Как учесть расходы на проезд, обучение и фитнес сотрудников

708
Работодатель принял решение оплачивать своим сотрудникам дополнительные льготы, предоставляя им социальный пакет. Как правильно такие расходы оформить и отразить в учете компании, читайте в статье.

Многие компании, помимо заработной платы, гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством, по своей инициативе предоставляют своим работникам определенный набор компенсаций и льгот социального характера.

Работодатель в зависимости от желания и финансовых возможностей компании сам устанавливает конкретный набор таких выплат. Так, сотрудникам за счет собственных средств организации могут быть оплачены: обучение, проезд к месту работы и обратно, фитнес.

Однако, прежде чем начать предоставлять различные социальные льготы, компании следует оценить не только эффективность и целесообразность таких методов поддержки своих работников, но и требуемый объем расходов и документооборота.

Обучение за счет компании

Необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд работодатель определяет сам (ч. 1 ст. 196 ТК РФ). Если работодатель заинтересован в увеличении объема знаний своих сотрудников для эффективности работы компании в целом, он может отправить работников на обучение и оплатить соответствующие расходы. Выгода здесь будет обоюдная:

  О нюансах различных видов обучения читайте в статьях «Работник на семинаре» и «Повышение квалификации сотрудников»

- сотрудник получит дополнительные знания, необходимые для выполнения трудовых функций;
- работодатель — более квалифицированного работника.

Варианты обучения могут быть различными. Так, можно направить сотрудника:

- повышать квалификацию на курсы и семинары;
- получать дополнительное среднее профессиональное или высшее образование.

В любом случае рекомендуется выбрать российское образовательное учреждение, имеющее государственную аккредитацию и лицензию, или же иностранное образовательное учреждение, у которого есть соответствующий статус.

Недостатки такого способа появляются в случае, когда обученный сотрудник решит сменить место работы, и компании придется отправлять на учебу кого-то другого. Избежать этого можно, заключив дополнительное соглашение о компенсации затрат.

Документальное оформление

Коллективный договор. Условия и порядок повышения квалификации должны быть установлены коллективным договором или соглашением, трудовым договором (дополнительным соглашением к нему или дополнительным договором) (ч. 2 ст. 196 и ч. 2 ст. 197 ТК РФ).

План обучения и приказ. Если работники обучаются за счет фирмы, то необходимо составить план или программу обучения на текущий год (образец плана обучения см. ниже). В плане надо пояснить, что обучение направлено на повышение квалификации сотрудников, то есть расходы на него связаны с основной деятельностью организации. Также нужно оформить приказ руководителя о направлении работника на обучение (письмо Минфина России от 16.05.2002 № 04-04-06/88).

Дополнительные документы:

- договор с образовательным учреждением, который заключен от имени компании (абз. 16 п. 7 Типового положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.06.95 № 610 (далее — Типовое положение)), с приложением к нему учебной программы образовательного учреждения (с указанием количества часов посещения);
- копия лицензии на ведение образовательной деятельности (для российского учреждения) или подтверждения соответствующего статуса (для иностранного учреждения);
- копия документа, подтверждающего факт обучения работника (диплом, аттестат, удостоверение и т. п.);
- акт об оказании образовательных услуг с указанием периода обучения, наименования программы обучения и его стоимости в рублях. При долгосрочном обучении акт следует составлять отдельно за каждый отчетный период, то есть один раз в квартал, а расходы на оплату образовательных услуг включать в состав затрат ежеквартально.

Образец 1 План обучения (фрагмент)

Как учесть расходы на проезд, обучение и фитнес сотрудников

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Налог на прибыль. Расходы на обучение работников учитываются при общем режиме (только в том случае, когда заказчиком образовательных услуг является работодатель, а не работник) (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ), при упрощенной системе (подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и при ЕСХН (подп. 26 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

Если работники посещают семинары, надо помнить, что к расходам на обучение относится только стоимость учебного, а не консультационного семинара

Правда, при всех режимах налогообложения для отражения расходов необходимо выполнение условий, указанных в пункте 3 статьи 264 НК РФ. В частности, у организации должны быть все перечисленные выше документы, у образовательного учреждения, в свою очередь, должны быть лицензия или статус, а программа обучения связана с профессиональными обязанностями работника (письмо Минфина России от 08.06.2012 № 03-03-06/1/297).

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. Если обучение проводилось в интересах работодателя, то страховые взносы во внебюджетные фонды и на страхование на случай травматизма начислять не нужно (подп. «е» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ, и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, далее — Закон № 125-ФЗ). По этой же причине не нужно удерживать и НДФЛ (п. 21 ст. 217 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

В бухгалтерском учете расходы на повышение квалификации сотрудников отражают проводками:

ДЕБЕТ 60-2 КРЕДИТ 51

— перечислена предоплата за повышение квалификации сотрудника;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 60-1

— плата за обучение отражена в составе расходов на повышение квалификации сотрудника;

ДЕБЕТ 60-1 КРЕДИТ 60-2

— зачтена сумма выданного аванса;

ДЕБЕТ 90-2 КРЕДИТ 20, (25, 26, 44)

— стоимость обучения работника отнесена на себестоимость.

Оплата проезда работников к месту деятельности и обратно

Работодатель может взять на себя расходы своих сотрудников на проезд к месту работы и обратно (например, компенсировать им стоимость проезда). Выплату компенсации можно организовать следующим образом.

Вариант первый. По истечении месяца работник предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы на проезд к месту деятельности и обратно (проездные билеты), после чего ему выплачивают компенсацию, равную сумме расходов. Как правило, в этом случае организация устанавливает верхний предел компенсации (например, компенсация на проезд выплачивается в сумме фактических расходов, но не более 4000 руб.).

Вариант второй. Можно выплачивать компенсацию в фиксированном размере, установленном работодателем произвольно на основании средних расходов на проезд (например, 5000 руб. в месяц). В этом случае компенсация будет частью зарплаты, поэтому проездные документы не понадобятся. Оплачивать проезд работников можно и иными способами, например приобрести специальный автобус, чтобы развозить работников, или проездные билеты для всех сотрудников.

Документальное оформление

Трудовой договор. Если компания хочет выплачивать работникам компенсацию за проезд, то надо добавить в трудовые договоры соответствующее условие. Это позволит включить выплаченные компенсации в расходы, уменьшающие налоговую базу (п. 25 ст. 255 НК РФ). А в трудовом договоре указать, в каком размере будет выплачиваться компенсация:

- фиксированном;
- в соответствии с произведенными расходами.

Приказ. На выплату компенсаций оформляется приказ или распоряжение (в произвольной форме). Образец приведен ниже.

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Налог на прибыль. Компенсации, выплаченные работникам по собственной инициативе работодателя, относятся к расходам на оплату труда. Но лишь в случае, когда они предусмотрены трудовыми договорами (п. 25 ст. 255 и п. 26 ст. 270 НК РФ).

  Если выплата компенсации
за проезд не указана в трудовом или коллективном договоре, то ее нельзя учесть в расходах

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. На сумму компенсаций необходимо начислять страховые взносы во внебюджетные фонды и в ФСС РФ на случай травматизма (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Также следует удерживать НДФЛ (п. 1 ст. 210 и подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Образец 2 Приказ о выплате компенсации

Как учесть расходы на проезд, обучение и фитнес сотрудников

Бухгалтерские проводки

Выплату компенсации расходов на проезд отражают так:

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 73 субсчет «Компенсация транспортных расходов»

— начислена компенсация расходов на проезд;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»

— начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»

— начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»

— начислены взносы на социальное страхование;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— начислены взносы на травматизм;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Компенсация транспортных расходов» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— с суммы компенсации расходов на проезд удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Компенсация транспортных расходов» КРЕДИТ 50 (51)

— выплачена (перечислена) компенсация расходов на проезд;

ДЕБЕТ 90-2 КРЕДИТ 20 (25, 26, 44)

— компенсация проезда отнесена на себестоимость.

Бесплатный фитнес и оплата отдыха

  Спорт — это путь к здоровью, поэтому все больше работодателей задумывается, а не отправить ли сотрудников на фитнес, чтобы повысить их работоспособность и снизить количество больничных листов

Многие работодатели идут дальше, не ограничиваясь только тем, что может быть полезно исключительно для организации рабочего процесса, и предоставляют дополнительные бонусы своим сотрудникам, причем не связанные с выполнением их должностных обязанностей. Одни работодатели приобретают для работников клубные карты в фитнес-клуб, другие — абонементы в плавательный бассейн, третьи — санаторно-курортные и туристические путевки и т. п.

Документальное оформление

Трудовой договор. Все дополнительные социальные гарантии для работников, предоставляемые организацией, стоит указывать в трудовых договорах либо в дополнительных соглашениях к ним, чтобы подтвердить серьезность намерений работодателя. Другими словами, соответствующие положения, включенные в трудовой договор (дополнительное соглашение), будут своего рода страховкой для работника от того, что работодатель может передумать и отказаться от обещаний, даваемых работнику при приеме на работу. Но на порядок налогообложения соответствующих расходов это никак не повлияет.

Приказ и ведомости. При покупке клубных карт, путевок на лечение, абонементов в бассейн составляется соответствующий приказ руководителя, в котором указываются только те лица, которые получат эти бонусы.

Также необходима ведомость, в которой работники должны будут расписываться за получение указанных льгот. Это важно, так как тогда стоимость клубных карт, путевок, абонемента и прочего можно будет включить в доход работников, облагаемый НДФЛ (подробнее об этом поговорим чуть позже). Образец ведомости представлен ниже.

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Налог на прибыль. Покупка карт в фитнес-клуб, абонементов в бассейн или оплата путевок — все это приятно для работника и делается работодателем с целью повышения мотивации. Однако доказать налоговым органам экономическую обоснованность подобных расходов будет практически невозможно. В соответствии с пунктом 29 статьи 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль расходы на посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, на оплату товаров для личного (индивидуального) потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в их пользу. Это связано с тем, что одно из условий, обозначенное в пункте 1 статьи 252 НК РФ, не выполняется.

Образец 3 Фрагмент ведомости на выдачу клубных карт

Как учесть расходы на проезд, обучение и фитнес сотрудников

Напомним, что для признания затрат работодателя расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы затраты были экономически обоснованны, а именно непосредственно связаны с деятельностью организации, направленной на получение ею дохода. Наличие или отсутствие пунктов, содержащих соответствующие положения в трудовых и (или) коллективных договорах, в данном случае не имеет значения.

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. На стоимость всех предоставленных работникам бонусов нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Кроме того, у сотрудников возникает доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ (подп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Исключение составляет стоимость путевок на лечение и отдых в санаторно-курортные и оздоровительные организации на территории РФ (за исключением туристических). Суммы оплаты или компенсации стоимости таких путевок освобождены от обложения НДФЛ (п. 9 ст. 217 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

Существует несколько вариантов оплаты работникам занятий спортом:

- работодатель оплачивает спортивные занятия работников в спортзале;
- приобретает абонементы со скидкой и затем продает их своим сотрудникам;
- переводит деньги в профсоюзный орган, который выдает фитнес-карты работникам;
- работник сам приобретает абонемент, организация возмещает ему понесенные затраты.

От выбранного компанией варианта оплаты спортивных карт будет зависеть бухгалтерский учет приобретаемых абонементов.Рассмотрим вариант, когда у сотрудника удерживается стоимость абонемента из зарплаты. В этом случае проводки будут такими:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

— оплачены абонементы в фитнес-центр для работников, подписан договор со спортивным заведением, получены платежные документы;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 60

— фитнес-клуб выдал абонементы, учтены фитнес-карты на основании документов, выданных фитнес-центром, абонементы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

— клубные карты выданы сотрудникам, их стоимость удержана из зарплаты (получено заявление сотрудника с его под-писью, сотрудник расписался в ведомости о получении спортивной карты).

Какие расходы компании, предоставленные работникам в рамках соцпакета, не требуют начисления страховых взносов во внебюджетные фонды? Расходы на обучение сотрудников, произведенные в интересах работодателя Расходы на оплату проезда работника к месту деятельности и обратно Расходы на оплату туристических путевок и бесплатный фитнес Если обучение проводилось в интересах работодателя, то страховые взносы во внебюджетные фонды и на страхование на случай травматизма начислять не нужно (подп. «е» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ)

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль