Электронная отчетность в ПФР

236
Организации с численностью сотрудников более 50 человек обязаны представлять отчетность в электронном виде. Остальные компании могут выбирать между бумажным и электронным вариантами. Предлагаем ознакомиться с порядком представления через Интернет отчетности в ПФР.

Обязанность подавать отчетность по страховым взносам в электронном виде установлена частью 10 статьи 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования». Эта обязанность распространяется:

на страхователей, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек; вновь созданные (реорганизованные) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает 50 человек.

При численности меньше 50 человек организация имеет право выбора — подать отчетность в бумажном виде или электронном.

Что такое электронная отчетность

Легитимность любого отчета подтверждается подписью. На бумажном документе это собственноручная подпись уполномоченного лица. Если документы передаются в электронном виде — электронная цифровая подпись (ЭЦП), оформленная в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Есть несколько способов представления отчетности в электронном виде с ЭЦП, но наиболее удобный — посредством Интернета.

Переход от бумажного к электронному способу сдачи отчетов в ПФР требует определенной подготовки. Разберемся, что нужно сделать страхователю, чтобы влиться в ряды сдающих отчеты через Интернет.

Подключение к системе электронного документооборота ПФР

Для юридического оформления подключения к системе электронного документооборота ПФР необходимо заполнить заявление о подключении и подписать соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота с управлением ПФР по месту регистрации в качестве страхователя.

Шаблоны всех необходимых документов можно получить в управлении ПФР по месту регистрации компании или скачать на официальном сайте ведомства.

Заявление. Страхователь заполняет заявление в единственном экземпляре. Оно передается в региональное отделение ПФР.

Соглашение. Соглашение составляется в двух экземплярах. От имени страхователя его подписывает уполномоченное лицо, на которое оформлен сертификат ЭЦП для представления отчетности в ПФР. Страхователь передает подписанное им соглашение на подпись в управление ПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника управления.

Подпись в соглашении и ЭЦП. Отчетность в органы ПФР представляется по Интернету в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчетности в ПФР. Обычно это руководитель организации.

Если же соглашение с ведомством и заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного представителя), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность обязательно нужно приложить к соглашению, указав в ней ФИО и должность уполномоченного сотрудника.

Посредник при передаче электронной отчетности в ПФР

Всем бухгалтерам хорошо знакома привычная процедура сдачи отчетов в ПФР на бумажных носителях. Такой отчет представляет напрямую каждая организация. Как правило, бухгалтер или уполномоченный представитель лично приезжает в управление ПФР и сдает документы.

При передаче отчетности по телекоммуникационным каналам связи непосредственного контакта между страхователем и ПФР нет. Законодательством предусмотрено участие посредника — компании, предоставляющей услуги по передаче электронной отчетности и имеющей соответствующую лицензию на оказание этих услуг. Для того чтобы передать отчетность по телекоммуникационным каналам связи, страхователю необходимо заключить договор с одной из таких компаний.

Внимание: реквизиты!

Подключившись к системе электронной сдачи отчетности и заключив соглашение с ПФР, необходимо указать регистрационные данные. Эту настройку нужно выполнить при первом входе в систему.

Для отчетности в ПФР значимыми являются такие данные, как регистрационный номер (номер страхователя, присвоенный ПФР при регистрации), код управления ПФР, номер и дата соглашения об обмене электронными документами, подписанного с территориальным отделением ПФР.

К заполнению реквизитов следует отнестись предельно внимательно, так как в дальнейшем эти данные будут использоваться при передаче сведений в ПФР.

Что сначала?

Не имеет значения, в какой последовательности провести подготовительную работу: сначала подписать соглашение с УПФР или заключить договор с компанией, передающей электронную отчетность. Главное — документооборот станет возможным тогда, когда и то и другое будет подписано.

В случае если, например, в отправленном отчете будет неверно указан регистрационный номер страхователя, ПФР вправе оштрафовать организацию. Указав «чужой» регистрационный номер, организация относит отчетность на другую компанию, а не на себя (впрочем, другой компании отправленный файл тоже не пойдет в зачет, так как он подписан ЭЦП организации, которая не имеет к ней отношения). Некоторые системы проверяют правильность указанных регистрационных данных еще до момента передачи отчетов, то есть документы с неверными реквизитами не будут отправлены.

Теперь можно приступать к подготовке данных для отправки по Интернету.

Подготовка и отправка данных

Как правило, программное обеспечение позволяет как загрузить файл, заполненный в бухгалтерской программе, так и сформировать отчет непосредственно в системе. Последнее особенно актуально для отчетности в ПФР.

Постоянные изменения в законодательстве ведут к тому, что обновления бухгалтерских программ не всегда могут быть установлены так оперативно, как хотелось бы. Система же электронной отчетности, если она централизованно обновляется на сервере (это возможно при использовании веб-технологии), дает возможность бухгалтеру всегда работать с актуальными формами, справочниками и классификаторами, в том числе КЛАДР.

Не менее значимо и то, что в актуальном состоянии поддерживаются проверочные комплексы CheckXML и CheckXML-Ufa, разработанные Пенсионным фондом. Проверка отчета перед отправкой с помощью последних версий этих программ существенно повышает вероятность того, что в ПФР отчет будет принят с первого раза.

При подготовке сведений к отправке необходимо обратить внимание на один важный момент: согласно пункту 1 части 9 статьи 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ расчет по страховым взносам (РСВ-1 ПФР) и сведения по персонифицированному учету передаются одним отправлением. Данное правило распространяется и на новую форму сведений о суммах выплат и вознаграждений (СЗВ-6-3), которую страхователи впервые сдали за 2011 год.

Если требуется представить корректирующие индивидуальные сведения о страховых взносах и стаже, то их также нужно включить в пакет с исходными данными текущего отчетного периода (письмо ПФР от 18.05.2011 № 08-26/5320).

Ответ из ПФР

После отправки отчета необходимо дождаться из Пенсионного фонда извещения о доставке и протокола контроля.

Извещение подтверждает, что документы доставлены в ПФР. Регламентированный срок его получения составляет четыре рабочих дня.

В течение шести рабочих дней с момента получения сведений управление высылает протокол , в котором содержатся результаты проверки.

В случае если ошибок не обнаружено, то протокол имеет статус «положительный», что в свою очередь свидетельствует о принятии пакета документов ПФР.

Отрицательный протокол означает, что в документах есть ошибки, в таком случае требуется в двухнедельный срок исправить их и повторно отправить отчеты.

Для сведений персонифицированного учета этот срок составляет две недели с момента получения протокола из управления на сервер компании, которая предоставляет услуги по отправке отчетности (п. 34 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах , утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).

Сведения персонифицированного учета и расчеты по страховым взносам представляются одним отправлением, двухнедельный срок, предоставляемый для исправления, касается всего пакета документов. Независимо от того, в каком из отчетов обнаружена ошибка, исправленные данные нужно будет выслать повторно одним пакетом.

Типичные проблемы и пути их решения

Рассмотрим, с какими проблемами сталкиваются бухгалтеры при сдаче отчетности в ПФР в электронном виде и как их решить.

Проблемы с заключенным соглашением

Из управления не приходит извещение о получении сведений или протокол. Сообщается об ошибке: «Ошибка проверки ЭЦП: ЭЦП проставлено сертификатом, на который нет заключенного соглашения» .

Это означает, что работники Пенсионного фонда «не видят» заключенного соглашения с данным страхователем. Возможны две причины возникновения такой ситуации:

страхователь не заключил соглашение; либо в управлении отсутствует отметка о наличии у страхователя соглашения.

Если соглашение заключено, то необходимо обратиться непосредственно в Пенсионный фонд. Инспектор должен проверить информацию о соглашении в приемном комплексе и обработать сведения. Повторно отправлять отчетность не требуется.

Проблемы с ИНН и КПП

При отправке регистрационных данных появляется сообщение: «Не удалось отправить регистрационные данные. ИНН и КПП в сертификате не совпадают с ИНН и КПП текущей организации» .

В случае если у организации изменились реквизиты, например код причины постановки на налоговый учет (КПП), отправитель отчета должен убедиться, что на новые реквизиты получен новый сертификат. Также ему следует проверить, какой именно вариант указан в настройках сервиса: если прежний — исправить на новый.

Если в настройках сервиса указан верный сертификат, но ошибка повторяется, необходимо обратиться в службу технической поддержки.

Отсутствует пачка или разошлись суммы

Порой организации получают отрицательный протокол из ПФР, потому что отсутствует какой-либо файл или есть расхождение в начисленных и уплаченных суммах.

Одной из причин таких ошибок может быть несовпадение данных по остаткам прошлых периодов в индивидуальных сведениях и в расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-1 ПФР. Для уточнения остатков можно запросить справку о состоянии расчетов по страховым взносам, пеням и штрафам на основании данных ПФР (такой сервис реализован большинством компаний, предоставляющих услуги электронной отчетности).

При получении подобных протоколов необходимо убедиться в том, что сведения заполнены правильно, проверить все платежи и комплектность пакета, корректность перенесения данных за прошлые периоды. Если это необходимо, внести исправления и отправить отчет повторно.

Если содержание протокола непонятно страхователю, ему необходимо обратиться за разъяснениями в управление Пенсионного фонда.



Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль