text
Зарплата

Сроки хранения документов в 2016 году

  • 23 октября 2015
  • 101944

Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Сроки хранения документов, по истечении которых они могут быть уничтожены, установлены законодательством. Из данной статьи вы узнаете, как долго следует хранить документы, связанные с персоналом.

Где прописаны сроки хранения документов

Сроки хранения документов прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Исчислять сроки хранения документов следует исчислять с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 части I «Общие положения» приложения к приказу № 558).

Для вашего удобства информацию о сроках хранения документов, связанных с персоналом организации, мы представили в виде таблице (см. ниже).

2 главные новости октября 2018 года по зарплате для бухгалтера:

  1. Путин поменял порядок уплаты страховых взносов
  2. Минтруд обновил правила расчета зарплаты с октября 2018 года

Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата». Активируйте доступ, чтобы читать статьи.

Активировать доступ

ПРИМЕР. Сотрудник уволился 30 сентября 2015 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Личные карточки работников хранятся 50 лет (ст. 658 раздела II Перечня управленческих документов). Отсчет срока следует начать с 1 января 2016 года. Соответственно карточка должна храниться до 31 декабря 2066 года.

Обозначения для сроков хранения документов

Сроки хранения документов в Перечне типовых управленческих архивных документов определены числовыми показателями, например 5 или 75 лет. Для некоторых документов время хранения точно не прописано. Срок указан словами, буквенными обозначениями. Разберемся, как слова перевести в годы.

«Постоянно» означает, что продолжительность хранения не может быть менее 10 лет. Это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

    Минимальные сроки хранения

    Перечень типовых управленческих архивных документов не является единственным нормативным актом, который регулирует сроки хранения документов.

    Так, например, налоговым законодательством установлен минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Он составляет не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

    Хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета необходимо не менее пяти лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

    Ответственность за нарушение сроков хранения документов

    Если нарушены сроки хранения документов, организации грозит штраф.

    Так, если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, они вправе наложить на организацию штраф в размере (ст. 120 НК РФ):

    • 10 000 руб. — если нарушения совершены в течение одного налогового периода;
    • 30 000 руб. — если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода.

    В Кодексе об административных правонарушениях предусмотрено несколько статей, в которых говорится о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

    Так, нарушение акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью сроков хранения документов наказывается штрафом (ст. 13.25 КоАП РФ):

    • от 2500 до 5000 руб. — для должностных лиц;
    • от 200 000 до 300 000 руб. — для юридических лиц.

    Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, санкции будут возложены на должностных лиц. Им придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

    Обратите внимание: никто не может нести административную ответственность дважды за одно и то же административное правонарушение (ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ).

    Таблица. Сроки хранения документов

    Наименование документа

    Срок хранения (количество лет)

    Ссылка на пункт Перечня управленческих документов (если не указаны другие документы)

    1

    2

    3

    1. Трудовые отношения

    1.1. Прием на работу

    Заявление работника

    75*

    656

    Трудовой договор

    75*

    657

    Приказ

    75*

    656

    Личная карточка

    75*

    658

    Трудовая книжка

    До востребования

    664

    Журнал учета бланков трудовых книжек

    5

    695

    Заявления работника о согласии на обработку персональных данных

    75*

    666

    1.2. Отпуска

    График отпусков

    1

    693

    Заявление на отпуск

    5 или 75* лет, в зависимости от того, хранится заявление в личном деле или нет

    656

    Заявление о переносе отпуска

    5 или 75* лет, в зависимости от того, хранится заявление в личном деле или нет

    656

    Уведомление об отсутствии возможности выплатить отпускные и о переносе отпуска

    75*

    656

    Приказ об отпуске

    75*

    656

    Записка-расчет

    5

    665

    1.3. Командировка*

    Служебная записка:
    — командировка по России
    — командировка за пределы России


    5
    10

    669

    План командировок:
    — командировка по России
    — командировка за пределы России


    5
    10

    669

    Приказ о направлении работника в командировку

    75*

    656

    Служебное задание:
    — командировка по России
    — командировка за пределы России


    5
    10

    669

    Командировочное удостоверение:
    — командировка не в районы Крайнего Севера;
    — командировка в районы Крайнего Севера


    5*
    75*

    668

    Отчет о выполнении служебного задания:
    — командировка по России
    — командировка за пределы России


    5
    10

    669

    Авансовый отчет

    5

    362

    Журнал учета работников, прибывших к месту командировки

    5

    695

    Журнал учета работников, выбывающих в командировки

    5

    695

    1.4. Неполное рабочее время

    Приказ о введении режима неполного рабочего времени

    75*

    656

    Уведомление профсоюзной организации

    5

    665

    Уведомление службы занятости

    5

    665

    Уведомление работника

    75*

    656

    Дополнительное соглашение к трудовому договору

    75*

    657

    Приказ об отмене режима неполного рабочего времени

    75*

    656

    1.5. Сверхурочная работа

    Служебная записка

    75*

    656

    Обращение к работнику

    75*

    656

    Приказ

    75*

    656

    Справка о сумме заработка для расчета

    5

    597

    1.6. Организация труда и служебной деятельности

    Переписка по вопросам трудоустройства, например письменное приглашение на работу

    5

    564

    Предложения органов власти о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот

    Постоянно

    566

    Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда:
    — по месту разработки и утверждения
    — в других организациях

    Постоянно
    До замены
    новыми

    571

    Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки)
    об организации труда при совмещении профессий

    5

    573

    Коллективные договоры
    Коллективные договоры, присланные для сведения

    Постоянно
    До минования надобности

    576

    Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения

    Постоянно

    577

    1.7. Увольнение

    По собственному желанию работника

    Заявление работника

    75*

    656

    Приказ

    75*

    656

    По соглашению сторон трудового договора

    Предложение работодателя

    75*

    656

    Ответ работника

    75*

    656

    Протокол согласования интересов сторон

    75*

    656

    Соглашение сторон

    75*

    657

    Приказ

    75*

    656

    По сокращению штата

    Протокол собрания учредителей

    Постоянно

    52

    Приказ о сокращении

    75*

    656

    Уведомление службы занятости

    5

    650

    Уведомление профсоюзного комитета

    5

    650

    Протокол заседания комиссии по сокращению

    5

    650

    Уведомление работника

    75*

    656

    Акт об отказе работника получить уведомление о сокращении

    75*

    656

    Приказ об изменении штатного расписания

    Постоянно

    71

    Приказ об увольнении по сокращению

    75*

    656

    2. Нормирование и оплата труда

    Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:
    — по месту разработки и утверждения
    — в других организациях



    Постоянно
    До замены новыми

    598

    Положение об оплате труда и премировании работников

    Постоянно

    411

    Табель учета рабочего времени:
    — нормальные условия труда
    — тяжелые, вредные и опасные условия труда


    5
    75*

    586

    Расчетно-платежная ведомость

    5

    412

    Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

    5

    600

    3. Учет страховых взносов

    Карточка индивидуального учета

    6

    Пункт 6 части 2
    статьи 28
    Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ

    Платежные поручения на перечисление страховых взносов

    Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов

    Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС РФ и РСВ-1 ПФР)

    4. НДФЛ

    Налоговая карточка по учету НДФЛ

    5

    394

    Справка по форме 2-НДФЛ

    5

    396

    4.1. Налоговые вычеты

    Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)

    5

    362

    Заявление об отказе от вычета

    5

    362

    Заявление о последовательности применения вычетов

    5

    362

    4.2. Недоимка по НДФЛ

    Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ

    5

    382

    Пояснительная записка налогового агента в ИФНС

    5

    382

    Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ

    5

    382

    5. Пособия

    Листок нетрудоспособности

    5

    896

    Журналы регистрации листков нетрудоспособности

    5

    897

    Заявление о выплате пособия

    5

    415

    6. Документы для ФСС России

    Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму

    5

    635

    План мероприятий по предупреждению производственного травматизма

    5

    635

    План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний

    5

    635

    Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму

    5

    635

    7. Документы для ПФР

    7.1. Персонифицированный учет

    Индивидуальные сведения

    75*

    905

    7.2. Софинансирование пенсии

    Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов

    5

    362

    Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)

    5

    382

    * С 13 марта 2016 года документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года, нужно хранить 50 лет вместо 75.

    **С 8 августа 2015 года при направлении сотрудников в командировки организации вправе оформлять журнал учета командированных работников, а с 8 января 2015 года отменена обязанность по оформлению следующих документов: командировочного удостоверения; служебного задания; отчета о выполненной работе в командировке.

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Проверь знания

    Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

    Начать тест

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Мы в соцсетях
    Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

    Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

    Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    Зарегистрируйтесь и продолжайте читать
    Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.