text
Зарплата

Корпоративная карта: как правильно выдать и использовать

  • 23 апреля 2015
  • 9957

Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье.

О том, по каким правилам выдавать деньги под отчет в 2015 году читайте в статьях:

Деньги под отчет: как потратить и отчитаться

Расчеты с подотчетными лицами в 2015 году


Чтобы выдать работникам корпоративную карту нужно:

  •  разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
  • утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
  • ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
  • организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
  • прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Положение о порядке использования корпоративных карт

Представляет собой  руководство для всех сотрудников компании, которые пользуются этими картами.

В положении об использовании корпоративных карт удобно прописать:

  • перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
  • лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
  • срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
  • порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
  • требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;
  • порядок действий при утрате карты;
  • виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.
Таблица Перечень операций по карте

Вид операции

Цель расходов

Территория

РФ

за пределами РФ

Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты

Хозяйственная деятельность компании

+

-

Командировочные и представительские расходы

+

-

Безналичный расчет в рублях корпоративной картой

Хозяйственная деятельность компании

+

-

Командировочные и представительские расходы

+

-

Наличные, снятые в валюте с корпоративной карты

Хозяйственная деятельность компании

-

-

Командировочные и представительские расходы

-

+

Безналичный расчет в валюте корпоративной картой

Хозяйственная деятельность компании

-

-

Командировочные и представительские расходы

-

+

Вместо положения о порядке использования корпоративных карт можно оформить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов.

Корпоративная карта: кому можно выдавать

Использовать именные корпоративные карты могут только сотрудники, на которых эти карты оформлены. То есть: чтобы оформить карту компании нужно подать в банк утвержденный руководителем список работников, которые могут пользоваться корпоративной картой.

Чтобы использовать в фирме неименные корпоративные карты, нужно издать приказ об утверждении списка должностей, на которых можно использовать неименные корпоративные карты.

Как выдать корпоративную карту

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на самих работников при условии соблюдения ими требований безопасности.

Все неименные корпоративные карты лучше хранить в сейфе. Чтобы эта карта не попала в руки тому, кому не нужно. Выдавать карту лучше по заявлению. Хотя в законодательстве этого нигде не прописано.

На какой срок выдать корпоративную карту

Корпоративные карты выдаются на срок, который определен положением. Выдать карту на более долгий срок можно только на основании распоряжении руководителя.

Как составить авансовый отчет

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт.

Авансовый отчет по деньгам с карты работник может заполнить по унифицированной форме № АО-1. Или же разработать авансовый отчет самостоятельно.

Обратите внимание! Составляя авансовый отчет по расходованию денежных средств с корпоративной карты, работник  должен приложить документы, подтверждающие его траты (чеки, квитанции и т.п.). Даже если подотчетник снял наличные с карты, помимо квитанции о снятии этих денег нужно приложить документы, подтверждающие оплату товаров (работ, услуг).

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Чтобы читать дальше, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций и защитить авторские права редакции.

После регистрации у вас будет доступ ко всем материалам и сервисам на портале.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.