Сроки хранения документов в 2016 году

93893
Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Сроки хранения документов, по истечении которых они могут быть уничтожены, установлены законодательством. Из данной статьи вы узнаете, как долго следует хранить документы, связанные с персоналом.

Где прописаны сроки хранения документов

Сроки хранения документов прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Исчислять сроки хранения документов следует исчислять с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 части I «Общие положения» приложения к приказу № 558).

Для вашего удобства информацию о сроках хранения документов, связанных с персоналом организации, мы представили в виде таблице (см. ниже).

ПРИМЕР. Сотрудник уволился 30 сентября 2015 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Личные карточки работников хранятся 50 лет (ст. 658 раздела II Перечня управленческих документов). Отсчет срока следует начать с 1 января 2016 года. Соответственно карточка должна храниться до 31 декабря 2066 года.

Это интересно: Готовые пояснения, почему 6-НДФЛ не сходится с расчетом по взносам


Срочно из редакции!

Внимание! Сегодня при подписке на "Зарплату" Вы экономите 4 455 рублей! Подписаться по тел. 8 800 550-15-57>>>


Обозначения для сроков хранения документов

Сроки хранения документов в Перечне типовых управленческих архивных документов определены числовыми показателями, например 5 или 75 лет. Для некоторых документов время хранения точно не прописано. Срок указан словами, буквенными обозначениями. Разберемся, как слова перевести в годы.

«Постоянно» означает, что продолжительность хранения не может быть менее 10 лет. Это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Советуем почитать:

Минимальные сроки хранения

Перечень типовых управленческих архивных документов не является единственным нормативным актом, который регулирует сроки хранения документов.

Так, например, налоговым законодательством установлен минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Он составляет не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета необходимо не менее пяти лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Ответственность за нарушение сроков хранения документов

Если нарушены сроки хранения документов, организации грозит штраф.

Так, если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, они вправе наложить на организацию штраф в размере (ст. 120 НК РФ):

  • 10 000 руб. — если нарушения совершены в течение одного налогового периода;
  • 30 000 руб. — если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода.

В Кодексе об административных правонарушениях предусмотрено несколько статей, в которых говорится о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Так, нарушение акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью сроков хранения документов наказывается штрафом (ст. 13.25 КоАП РФ):

  • от 2500 до 5000 руб. — для должностных лиц;
  • от 200 000 до 300 000 руб. — для юридических лиц.

Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, санкции будут возложены на должностных лиц. Им придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: никто не может нести административную ответственность дважды за одно и то же административное правонарушение (ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ).

Таблица. Сроки хранения документов

Наименование документа

Срок хранения (количество лет)

Ссылка на пункт Перечня управленческих документов (если не указаны другие документы)

1

2

3

1. Трудовые отношения

1.1. Прием на работу

Заявление работника

75*

656

Трудовой договор

75*

657

Приказ

75*

656

Личная карточка

75*

658

Трудовая книжка

До востребования

664

Журнал учета бланков трудовых книжек

5

695

Заявления работника о согласии на обработку персональных данных

75*

666

1.2. Отпуска

График отпусков

1

693

Заявление на отпуск

5 или 75* лет, в зависимости от того, хранится заявление в личном деле или нет

656

Заявление о переносе отпуска

5 или 75* лет, в зависимости от того, хранится заявление в личном деле или нет

656

Уведомление об отсутствии возможности выплатить отпускные и о переносе отпуска

75*

656

Приказ об отпуске

75*

656

Записка-расчет

5

665

1.3. Командировка*

Служебная записка:
— командировка по России
— командировка за пределы России


5
10

669

План командировок:
— командировка по России
— командировка за пределы России


5
10

669

Приказ о направлении работника в командировку

75*

656

Служебное задание:
— командировка по России
— командировка за пределы России


5
10

669

Командировочное удостоверение:
— командировка не в районы Крайнего Севера;
— командировка в районы Крайнего Севера


5*
75*

668

Отчет о выполнении служебного задания:
— командировка по России
— командировка за пределы России


5
10

669

Авансовый отчет

5

362

Журнал учета работников, прибывших к месту командировки

5

695

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

5

695

1.4. Неполное рабочее время

Приказ о введении режима неполного рабочего времени

75*

656

Уведомление профсоюзной организации

5

665

Уведомление службы занятости

5

665

Уведомление работника

75*

656

Дополнительное соглашение к трудовому договору

75*

657

Приказ об отмене режима неполного рабочего времени

75*

656

1.5. Сверхурочная работа

Служебная записка

75*

656

Обращение к работнику

75*

656

Приказ

75*

656

Справка о сумме заработка для расчета

5

597

1.6. Организация труда и служебной деятельности

Переписка по вопросам трудоустройства, например письменное приглашение на работу

5

564

Предложения органов власти о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот

Постоянно

566

Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда:
— по месту разработки и утверждения
— в других организациях

Постоянно
До замены
новыми

571

Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки)
об организации труда при совмещении профессий

5

573

Коллективные договоры
Коллективные договоры, присланные для сведения

Постоянно
До минования надобности

576

Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения

Постоянно

577

1.7. Увольнение

По собственному желанию работника

Заявление работника

75*

656

Приказ

75*

656

По соглашению сторон трудового договора

Предложение работодателя

75*

656

Ответ работника

75*

656

Протокол согласования интересов сторон

75*

656

Соглашение сторон

75*

657

Приказ

75*

656

По сокращению штата

Протокол собрания учредителей

Постоянно

52

Приказ о сокращении

75*

656

Уведомление службы занятости

5

650

Уведомление профсоюзного комитета

5

650

Протокол заседания комиссии по сокращению

5

650

Уведомление работника

75*

656

Акт об отказе работника получить уведомление о сокращении

75*

656

Приказ об изменении штатного расписания

Постоянно

71

Приказ об увольнении по сокращению

75*

656

2. Нормирование и оплата труда

Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:
— по месту разработки и утверждения
— в других организациях



Постоянно
До замены новыми

598

Положение об оплате труда и премировании работников

Постоянно

411

Табель учета рабочего времени:
— нормальные условия труда
— тяжелые, вредные и опасные условия труда


5
75*

586

Расчетно-платежная ведомость

5

412

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

5

600

3. Учет страховых взносов

Карточка индивидуального учета

6

Пункт 6 части 2
статьи 28
Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ

Платежные поручения на перечисление страховых взносов

Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов

Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС РФ и РСВ-1 ПФР)

4. НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

5

394

Справка по форме 2-НДФЛ

5

396

4.1. Налоговые вычеты

Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)

5

362

Заявление об отказе от вычета

5

362

Заявление о последовательности применения вычетов

5

362

4.2. Недоимка по НДФЛ

Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ

5

382

Пояснительная записка налогового агента в ИФНС

5

382

Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ

5

382

5. Пособия

Листок нетрудоспособности

5

896

Журналы регистрации листков нетрудоспособности

5

897

Заявление о выплате пособия

5

415

6. Документы для ФСС России

Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму

5

635

План мероприятий по предупреждению производственного травматизма

5

635

План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний

5

635

Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму

5

635

7. Документы для ПФР

7.1. Персонифицированный учет

Индивидуальные сведения

75*

905

7.2. Софинансирование пенсии

Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов

5

362

Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)

5

382

* С 13 марта 2016 года документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года, нужно хранить 50 лет вместо 75.

**С 8 августа 2015 года при направлении сотрудников в командировки организации вправе оформлять журнал учета командированных работников, а с 8 января 2015 года отменена обязанность по оформлению следующих документов: командировочного удостоверения; служебного задания; отчета о выполненной работе в командировке.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль