Налоговая карточка по учету НДФЛ

17915
С 1 января 2011 года вступают в силу многочисленные изменения налогового законодательства. В частности, с этого года работодатели обязаны вести новый налоговый регистр по учету НДФЛ.

В соответствии с новой редакцией пункта 1 статьи 230 Налогового кодекса, введенной Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ, налоговые агенты (в их числе и работодатели) должны вести учет доходов, налоговых вычетов, а также сумм исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц в особом регистре налогового учета. Его форму необходимо разработать самостоятельно.

То есть вместо привычной карточки по форме 1-НДФЛ, утвержденной приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583, налоговые агенты обязаны придумать новый документ для учета НДФЛ. Причем, кроме новой формы, следует описать порядок отражения в ней аналитических данных.

Требования налогового кодекса

Законодатели пояснили, что новый документ должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать:

  • налогоплательщика и его статус;
  • виды доходов, суммы доходов, даты их выплаты;
  • налоговые вычеты, предоставленные налогоплательщику;
  • суммы налога, удержанные и перечисленные в бюджет, даты удержания и перечисления и реквизиты платежных документов на перечисление сумм налога.

Может ли налоговый агент разработать требуемую форму, учитывая только этот перечень?

Редакция журнала «Зарплата» попыталась это сделать. Однако документ получился громоздким и неудобным, он требовал обращения за необходимой информацией к другим источникам. Предлагаем вашему вниманию вариант, который учитывает не только условия законодателей, но и потребности бухгалтера.Подробнее на тему НДФЛ с отпускных можно ознакомиться здесь.

Регистр для учета НДФЛ налоговая карточка

За основу была взята не форма ведомости, а форма карточки, так как в любой, даже самой подробной, ведомости не удастся учесть всю необходимую информацию о каждом физическом лице.

А карточка, заведенная на налоговый период на одного человека, позволяет охватить все аспекты, касающиеся его идентификации как налогоплательщика, статуса, семейных обстоятельств, разнообразия видов доходов и налоговых вычетов, учета дат удержания и перечисления сумм налога, состояния взаиморасчетов по НДФЛ.

Индивидуальная карточка удобна еще и тем, что на ее основе просто составить форму 2-НДФЛ по истечении налогового периода. Итак, представляем вам налоговую карточку по учету НДФЛ от журнала «Зарплата». Данный вариант подготовлен при участии специалистов ФНС России.

Состав налоговой карточки по учету НДФЛ

Обратите внимание: предлагаемый вариант налоговой карточки — неунифицированная утвержденная форма. Вы вправе внести в карточку изменения и дополнить ее.

Карточка состоит из отдельных блоков, которые вы можете расширить или, напротив, сократить по своему усмотрению, расположить в ином порядке и т. д.

Налоговый агент

В табл. 1 приводятся сведения о наименовании налогового агента, его ИНН и КПП, указывается код ИФНС, где он состоит на учете, адрес, код ОКАТО. В случае если налоговым агентом является обособленное подразделение компании, в данном разделе нужно указывать его реквизиты.

Налоговая карточка в электронном формате

Предлагаемая форма налоговой карточки размещена на сайте www.zarp.ru в разделе «On-line» в специальном сервисе «Библиотека документов». Форма создана в программе Excel, что дает возможность задать формулы расчетов и производить вычисления автоматически. Вы можете скопировать файл, внести в него изменения и использовать в работе.

 

Если физическое лицо в течение одного налогового периода получает доходы и от головной организации, и от обособленного подразделения, очевидно, что следует вести минимум две налоговые карточки по каждому налоговому агенту.

Казалось бы, налоговый регистр  это не публичный документ. В нем нет необходимости давать подробные сведения о налоговом агенте. Однако некоторые бухгалтеры ведут несколько предприятий, в штате которых числятся одни и те же люди. В этой ситуации важно не перепутать карточки, заведенные на одно и то же физическое лицо, но относящиеся к разным фирмам, в которых налогоплательщик получал разные виды доходов.

Кроме того, данные о налоговом агенте могут пригодиться для заполнения справки по форме 2-НДФЛ, поскольку таблица содержит исчерпывающую информацию. Также этот раздел может быть полезен для внешних проверяющих, например инспекторов налоговой службы.

Налогоплательщик

Во второй таблице представлены сведения о физическом лице — получателе доходов: ИНН, фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес регистрации (с кодом региона), реквизиты документа, удостоверяющего личность, с кодом, установленным в справочнике Коды документов», который применяется при заполнении формы 2-НДФЛ. Он утвержден приказом ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/ 706®[ссылка:1]1[/ссылка]. Также предусмотрены поля для указания адреса иностранного работника в стране (ее код также берется из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ), принятого постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 529-ст, далее Справочник) его постоянного проживания.

Основания для предоставления вычетов

В таблице 3 собраны данные о налоговых вычетах, право на которые имеет ваш работник. Причем тут же указываются реквизиты документов, подтверждающих эти права, код вычетов, размер каждого вычета, законодательные ограничения размера, а также период (месяцы), в течение которого каждый вычет может быть предоставлен.

Данная таблица легко трансформируется под конкретные обстоятельства вашего работника. Для этого необходимо лишь добавить строки, например, для указания дополнительного документа, необходимого в соответствии с требованиями законодательства, или еще одного вида вычета. Это особенно удобно в преддверии возможных изменений в составе налоговых вычетов по НДФЛ, о чем заявил Президент РФ в Послании Федеральному Собранию 30 ноября 2010 года.

В таблице удобно отражать динамику изменения личных обстоятельств физического лица и ее влияние на состав предоставляемых вычетов.

Доходы, не облагаемые НДФЛ

В таблице 4 следует указать, какие виды доходов, не облагаемых НДФЛ в соответствии со статьей 217 НК РФ, выплачены налогоплательщику. Сведения о выплатах представляются в разбивке по месяцам налогового периода. При этом в данной таблице сразу указываем код дохода и код соответствующего вычета согласно соответствующим справочникам.

Налоговые ставки

Блок, посвященный налоговым ставкам, отражает их зависимость от статуса налогоплательщика и от видов доходов, полученных им. В таблице 5 "Статус налогоплательщика" вам предлагается отслеживать его изменение в течение налогового периода и соответствующее изменение применяемой налоговой ставки. В таблице "Виды доходов" следует указывать наименование доходов, облагаемых по нестандартным налоговым ставкам: 35, 9, 15% и т. д.

Как вы могли заметить, в этом блоке не расписываются виды доходов, облагаемых по ставке 13%. Но, если налогоплательщик получает только два-три вида доходов, облагаемых по ставке 13%, вы можете видоизменить таблицу, убрав предложенное ограничение и перечислив все виды доходов и все соответствующие им налоговые ставки.

Обратите внимание: международными договорами об избежании двойного налогообложения могут быть установлены иные ставки налога на доходы физических лиц, не упомянутые в Налоговом кодексе, но обязательные к применению, например 6%.

Сведения о вычетах, предоставленных по предыдущему месту работы

В таблице 6 дается подробная справочная информация о сумме вычетов, предоставленных сотруднику с начала налогового периода другим налоговым агентом до момента поступления на работу в вашу организацию. Эти данные пригодятся для контроля суммы ограничения величины дохода при предоставлении вычетов.

Доходы, облагаемые по ставке 13%

Таблицы 7–13 объединены общей темой: учет НДФЛ, исчисляемого по ставке 13%. Таблица 7 посвящена доходам, таблица 8 — сумме доходов, не облагаемых НДФЛ. В таблице 9 формируем сумму доходов, облагаемых НДФЛ до применения вычетов. В таблице 10 приводятся данные по фактически предоставленным вычетам, в таблице 11 определяется облагаемая база (за месяц и нарастающим итогом с начала года), в таблице 12 отражено начисление и удержание НДФЛ, а в таблице 13 — сведения о его перечислении. В трех из пяти таблиц предусмотрены графы для указания даты совершения операции (получения дохода, начисления, удержания и перечисления налога). Напомним, что этого требует новая редакция Налогового кодекса.

Доходы, облагаемые по ставке 35%

Таблицы 15, 16 и 17 посвящены учету НДФЛ, исчисленного с доходов, облагаемых по ставке 35%. Причем отдельно по каждому случаю (каждой дате) получения такого рода доходов.

А во вспомогательной таблице 14 представлен расчет собственно дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах по ссуде. Он нужен только для данного вида дохода. Для других видов доходов эта таблица не понадобится.

В составе налоговой карточки мы не приводим формы для учета НДФЛ, исчисленного с доходов, облагаемых по другим ставкам. Они выглядят аналогично. И вы сможете легко продублировать готовые блоки и адаптировать их под любую налоговую ставку.

Погашение задолженности по налогу

В таблице 18 отражаются расчеты с налогоплательщиком по задолженности по НДФЛ.

Таблицу заполняют в случаях возникновения «ненормальной» задолженности. Например, когда у налогового агента нет возможности удержать НДФЛ из начисленного дохода и он должен сообщить об этом в налоговый орган.

Также в ней предусмотрены графы для пошагового отражения процедуры погашения задолженности по НДФЛ перед налогоплательщиком с участием налогового агента. В соответствии с новыми требованиями налогового законодательства налоговый агент должен держать на контроле каждый ее этап:

  • извещение налогоплательщика о возникновении переплаты по НДФЛ;
  • получение заявления налогоплательщика о ее возврате;
  • перечисление суммы задолженности на банковский счет налогоплательщика или зачет в счет будущих удержаний НДФЛ;
  • начисление пеней за просрочку возврата переплаты.

Если налоговый агент не может организовать возврат в установленные сроки или суммы начисленного НДФЛ недостаточно, он передает эту функцию налоговому органу. Сведения об этом также следует отразить в таблице 18.

Отдельная строка отводится для отражения информации о зачете переплаты в счет будущих расчетов по налогу на доходы физических лиц.

Расчеты по налогу с налогоплательщиком

В таблице 19 приводятся аналитические данные о движении задолженности поНДФЛ (за налоговым агентом или за налогоплательщиком). Таблица построена по балансовому принципу. Сумма задолженности физического лица на конец месяца определяется по формуле:

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Источником информации для заполнения таблицы 19 являются предыдущие блоки, посвященные доходам, облагаемым по разным ставкам НДФЛ, а также сведения из таблицы 18. При помощи таблицы 19 можно контролировать состояние расчетов по НДФЛ с данным налогоплательщиком.

Итоги за год

В преддверии подготовки отчетности по итогам налогового периода вам поможет таблица 20. В ней сводятся воедино годовые показатели расчетов с налогоплательщиком по НДФЛ.

В таблице 21 проставляются отметки о выдаче справок по форме 2-НДФЛ.

Образец Налоговой карточки см. ниже. Часть таблиц дана в сокращенном виде. Полный вариант всех таблиц вы можете найти на сайте www.zarp.ru в разделе «On-line» в сервисе «Библиотека документов».

Редакция подготовила Порядок заполнения Налоговой карточки по НДФЛ. Он будет опубликован в следующем номере.

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

[сноска:1]К моменту подписания номера в печать Федеральной налоговой службой разработан проект приказа об утверждении новой редакции формы 2-НДФЛ и справочников. Проект размещен на сайте ФНС России по адресу: http://www.nalog.ru/document_light.php?id=28329&topic=root_nalog. Об утверждении приказа мы сообщим дополнительно в журнале «Зарплата» и на сайте www.zarp.ru. — Примеч. ред. [/сноска]

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль