этом случае при перерасчете отпускных сторнируйте и суммы взносов, рассчитанных с излишне начисленных отпускных. Переплата будет учтена при перечислении страховых взносов за месяц, в котором делается перерасчет.

Обратите внимание, что страховые взносы пересчитываются за месяц, в котором сотрудника отозвали из отпуска.

Уточненных расчетов при этом сдавать не нужно. Во-первых, необходимость пересчета возникла в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска, а не в прошлых периодах. А во-вторых, имеется переплата страховых взносов, что не влечет за собой начисление пеней.

Если отпуск начался в одном месяце, а работника отозвали из отпуска уже в следующем месяце, корректировка страховых взносов производится в том месяце, в котором отпуск был прерван.

Пример 7

Воспользуемся условиями примера 6, немного изменив их. Предположим, что компания уплачивает страховые взносы на травматизм по тарифу 0,2%. 31 августа на сумму отпускных, выплаченных А.С. Галкиной (1975 года рождения), бухгалтер начислил страховые взносы:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»

— 3182,66 руб. (19 891,62 руб. × 16%) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части тудовой пенсии»

— 1193,5 руб. (19 891,62 руб. × 6%) — начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»

— 576,86 руб. (19 891,62 руб. × 2,9%) — начислены взносы на социальное страхование;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

— 1014,47 руб. (19 891,62 руб. × 5,1%) — начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— 39,78 руб. (19 891,62 руб. × 0,2%) — начислены взносы на травматизм.

Какие корректировки нужно сделать в учете по сумме страховых взносов, если А.С. Галкина отозвана из отпуска 5 сентября 2013 года?

Решение

Сумма отпускных, начисленная за фактические дни нахождения в отпуске (10 календ. дн.), составила 14 208,3 руб. (1420,83 руб. × 10 календ. дн.). Страховые взносы, которые должны быть начислены на эту сумму, составили:

— 2273,33 руб. (14 208,3 руб. × 16%) — взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

— 852,5 руб. (14 208,3 руб. × 6%) — взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

— 412,04 руб. (14 208,3 руб. × 2,9%) — взносы на социальное страхование;

— 724,62 руб. (14 208,3 руб. × 5,1%) — взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

— 28,42 руб. (14 208,3 руб. × 0,2%) — взносы на травматизм.

Суммы переплаченных страховых взносов бухгалтер должен сторнировать. 30 сентября 2013 года в учете ЗАО «Салют» будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»

909,33 руб. (3182,66 руб. × 2273,33 руб.) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части тудовой пенсии»

341 руб. (1193,5 руб. × 852,5 руб.) — начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»

164,82 руб. (576,86 руб. × 412,04 руб.) — начислены взносы на социальное страхование;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

289,85, руб. (1014,47 руб. × 724,62 руб.) — начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

11,36 руб. (39,78 руб. × 28,42 руб.) — взносы на травматизм.

Налог на прибыль

Облагаемую базу по налогу на прибыль уменьшают суммы:

- отпускных, учитываемых в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ);
- страховых взносов, начисленных на сумму отпускных, учитываемых в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- взносов на травматизм, начисленных на сумму отпускных, и учитываемых в составе прочих расходов (подп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При методе начисления суммы отпускных включаются в расходы того месяца, к которому относятся (письмо Минфина России от 23.07.2012 № 03-03-06/1/356). Другими словами, если отпуск начался в августе, а закончился в сентябре, то отпускные за дни августа включаются в расходы августа, а за дни сентября — в расходы сентября. Страховые взносы полностью включаются в расходы в день их начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 и п. 2 ст. 318 НК РФ).

Очевидно, что независимо от того, в каком месяце работник отозван из отпуска (в месяце начисления отпускных или в следующем), корректировка базы по налогу на прибыль в части самих отпускных происходит автоматически: сторнированные суммы исключаются из расходов соответствующего месяца.

А вот страховые взносы, отнесенные к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в месяце начисления отпускных, приходящиеся на дни неиспользованного отпуска, следует восстановить в базе и пересчитать налог.

Если компания использует кассовый метод, то суммы отпускных и начисленных взносов учитываются в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль в месяце начисления отпускных (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если работник отозван из отпуска, налоговая база должна быть скорректирована на сумму переплаты как самих отпускных, так и начисленных на нее взносов.

При корректировке сумм отпускных и страховых взносов изменения нужно вносить в том месяце, к которому относятся отпускные и страховые взносы (письмо УФНС России по г. Москве от 25.08.2008 № 20-12/079463).

На наш взгляд, уточненную декларацию по налогу на прибыль при корректировке сумм отпускных и страховых взносов подавать не нужно. Ведь изменения связаны не с ошибкой бухгалтера, а с пересчетом отпускных из-за производственной необходимости (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Работодатель отозвал сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью.
Бухгалтер пересчитал сумму отпускных за количество использованных дней отпуска. Сумма излишне выплаченных отпускных будет зачтена в счет будущей зарплаты. А как быть с НДФЛ, излишне удержанным с суммы отпускных?
Излишне удержанный с отпускных сумм НДФЛ нужно вернуть работнику Сумму излишне удержанного НДФЛ нужно сторнировать Излишне удержанный с отпускных сумм НДФЛ нужно откорректировать по итогам календарного года При отзыве сотрудника из отпуска излишне выплаченные ему отпускные не удерживаются, а засчитываются в счет будущей заработной платы.
Соответственно, нет необходимости возвращать сотруднику сумму излишне удержанного НДФЛ. Поскольку налог рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ), его зачет производится автоматически при расчете заработной платы. В бухгалтерском учете сумму излишне удержанного НДФЛ нужно сторнировать (методом красного сторно).
Проводка будет такой: ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ», при этом сумму излишне удержанного НДФЛ записать чернилами красного цвета

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль