Работник просит заменить часть отпуска компенсацией

491
По письменному заявлению сотрудника работодатель может заменить часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией. Рассмотрим, кто может претендовать на такую компенсацию, как ее оформить и рассчитать.

Работник может заменить денежной компенсацией часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Для этого он должен обратиться к работодателю с письменным заявлением (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Заменить сотруднику часть отпуска денежной компенсацией или нет, решает работодатель. Это его право, а не обязанность (письмо Минтруда России от 25.04.2002 № 966-10). Он может отказать работнику, не объясняя причину.

Ежегодные оплачиваемые отпуска суммируются и могут быть перенесены на следующий рабочий год. Если сотрудник не использовал отпуск в течение двух лет или более, заменить компенсацией можно только ту часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ч. 2 ст. 126 ТК РФ), или любое количество дней из этой части.

Кому нельзя заменить часть отпуска денежной компенсацией

Работодатель не вправе заменить денежной компенсацией часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков:

- работникам, которые имеют право только на ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ч. 1 ст. 126 ТК РФ);
- беременным женщинам (ч. 3 ст. 126 ТК РФ);
- работникам в возрасте до 18 лет, которым положен отпуск продолжительностью 31 календарный день (ч. 3 ст. 126 и ст. 267 ТК РФ);
- сотрудникам таможенных органов (п. 2 ст. 35 Федерального закона от 21.07.97 № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации»);
- сотрудникам органов наркоконтроля (п. 105 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 05.06.2003 № 613);
- сотрудникам органов внутренних дел (ч. 3 ст. 45 Положения, утвержденного постановлением Верховного Совета РФ от 23.12.92 № 4202-1).

Можно ли заменить компенсацией учебный отпуск

Трудовой кодекс позволяет заменить денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 126 и 127 ТК РФ). Учебный отпуск не имеет отношения к ежегодным оплачиваемым отпускам, а считается дополнительным целевым отпуском, связанным с обучением (ст. 173—176 ТК РФ). Поэтому компания не вправе заменить работнику учебный отпуск денежной компенсацией (письмо УФНС России по г. Москве от 27.12.2006 № 20-12/115069).

Может ли сотрудник рассчитывать на замену части отпуска денежной компенсацией, если у него накопились неиспользованные дни отпуска за несколько рабочих лет?

Пример 1

Д.И. Кораблев трудится в компании с 1 октября 2011 года. Он имеет право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. В первый рабочий год (01.10.2011—30.09.2012) он использовал 14 календарных дней отпуска, а во второй рабочий год (01.10.2012—30.09.2013) — 7 календарных дней. За 2 рабочих года из 56 календарных дней (28 календ. дн. + 28 календ. дн.) он использовал только 21 день. Неиспользованными у него остались 35 календарных дней. Может ли сотрудник заменить 7 календарных дней отпуска (35 календ. дн. – 28 календ. дн.) денежной компенсацией?

Решение

Поскольку продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Д.И. Кораблева составляет 28 календарных дней, право на замену части отпуска денежной компенсацией он не имеет.

Рассчитывать на замену части отпуска денежной компенсацией могут только те сотрудники, которые имеют право:

- на дополнительный оплачиваемый отпуск;
- удлиненный отпуск.

Работник просит заменить компенсацией дополнительный оплачиваемый отпуск

Рассмотрим ситуацию, когда работник обратился к работодателю с заявлением о замене части дополнительного отпуска денежной компенсацией, а работодатель решил ее предоставить.

Кому законодательство гарантирует дополнительный отпуск

Категории сотрудников, которым работодатель обязан предоставлять дополнительный оплачиваемый отпуск, перечислены в части 1 статьи 116 ТК РФ. К ним, в частности, относятся работники:

- имеющие особый характер работы (ст. 118 ТК РФ);
- с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
- работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ);
- направляемые на работу в представительства РФ за границей (ст. 339 ТК РФ);
- спортсмены и тренеры (ст. 348.10 ТК РФ);
- медицинские работники (ст. 350 ТК РФ);
- работники, которым такой отпуск гарантирован федеральными законами (ч. 1 ст. 116 ТК РФ);
- работники, занятые во вредных и опасных условиях труда (ст. 117 ТК РФ).

На последней категории работников остановимся подробнее.

Можно ли заменить компенсацией дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда

Дополнительный отпуск полагается работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а именно (ч. 1 ст. 117 ТК РФ и абз. 2 п. 1 постановления Правительства РФ от 20.11.2008 № 870):

- на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах;
- в зонах радиоактивного заражения;
- на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов.

  Как перевести рабочие дни дополнительного отпуска за работу в особых условиях труда в календарные, читайте в статье «На сколько дней предоставить дополнительный отпуск»

Обратите внимание: дополнительный отпуск работодатель должен предоставлять всем работникам, занятым во вредных условиях труда, включая тех, чьи профессии, должности или выполняемая работа не предусмотрены Списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, но вредные условия труда подтверждены результатами аттестации рабочих мест (Определение Конституционного суда РФ от 07.02.2013 № 135-О).

Работодатель не вправе заменить денежной компенсацией ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).

Если дополнительный отпуск установил работодатель

Часть 2 статьи 116 ТК РФ предусматривает, что работодатель может самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, прописав порядок и условия их предоставления в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Имея право на такой отпуск, сотрудник также может рассчитывать на замену его денежной компенсацией.

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).

Покажем на примере, сколько дней дополнительных отпусков работник может заменить денежной компенсацией.

Пример 1

Н.П. Гудков работает старшим поездным диспетчером метрополитена с 10 октября 2011 года. За каждый рабочий год он имеет право на 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска и 7 календарных дней дополнительного оплачиваемого отпуска (за особые условия труда). Согласно коллективному договору он еще имеет право на дополнительный отпуск, предоставляемый работодателем, продолжительностью 2 календарных дня за каждый рабочий год.

В первый рабочий год (10.10.2011—09.10.2012) он использовал 21 календарный день отпуска, а во второй рабочий год (10.10.2012—09.10.2013) — 14 календарных дней.

Сколько дней отпуска Н.П. Гудков может заменить компенсацией?

Решение

За 2 рабочих года сотрудник заработал право на 74 календарных дня отпуска, из которых:

— 56 календарных дней — ежегодный оплачиваемый отпуск (28 календ. дн. + 28 календ. дн.);

— 14 календарных дней — дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в особых условиях труда;

— 4 календарных дня — дополнительный оплачиваемый отпуск в соответствии с коллективным договором.

За 2 года работы в компании Н.П. Гудков использовал 35 календарных дней (21 календ. дн. + 14 календ. дн.) ежегодного отпуска.

Согласно части 2 статьи 126 Трудового кодекса в каждом рабочем году он может заменить денежной компенсацией только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, но не в части дней дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого в связи с работой в особых условиях труда. В данном случае компенсировать можно только 4 календарных дня (74 календ. дн. – 56 календ. дн. – 14 календ. дн.) — 2 календарных дня за первый рабочий год и 2 календарных дня за второй рабочий год.

Кому положен удлиненный отпуск

Удлиненным считается ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (ст. 334 ТК РФ).

Удлиненный отпуск работодатель обязан предоставлять:

- педагогическим работникам. Его продолжительность установлена постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 724;
- работникам, которым такой отпуск гарантирован федеральными законами (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). Например, работающим инвалидам (независимо от группы инвалидности) — статьей 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации».

Пример 3

О.Г. Катушкина (инвалид III группы) трудится в компании швеей-мотористкой с 1 ноября 2010 года. За каждый рабочий год она имеет право на 30 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. В первый рабочий год (01.11.2010—31.10.2011) она использовала 21 календарный день отпуска, во второй рабочий год (01.11.2011—31.10.2012) — 14 календарных дней, а в третий (01.11.2012—31.10.2013) — 18 календарных дней.

Сколько дней отпуска сотрудница может заменить денежной компенсацией?

Решение

За 3 рабочих года О.Г. Катушкина заработала право на 90 календарных дней удлиненного отпуска. За 3 года работы в компании она использовала 53 календарных дня отпуска (21 календ. дн. + 14 календ. дн. + 18 календ. дн.).

Согласно части 2 статьи 126 ТК РФ в каждом рабочем году она может заменить денежной компенсацией только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. То есть О.Г. Катушкина денежной компенсацией вправе заменить 6 календарных дней [90 календ. дн. – (28 календ. дн. × 3 года)] — по 2 календарных дня за каждый рабочий год.

Когда работник может обратиться за компенсацией

Поскольку право на дополнительный и удлиненный отпуска возникает у работника после трудоустройства по истечении шести месяцев непрерывной работы (ч. 2 ст. 122 ТК РФ), получить денежную компенсацию за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, он также может через шесть месяцев после начала работы в компании.

Причем заменить часть отпуска компенсацией он может независимо от того, использовал он первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск или нет. Компенсировать можно только то количество дней дополнительного или удлиненного отпуска, которые сотрудник заработал на момент обращения за компенсацией (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Пример 4

Г.Н. Краскина трудится в компании художником-оформителем с 22 апреля 2013 года. За ненормированный рабочий день она в соответствии с коллективным договором, принятым в компании, имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 7 календарных дней за каждый рабочий год. 1 ноября 2013 года работница обратилась к работодателю с заявлением о замене части отпуска денежной компенсацией. За сколько дней отпуска ей может быть выплачена компенсация?

Решение

На момент обращения за компенсацией Г.Н. Краскина отработала в компании 6 месяцев 9 дней. Излишки, составляющие менее половины месяца, не учитываем. Это следует из пункта 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169.

За это время она заработала право на 3,5 календарного дня дополнительного оплачиваемого отпуска (7 календ. дн : 12 мес. × 6 мес.).

Следовательно, Г.Н. Краскина может обратиться к работодателю с заявлением о выплате компенсации за 3,5 календарного дня дополнительного отпуска.

Как документально оформить денежную компенсацию

Чтобы заменить работнику часть отпуска компенсацией:

- работник должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением;
- работодатель издать приказ;
- кадровик внести информацию о замене части отпуска в личную карточку работника и график отпусков.

Работник обращается с заявлением

Заявление о замене части отпуска, превышающей 28 календарных дней, работник должен написать на имя руководителя компании. Его текст может быть следующим: «В соответствии со статьей 126 Трудового кодекса РФ прошу заменить денежной компенсацией часть дополнительного оплачиваемого отпуска за период работы с 10 октября 2011 года по 9 октября 2013 года в количестве четырех календарных дней».

Если сотрудник просит заменить часть удлиненного отпуска, превышающую 28 календарных дней, в заявлении он должен указать: «Прошу заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска».

Работодатель издает приказ

Если руководитель не возражает против замены части отпуска денежной компенсацией, на основании заявления работника он должен издать приказ. Поскольку унифицированной формы приказа нет, его можно составить в произвольной форме.

Текст приказа может быть следующим: «В соответствии со статьей 126 Трудового кодекса РФ на основании заявления старшего поездного диспетчера Н.Е. Гудкова от 21.10.2013 приказываю заменить денежной компенсацией неиспользованную часть дополнительного оплачиваемого отпуска за период работы с 10 октября 2011 года по 9 октября 2013 года в количестве 4 (Четырех) календарных дней старшему поездному диспетчеру Гудкову Нестору Петровичу. Главному бухгалтеру О.Я. Путиловой рассчитать и выплатить компенсацию не позднее 5 ноября 2013 года».

С приказом нужно ознакомить под роспись и сотрудника, и главного бухгалтера.

В Трудовом кодексе не установлен срок, в который работодатель должен выплатить компенсацию по заявлению работника. Это можно сделать в ближайшую выплату заработной платы.

Корректируем график отпусков

Информацию о замене части ежегодного (дополнительного) оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно также внести в график отпусков.

Для ведения графика отпусков компания может использовать форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или самостоятельно разработанную форму.

В графике отпусков сведения о замене части отпуска денежной компенсацией отражают в графе 10 «Примечание». Запись в этой графе может быть следующей: «Часть дополнительного оплачиваемого отпуска в количестве 4 (Четырех) календарных дней заменена денежной компенсацией на основании приказа от 24.10.2013 № 43-от».

Вносим запись в личную карточку работника

Информацию о замене части ежегодного (дополнительного) оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно внести в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника.

Пример 5

Воспользуемся условием примера 2. Н.П. Гудков обратился к работодателю с заявлением о замене денежной компенсацией части дополнительного оплачиваемого отпуска за период работы с 10 октября 2011 года по 9 октября 2013 года в количестве 4 календарных дней. На основании приказа работодателя от 24.10.2013 № 43-от работнику была выплачена компенсация. Как эту информацию отразить в личной карточке работника?

Решение

Если в компании используется личная карточка работника, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в раздел VIII «Отпуск» нужно внести информацию о выплате компенсации так, как показано на образце.

Образец Фрагмент раздела VIII «Отпуск» личной карточки работника

Работник просит заменить часть отпуска компенсацией

Как рассчитать размер компенсации

Для расчета денежной компенсации за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, нужно средний дневной заработок, рассчитанный по правилам подсчета отпускных, умножить на количество заменяемых компенсацией дней.

Расчетный период отработал полностью

Для определения среднего дневного заработка нужно сумму заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, разделить на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). Такой порядок установлен в части 4 статьи 139 ТК РФ и пункте 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение о среднем заработке).

Расчетный период отработан не полностью

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 Положения о среднем заработке, средний дневной заработок исчисляется иначе. Сумму фактически начисленной зарплаты за расчетный период нужно разделить на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. Чтобы определить количество календарных дней в неполном календарном месяце, нужно разделить среднемесячное число календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножить на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Положения о среднем заработке).

Пример 6

Воспользуемся условием примера 4. Г.Н. Краскина трудится в компании с 22 апреля 2013 года.1 ноября 2013 года она обратилась к работодателю с заявлением о замене части отпуска денежной компенсацией. На момент обращения она отработала в компании 6 месяцев 9 дней. За это время она заработала право на 3,5 календарного дня дополнительного оплачиваемого отпуска (7 календ. дн. : 12 мес. × 6 мес.).

Рассчитаем сумму компенсации, которую работодатель выплатит Г.Н. Краскиной, если сумма учитываемых в расчетном периоде выплат равна 204 000 руб.

Решение

Расчетный период для определения суммы компенсации — с 22 апреля по 30 октября 2013 года. Он совпал с периодом работы сотрудницы в компании на момент обращения за компенсацией. Все месяцы, кроме апреля, Г.Н. Краскина отработала полностью.

Средний дневной заработок работницы составит 1101,51 руб. [204 000 руб. : (6 мес. × 29,4 + 29,4 : 30 календ. дн. × 9 календ. дн.)].

Сумма денежной компенсации за часть отпуска Г.Н. Краскиной, превышающую 28 календарных дней, будет равна 3855,29 руб. (1101,51 руб. × 3,5 календ. дн.)

Если работодатель выплатил компенсацию за часть отпуска, не превышающую 28 календарных дней

Ответственность за такое нарушение трудового законодательства предусмотрена в статье 5.27 КоАП РФ. Руководитель компании может быть оштрафован на сумму от 1000 до 5000 руб., а за повторное нарушение — дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет. Компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб.

Тест Может ли работник заменить денежной компенсацией часть оплачиваемого отпуска, если у него накопились неиспользованные дни за несколько рабочих лет? Да, все неиспользованные дни любых дополнительных отпусков Да, если он имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставленный работодателем локальным нормативным актом Нет, замена денежной компенсацией любого отпуска запрещена законодательством Часть 2 статьи 116 ТК РФ предусматривает, что работодатель может самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, прописав порядок и условия их предоставления в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Имея право на такой отпуск, сотрудник также может рассчитывать на замену его денежной компенсацией.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль