Как платить и учитывать компенсацию расходов на проезд работников

10560
Статья 168.1 Трудового кодекса обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками, если их работа происходит в пути либо имеет разъездной характер. Компенсация, выплачиваемая в соответствии с требованиями трудового законодательства, учитывается при налогообложении по особым правилам. Но для этого она должна быть правильно оформлена. Как это сделать рассказано в нашей статье.
Статья 168.1 Трудового кодекса обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками, если их работа происходит в пути либо имеет разъездной характер. Компенсация, выплачиваемая в соответствии с требованиями трудового законодательства, учитывается при налогообложении по особым правилам. Но для этого она должна быть правильно оформлена. Как это сделать рассказано в нашей статье.


Какими документами оформить компенсацию
Прежде всего информация о том, что работа сотрудника носит разъездной характер, должна содержаться в его должностной инструкции. Кроме того, обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы, возникающие при выполнении им своих трудовых обязанностей, нужно прописать в одном из пунктов трудового либо коллективного договора.  Также руководителю целесообразно издать приказ о компенсации расходов, утвердив при этом список должностей, работа на которых связана с разъездами.
Образец приказа об утверждении списка сотрудников, имеющих разъездной характер работы
ООО «Курьер»
Приказ № 213/к
г. Москва                                                                                                           1 августа 2013 года
Об утверждении списка сотрудников с разъездным характером работы
Руководствуясь должностными инструкциями № 12, 15 и 38,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить список сотрудников с разъездным характером работы, кому будет выплачиваться компенсация за проезд в соответствии с трудовыми договорами и статьей 168.1 ТК РФ:
№ п/п
Должность
ФИО
1
Курьер
Топольков А.П.
10
Менеджер по продажам
Курков Г.С.
Генеральный директор           Семенов          В.И. Семенов
Компенсация подразумевает, что деньги выдаются за фактически понесенные сотрудником расходы. А значит, он должен составить авансовый отчет и приложить к нему проездные документы, например, за месяц. Деньги организация может выдавать как по факту подачи отчета, так и заблаговременно — до начала месяца.
Какие налоги платить с компенсации за проезд
Компенсация за проезд предусмотрена трудовым законодательством и не связана с системой оплаты труда. Значит, к расходам на оплату труда ее относить не нужно (письмо Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174).
Некоторые специалисты предлагают отнести расходы на проезд работников к командировочным. При этом в их должностных инструкциях не указывать разъездной характер работы. Однако данный способ довольно трудоемкий. Ведь все поездки работников придется оформлять как командировки: издавать приказ, выписывать командировочные удостоверения и т. п.
Теперь что касается НДФЛ и страховых взносов. Поскольку компенсация выдается по требованиям трудового законодательства, НДФЛ с нее удерживать не нужно. Это следует из пункта 3 статьи 217 НК РФ и подтверждено в письме Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131.
Страховые взносы во внебюджетные фонды также не надо начислять. Согласно подпункту «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей. И ФСС РФ в своем письме от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П подтвердил, что страховые взносы не нужно начислять на компенсацию стоимости месячных и квартальных проездных билетов, выдаваемую сотрудникам с разъездным характером работы.
Аналогичная норма содержится и в подпункте 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, регулирующем начисление взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. А значит, сумма компенсации не облагается также взносами ФСС на случай травматизма.
Пример. Налогообложение компенсации за проезд работника
А.П. Топольков работает в ООО «Курьер» на должности курьера. В трудовом договоре с ним содержится условие о выплате ему ежемесячной компенсации в размере фактических подтвержденных расходов на проезд. 1 июля 2013 года он получил аванс на покупку проездного билета — 2500 руб., а 1 августа 2013 года сдал в бухгалтерию проездной билет за июль стоимостью 2380 руб. Бухгалтер должен начислить компенсацию за февраль в сумме 2380 руб. А неиспользованные 120 руб. (2500 руб. – 2380 руб.) А.П. Топольков должен вернуть в кассу. НДФЛ и страховые взносы на сумму компенсации не начисляются.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль