Работница ушла в декрет: как оформить временного работника на ее место

На период отсутствия сотрудницы, находящейся в отпуске по беременности и родам (отпуске по уходу за ребенком), для исполнения ее обязанностей работодатель вправе принять другого работника (письмо Роструда от 28.12.2006 № 2264-6-1). Им может быть как штатный сотрудник, так и работник другой организации. Мы поговорим о работнике «с улицы».

Как оформить работника со стороны

Если для исполнения обязанностей временно отсутствующей сотрудницы организация берет человека, не состоящего в штате, с ним нужно заключить срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6).

Особенности срочного договора

Срочные трудовые договоры с работниками трудовые инспекторы изучают особенно внимательно. Такой договор должен содержать два обязательных условия — срок и основание для его заключения (ст. 58 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Что касается срока, то законодательством установлен только максимальный — не более пяти лет (ст. 58 ТК РФ). Это обстоятельство в ряде случаев создает трудности при определении даты окончания договора. Например, если он заключается с работником, который будет временно замещать сотрудницу, ушедшую в отпуск по беременности и родам, а затем по уходу за ребенком. Определить точное время выхода сотрудницы на работу не всегда возможно — согласно части 3 статьи 256 ТК РФ молодая мама может прервать отпуск досрочно.

Поэтому момент окончания срочного договора в данном случае рекомендуется определять не конкретной датой, а указанием на наступление определенного события, а именно на выход временно отсутствующей сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).

Помимо периода действия, в срочном договоре нужно указать основание для его заключения (ч. 2 ст. 57 ТК РФ и письмо Роструда от 30.11.2009 № 3523-6-1). Причины, которые служат основанием для заключения срочного договора, перечислены в статье 59 ТК РФ. В нашем случае это исполнение обязанностей временно отсутствующей работницы, за которой должно сохраняться место работы (абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ).

Образец фрагмента срочного трудового договора приведен ниже.

Скачать образец

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу сотрудника, временно исполняющего обязанности беременной работницы, оформляется по форме № Т-1 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Если срок в договоре определен не конкретной датой, а указанием на событие, в ячейке «по» нужно указать «по дату выхода временно отсутствующей сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком». А в строке «Условия приема на работу, характер работы» — «На время исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника».

Образец приказа приведен ниже.

Скачать образец

Запись в трудовой книжке

Стандартная запись. Законом не предусмотрены ограничения на внесение в бумажную трудовую книжку записи о срочном характере работы. Если сотрудник принят на работу по срочному или временному договору сроком более пяти рабочих дней и не является совместителем, работодатель обязан внести запись о приеме в его трудовую книжку (ч. 3 ст. 66 ТК). Заполняйте трудовую книжку в стандартном порядке: укажите название структурного подразделения, должность или специальность, а также дату начала работы и реквизиты приказа или распоряжения о приеме. Дополнительные отметки о срочности договора вносить не требуется (письмо Роструда от 06.04.2010 № 937-6-1). Дело в том, что такой договор, изначально заключенный на конкретный срок, в дальнейшем может быть переквалифицирован в договор, заключенный на неопределенный срок. Например, замещаемая работница уволилась, не приступая к трудовым обязанностям. На основании части 4 статьи 58 ТК РФ, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного договора в связи с истечением срока его действия, сотрудник продолжает работать.

Ошибочно указали срок. Если работник кадровой службы все же внес запись о срочности договора в трудовую книжку, ошибку нужно исправить. Напомним, что исправления в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки вносятся следующим образом:

• в графе 1 указывается порядковый номер, следующий за последней записью;
• графе 2 — дата внесения записи;
• графе 3 — «Запись за номером таким-то недействительна». Затем пишется правильный вариант записи;
• графе 4 — номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку.

Такие правила установлены в пункте 12 Порядка № 320н.

Если оставить как есть, трудовая инспекция может выдать предписание об устранении этого нарушения. В противном случае организацию могут оштрафовать на сумму от 10 000 до 20 000 руб. (п. 1 ст. 19.5 КоАП РФ).

Испытательный срок для временного заместителя

Даже если сотрудника берут на работу временно, работодатель может установить ему испытательный срок. Это следует из части 1 статьи 70 ТК РФ.

Продолжительность испытательного срока. По общему правилу продолжительность испытания не должна превышать трех месяцев.

До шести месяцев испытательный срок может быть увеличен для замещающих должности (ч. 5 ст. 70 ТК РФ):

• руководителей организаций и их заместителей;
• главных бухгалтеров и их заместителей;
• руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений.

Если же срочный договор заключен на срок от двух до шести месяцев, испытательный срок не может превышать двух недель (ч. 6 ст. 70 ТК РФ).

Условие об испытательном сроке обязательно должно включаться в трудовой договор (ч. 1 ст. 70 ТК РФ).

Права работника. Во время испытательного срока работник обладает правами, которые гарантированы трудовым законодательством, наравне с другими сотрудниками (ч. 3 ст. 70 ТК РФ).

В частности, ему положены все отпуска и пособия, а его труд нельзя оплачивать ниже, чем это предусмотрено занимаемой им должностью. Оклад временно исполняющего обязанности работника не может быть меньше, чем он предусмотрен по этой должности после испытания. Это косвенно следует из части 3 статьи 70 ТК РФ. Если при проверке трудовая инспекция установит разницу в размере оплаты труда в период испытания, организацию могут привлечь к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Ограничения прав работника. Работник может быть уволен в упрощенном порядке на основании части 1 статьи 71 ТК РФ в связи с неудовлетворительным результатом испытания без выплаты выходного пособия (ч. 2 ст. 71 ТК РФ). Но в то же время сотрудник, если решит, что работа ему не подходит, вправе уволиться до истечения испытательного срока, предупредив об этом всего за три дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ).

Испытательный срок можно сократить. Решение о сокращении испытательного срока оформляется путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ и п. 2 письма Роструда от 17.05.2011 № 1329-6-1).

Когда испытание при приеме на работу не устанавливается. Эти случаи перечислены в части 4 статьи 70 ТК РФ. Например, если с работником заключается срочный договор на срок до двух месяцев.

Оплата труда временно исполняющего обязанности

Размер зарплаты временно замещающего сотрудника устанавливается в трудовом договоре при приеме на работу. При этом нужно иметь в виду, что у работников с одинаковыми наименованиями должностей и трудовыми функциями не может быть разных размеров окладов или тарифной ставки (ст. 22 и 132 ТК РФ). Значит, базовое вознаграждение (оклад) нового сотрудника должен быть таким же, как и у временно отсутствующего работника.

Когда зарплата может быть выше

У временно исполняющего обязанности работника заработная плата может быть выше, чем у замещаемой сотрудницы, только если:

• за время его работы повысились оклады в организации;
• работник имеет право на надбавки, например, за сложность работы, за выслугу лет (если их выплата предусмотрена в положении об оплате труда) (ст. 129 ТК РФ);
• он оказался достоин премирования;
• имеет право на дополнительные выплаты, например, за знание иностранного языка;
• работнику установлена сдельная оплата труда с сохранением сдельной расценки, но он дает большую выработку.

Отпуск для временно исполняющего обязанности

Сотрудник, принятый на место временно отсутствующей работницы, имеет право на все отпуска, предусмотренные Трудовым кодексом, — на ежегодный, дополнительный и неоплачиваемый.

По истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя любому работнику полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. По общему правилу его продолжительность — 28 календарных дней (ст. 115 и ч. 2 ст. 122 ТК РФ). На период отпуска за работником сохраняется средний заработок. Он исчисляется в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 .

Пример

1 августа 2024 года организация заключила с сотрудником срочный трудовой договор для замещения временно отсутствующего работника. По заявлению сотрудника, с 1 февраля 2025 года ему предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Период с 1 августа 2024 года по 31 января 2025 года отработан полностью. Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составила 157 000 руб.

Решение

Поскольку все месяцы расчетного периода отработаны полностью, средний дневной заработок определяется следующим образом:

Средний дневной заработок = 157 000 руб. ÷ (29,4 × 6 мес.) ≈ 890,02 руб.

Сумма отпускных составит:

Отпускные = 890,02 руб. × 14 дней ≈ 12 460,28 руб.

Таким образом, сотруднику будет выплачено около 12 460,28 руб. отпускных.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Отпуска работнику нужно предоставлять ежегодно (ст. 114 ТК РФ).

Компенсация при увольнении. Данная компенсация выплачивается, если сотрудник к моменту прекращения срочного договора не использует положенные ему за время работы отпуска (ст. 127 ТК РФ).

Компенсацию нужно рассчитывать за каждый рабочий год, в котором работник не использовал отпуск (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169 , далее — Правила об отпусках). Ее размер зависит от того, отработал в рабочем году сотрудник 11 месяцев или нет. В первом случае компенсация выплачивается за все неиспользованные дни отпуска (п. 28 Правил об отпусках), во втором — пропорционально отработанному времени (п. 35 Правил об отпусках).

Компенсация, не связанная с увольнением. Она выплачивается только за дни, превышающие 28 календарных дней. Компенсация положена тем временно исполняющим обязанности работникам, которые имеют право на дополнительный или удлиненный отпуск (ст. 126 ТК РФ).

Пособия временно замещающему работнику

Сотрудник, временно замещающий отсутствующую работницу по срочному трудовому договору, является застрахованным лицом. Поэтому он имеет право на все пособия, выплачиваемые за счет средств социального страхования (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», далее — Закон № 255-ФЗ).

Есть только один нюанс, касающийся назначения пособия по временной нетрудоспособности работникам, заключившим срочный трудовой договор на срок до шести месяцев. Сотрудникам, которые заключили с организацией трудовой договор на срок до шести месяцев, больничное пособие выплачивайте не более чем за 75 календарных дней по этому договору. Исключение – заболевание туберкулезом, тогда пособие выплачивайте за весь срок болезни (ч. 4 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Сотрудникам, которые заключили трудовой договор на срок более шести месяцев, больничное пособие выплачивайте за весь период болезни без ограничения по дням (ч. 1 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Во всех остальных случаях больничный лист оплачивается за весь период болезни, даже если трудовые отношения прекращены в период временной нетрудоспособности. Кроме того, если уволенные сотрудники заболели или получили травму в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по срочному договору, они имеют право на пособие по временной нетрудоспособности (п. 2 ст. 5 Закона № 255-ФЗ). Бывший работодатель выплачивает его в размере 60% среднего заработка (ч. 2 ст. 7 Закона № 255-ФЗ).

На общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности выплачивается сотруднику и во время испытательного срока независимо от того, будет он в дальнейшем работать в организации или нет (ч. 3 ст. 70 ТК РФ).

Прекращение срочного договора

Если договор был заключен на время выполнения обязанностей отсутствующего сотрудника (то есть без указания конкретной даты прекращения трудовых отношений), он прекращается с выходом этого сотрудника на работу (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).

Срочный трудовой договор, заключенный на период отсутствия основного сотрудника, может быть прекращен не конкретной датой, а наступлением события — выходом основного работника на работу (п. 2 ч. 1 ст. 77, ч. 1 ст. 79 ТК РФ). Однако существует неопределенность относительно того, должен ли договор прекратиться в день выхода основного сотрудника или накануне. Безопасным вариантом считается увольнение временного работника в последний рабочий день перед выходом основного сотрудника. Если возникает спор, работодатель может скорректировать запись в трудовой книжке и выплатить дополнительную заработную плату за один день (п. 60 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Позиция 1: увольнение на следующий рабочий день после выхода основного работника

Согласно разъяснениям Минтруда в письме от 07.03.2019 № 14-2/В-139, срочный трудовой договор, заключенный на время отпуска по уходу за ребенком, расторгается в день выхода основного сотрудника из отпуска. Данная позиция подтверждена судебной практикой (апелляционные определения Омского областного суда от 12.12.2018 № 33-8035/2018, Санкт-Петербургского городского суда от 06.12.2018 № 33-24804/2018, Свердловского областного суда от 05.07.2018 № 33-12058/2018, определение Московского городского суда от 21.08.2018 № 4г-9793/2018).

Аргумент в пользу этой позиции — до дня выхода основного работника оснований для прекращения трудового договора нет. Основание для увольнения временного сотрудника возникает только в день выхода основного работника из отпуска (апелляционное определение Свердловского областного суда от 08.05.2018 № 33-8270/2018). Этот день и считается последним рабочим днем временного сотрудника (ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ).

Позиция 2: увольнение в рабочий день, предшествующий выходу основного работника

Согласно письму Роструда от 31.10.2007 № 4413-6, срочный трудовой договор расторгается накануне выхода основного работника. Этот подход подтверждается судебной практикой (апелляционные определения Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 13.02.2018 № 33-1179/2018, Московского городского суда от 10.08.2018 № 33-31286/2018, определение Московского городского суда от 30.07.2018 № 4г-9909/2018).

Суды обосновывают данную позицию следующим: в день выхода основного работника его должность должна быть свободна, поэтому последним рабочим днем временного сотрудника считается предшествующий рабочий день (ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ). Этого мнения придерживаются, например, Московский городской суд (апелляционные определения от 16.04.2018 № 33-12063/2018 и от 18.09.2018 № 4г-10392/2018), Суд Ханты-Мансийского автономного округа — Югры (апелляционное определение от 03.04.2018 № 33-2302/2018).

Рекомендуется увольнять временного работника в рабочий день, предшествующий выходу основного сотрудника. Работодатель может заранее предусмотреть этот порядок в локальных нормативных актах и срочных трудовых договорах.

Если же возникает спор, суды, как правило, не отменяют увольнение из-за ошибки в дате, а лишь обязывают скорректировать запись в трудовой книжке и выплатить работнику дополнительную заработную плату (п. 60 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2, апелляционное определение Свердловского областного суда от 08.05.2018 № 33-8270/2018).

Письма Минтруда и Роструда носят рекомендательный характер, если это не официальные разъяснения по конкретной ситуации. Если у работодателя возникают сомнения по применению норм ТК РФ, можно обратиться в Минтруд за разъяснениями по конкретному случаю.

Прекращение трудовых отношений в связи с истечением срока срочного договора оформляется рядом документов.

Приказ о выходе на работу основного сотрудника

Выход основной работницы из отпуска по уходу за ребенком оформляется приказом, составленным в произвольной форме. В нем прописывается режим работы (возможно, женщина предпочтет сокращенную продолжительность рабочего времени), порядок оплаты и другие вопросы. Для замещающего этот документ важен как основание для прекращения срочного трудового договора.

Приказ о прекращении трудового договора с временным работником

Работодатель составляет приказ по форме № Т-8. В графе «Основание» указываются реквизиты приказа о выходе на работу основного работника. Образец документа приведен ниже.

Скачать образец

Записи в трудовой книжке

Поставьте в графе 1 раздела трудовой книжки «Сведения о работе» порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату внесения записи. В графе 3 укажите причину увольнения: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 впишите дату и номер приказа или решения, на основании которого вносите запись об увольнении.

Отметки в личной карточке

В разделе XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки делается аналогичная запись: «Истечение срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Заметим, что сотрудника, принятого на период нахождения работницы в отпуске по уходу за ребенком, предупреждать об увольнении за три дня не нужно. Это следует из части 3 статьи 79 ТК РФ. Женщина вправе выйти из отпуска в любой момент, и у работодателя может не быть времени, чтобы заранее предупредить об этом сотрудника, ее заменяющего.

Досрочное расторжение трудового договора по инициативе работника

Согласно части 1 статьи 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть срочный договор до истечения срока его действия. Никаких особенностей расторжения договора в этом случае законодательством не предусмотрено.

Единственное, что должен сделать работник, — письменно предупредить работодателя о своем увольнении не позднее чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ), а сотрудник, замещающий руководителя организации, — не менее чем за месяц (ст. 280 ТК РФ).

Если же работник заключил трудовой договор на срок до двух месяцев, он обязан предупредить работодателя не менее чем за три дня (ст. 292 ТК РФ).

Выплаты при увольнении

Зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск. В последний день работы работодатель должен выплатить сотруднику-срочнику заработную плату за отработанный период, премии, надбавки и иные выплаты, а также компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 84.1 ТК РФ).

Выходное пособие. На выходное пособие работник рассчитывать не может. Увольнение по истечении срока трудового договора не указано в перечне случаев выплаты выходного пособия, приведенном в статье 178 ТК РФ.

Из этого правила есть одно исключение, касающееся сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры на срок до двух месяцев. Они могут получить выходное пособие, но только если это предусмотрено коллективным или трудовыми договорами (ч. 3 ст. 292 ТК РФ). В остальных случаях вне зависимости от причины увольнения выходное пособие им не выплачивается.

Можно ли уволить болеющего работника или отпускника, если истек срок срочного договора

Согласно части 6 статьи 81 ТК РФ во время отпуска и болезни увольнять сотрудника нельзя. Однако это касается только случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Эти случаи перечислены в части 1 статьи 81 ТК РФ . К ним относится, например, сокращение численности или штата работников.

Увольнение работника в связи с истечением срока действия договора не является увольнением по инициативе работодателя. Поэтому срочный договор можно расторгнуть, даже если сотрудник находится на больничном или в отпуске.

Однако пособие по временной нетрудоспособности ему необходимо выплатить за все дни болезни, даже если часть из них пришлась на период, когда трудовые отношения уже были прекращены.

Дело в том, что страховой случай (временная нетрудоспособность вследствие заболевания) наступил в период действия срочного договора. В этот момент работник являлся застрахованным лицом, поэтому за ним сохраняется право на получение пособия (п. 1 ч. 1 ст. 2 Закона № 255-ФЗ).

Это не относится только к сотрудникам, с которыми срочный договор заключен на срок менее шести месяцев (ч. 1 и 4 ст. 6 Закона № 255-ФЗ) .

Сотрудник продолжает трудиться после окончания срока действия договора

Может случиться и так, что сотрудница после окончания отпуска по уходу за ребенком решила на работу не выходить. Как в этом случае быть с временно принятым на ее должность сотрудником? Ответ на этот вопрос содержится в части 4 статьи 58 ТК РФ.

Если сотрудник захочет и дальше продолжать работать в организации и работодатель не возражает, срочный договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. При этом Трудовой кодекс не предусматривает внесения изменений в трудовой договор. Однако специалисты Роструда в письме от 20.11.2006 № 1904-6-1 рекомендуют все-таки оформить к нему дополнительное соглашение.

Срочный договор не единственный способ замещения

Заключение срочного трудового договора с другим работником на период отсутствия основного не является единственным способом его замены (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6). Вариантов немало:

— временный перевод на должность отсутствующего работника другого сотрудника с освобождением его от основной работы;

— временное замещение;

— совместительство.

Какой из вариантов предпочтителен, работодатель решает самостоятельно.