Как платить и учитывать компенсацию расходов на проезд работников

10780
Статья 168.1 Трудового кодекса обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками, если их работа происходит в пути либо имеет разъездной характер. Компенсация, выплачиваемая в соответствии с требованиями трудового законодательства, учитывается при налогообложении по особым правилам. Но для этого она должна быть правильно оформлена. Как это сделать рассказано в нашей статье.
Статья 168.1 Трудового кодекса обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками, если их работа происходит в пути либо имеет разъездной характер. Компенсация, выплачиваемая в соответствии с требованиями трудового законодательства, учитывается при налогообложении по особым правилам. Но для этого она должна быть правильно оформлена. Как это сделать рассказано в нашей статье.


Какими документами оформить компенсацию
Прежде всего информация о том, что работа сотрудника носит разъездной характер, должна содержаться в его должностной инструкции. Кроме того, обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы, возникающие при выполнении им своих трудовых обязанностей, нужно прописать в одном из пунктов трудового либо коллективного договора.  Также руководителю целесообразно издать приказ о компенсации расходов, утвердив при этом список должностей, работа на которых связана с разъездами.
Образец приказа об утверждении списка сотрудников, имеющих разъездной характер работы
ООО «Курьер»
Приказ № 213/к
г. Москва                                                                                                           1 августа 2013 года
Об утверждении списка сотрудников с разъездным характером работы
Руководствуясь должностными инструкциями № 12, 15 и 38,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить список сотрудников с разъездным характером работы, кому будет выплачиваться компенсация за проезд в соответствии с трудовыми договорами и статьей 168.1 ТК РФ:
№ п/п
Должность
ФИО
1
Курьер
Топольков А.П.
10
Менеджер по продажам
Курков Г.С.
Генеральный директор           Семенов          В.И. Семенов
Компенсация подразумевает, что деньги выдаются за фактически понесенные сотрудником расходы. А значит, он должен составить авансовый отчет и приложить к нему проездные документы, например, за месяц. Деньги организация может выдавать как по факту подачи отчета, так и заблаговременно — до начала месяца.
Какие налоги платить с компенсации за проезд
Компенсация за проезд предусмотрена трудовым законодательством и не связана с системой оплаты труда. Значит, к расходам на оплату труда ее относить не нужно (письмо Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174).
Некоторые специалисты предлагают отнести расходы на проезд работников к командировочным. При этом в их должностных инструкциях не указывать разъездной характер работы. Однако данный способ довольно трудоемкий. Ведь все поездки работников придется оформлять как командировки: издавать приказ, выписывать командировочные удостоверения и т. п.
Теперь что касается НДФЛ и страховых взносов. Поскольку компенсация выдается по требованиям трудового законодательства, НДФЛ с нее удерживать не нужно. Это следует из пункта 3 статьи 217 НК РФ и подтверждено в письме Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131.
Страховые взносы во внебюджетные фонды также не надо начислять. Согласно подпункту «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей. И ФСС РФ в своем письме от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П подтвердил, что страховые взносы не нужно начислять на компенсацию стоимости месячных и квартальных проездных билетов, выдаваемую сотрудникам с разъездным характером работы.
Аналогичная норма содержится и в подпункте 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, регулирующем начисление взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. А значит, сумма компенсации не облагается также взносами ФСС на случай травматизма.
Пример. Налогообложение компенсации за проезд работника
А.П. Топольков работает в ООО «Курьер» на должности курьера. В трудовом договоре с ним содержится условие о выплате ему ежемесячной компенсации в размере фактических подтвержденных расходов на проезд. 1 июля 2013 года он получил аванс на покупку проездного билета — 2500 руб., а 1 августа 2013 года сдал в бухгалтерию проездной билет за июль стоимостью 2380 руб. Бухгалтер должен начислить компенсацию за февраль в сумме 2380 руб. А неиспользованные 120 руб. (2500 руб. – 2380 руб.) А.П. Топольков должен вернуть в кассу. НДФЛ и страховые взносы на сумму компенсации не начисляются.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль