text
Зарплата

Сотрудник оплатил товар своими деньгами, что делать

  • 1 апреля 2015
  • 25792

Работник что-то купил для компании и заплатил свои деньги. Такая ситуация знакома многим бухгалтерам. Давайте разберемся, как принять такую покупку к учету и какие документы для этого оформить.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Нужно ли оформлять авансовый отчет задним числом
  • Как документально оформить возмещение затрат сотруднику
  • Как отразить в бухучете поступление ценностей, купленных за счет работника

Как оформить документы, если своими деньгами за что-то заплатил директор, а не обычный сотрудник – читайте в статье.

Можно ли оформить авансовый отчет задним числом

Если работник что-то купил и заранее денег вы ему не выдавали – оформлять возврат суммы через авансовый отчет неправильно. Ведь по факту такой документ составляют работники, которые предварительно получали деньги на нужды компании (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Авансовый отчет показывает, на что сотрудник израсходовал деньги компании. А если из кассы сотруднику ничего не выдавали – отчитываться не за что.

Если же работник берет деньги на покупку заранее нужно оформить авансовый отчет.

Важно! С 1 июня 2014 года выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам. Кому еще? Читайте в отдельной статье.

Какими документами оформить возврат денег работнику

Если ваш работник уже что-то купил и пришел в бухгалтерию за возмещением денег – возьмите от него заявление о компенсации расходов (образец приведен ниже). К заявлению работник должен приложить документы, подтверждающие траты: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.

Директору «Альфы»
А.В. Львову
от менеджера
А.С. Кондратьева

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Прошу возместить расходы на покупку картриджа у поставщика ООО «Торговая фирма "Гермес"» стоимостью 4550 руб. Картридж предназначен для принтера в отделе сбыта.

Приложение: товарный и кассовый чеки от 3 марта 2015 г.

03.03.2015                                                                                                              А.С. Кондратьев

Скачать бланк заявления

Как оформить возмещение трат сотруднику

На основании заявления сотрудника оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. По расходнику и выдайте деньги из кассы.

Расходный кассовый ордер. Скачать бланк

В бухгалтерском учете сделайте следующиепроводки:

ДЕБЕТ 20 (10, 25, 26) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
— отражены расходы, которые работник оплатил за свой счет;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)
— возмещены траты работнику.

Если же вы перечисляете деньги работнику на карту – оформлять расходный кассовый ордер не нужно. Вам нужно только получить от работника заявление на возврат денег. Проводки будут такие же, как мы показали выше. Списание с расчетного счета средства отразите по счету 51. 

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме
Вопросы по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрируйтесь и продолжайте читать
Зарегистрироваться
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.