О чем нужно помнить, выдавая деньги под отчет

4961
Закон предоставляет компаниям некоторую свободу в установлении порядка выдачи наличных работникам, но иногда инициатива недопустима. Знаете ли вы, как, действуя строго по правилам, отразить выдачу денег одной проводкой или избежать необходимости соблюдения лимита наличных расчетов? Ответы найдете в статье.
Закон предоставляет компаниям некоторую свободу в установлении порядка выдачи наличных работникам, но иногда инициатива недопустима. Знаете ли вы, как, действуя строго по правилам, отразить выдачу денег одной проводкой или избежать необходимости соблюдения лимита наличных расчетов? Ответы найдете в статье.
Свой порядок
Общие правила выдачи денег под отчет установлены пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П о порядке ведения кассовых операций (далее - Положение). А вот детали: кому, сколько и на какой срок можно давать наличные, компания вправе решать сама. Конкретный порядок руководитель может утвердить своим приказом. Но можно обойтись и без него. Он был обязателен до вступления Положения, а с января 2012 года компании оформляют его «по желанию».
А вот заявление от сотрудника о выдаче денег под отчет получить нужно. На нем руководитель должен указать сумму наличных, срок, на который они выдаются, поставить дату и расписаться. Обратите внимание: работник может получить очередной аванс, только если он отчитался по предыдущему и за ним не числится задолженность.
 
Узнайте, кому можно выдавать деньги под отчет.
 
Деньги из кассы: строго по правилам
Выдать деньги под отчет из кассы можете за счет выручки, поступившей от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Если ее нет, придется сначала снять деньги с расчетного счета, оприходовать их в кассу, оформив приходный кассовый ордер (форма № КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88), и только затем выдать их работнику.
Но прежде не забудьте получить от работника заявление, на котором указаны сумма денег и срок их выдачи за подписью руководителя. Выдачу денег оформите расходным кассовым ордером (форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). Этот документ, подписанный должностными лицами и получателем наличности, будет служить основанием для внесения записи в кассовую книгу (форма № КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).
Что касается бухгалтерского учета, то в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 - работнику выданы деньги под отчет из кассы.
 
Лимит наличных расчетов: когда можно не соблюдать
Предельный размер расчета наличными установлен Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У и составляет 100 000 руб. по одному договору. Другими словами, по одному договору вы можете передать организации или индивидуальному предпринимателю не более этой суммы. Данное правило должно соблюдаться и в случае, когда контрагент получает деньги не из кассы, а от подотчетного работника. Он действует от имени организации и на основании ее доверенности,  а значит, независимо от того, каким образом контрагент получит от компании деньги - непосредственно из кассы или от подотчетника, лимит расходования наличных не должен быть нарушен.
Однако совсем другое дело, если работник будет оплачивать расходы деньгами организации, используя корпоративную карту. Такие расчеты относятся к безналичным, поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., то есть соблюдать установленный лимит в этом случае не нужно. К тому же вам не придется оформлять выдачу денег под отчет и заполнять кассовые документы. А о том, какую сумму и когда сотрудник истратил по карте, можно узнать из банковской выписки.
Выдача сотруднику подотчетных сумм с использованием корпоративной карты оформляется на основании полученной из банка выписки по специальному карточному счету проводкой:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55, субсчет «Специальный карточный счет» — работнику выданы деньги под отчет.
Оформить корпоративные карты несложно. Нужно заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт. Предоставьте банку список сотрудников, которые смогут пользоваться ими. Для совершения операций откройте специальный карточный счет. Не забудьте о нем сообщить в инспекцию (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Кстати, деньги, даже после того как будут перечислены на карту, останутся в собственности организации и не перейдут к работнику.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль