Невозвращенный подотчет

112

Вопрос

В каком случае не возвращенная в установленный срок подотчетная сумма будет считаться доходом работника и облагаться страховыми взносами и НДФЛ. Например: работнику выдали денежные средства на хозяйственные нужды 10 января 50000-00 руб., авансовый отчет сдан 15 января на сумму 33000,00 руб, 25 января выдана сумма 5000,00руб., авансовый отчет на 38000,00руб сдан 29 февраля.

Ответ

 


Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Если срок возврата подотчетных сумм не установлен, то авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги. Если сотрудник не отчитался в срок или отчитался не за всю сумму выданных средств, то нужно удержать эти деньги из его зарплаты. По мнению чиновников из Минтруда России, удержать из зарплаты сотрудника подотчетные деньги, за которые тот не отчитался, нужно строго в течение месяца. А если этого не произойдет, организация должна начислить на эту сумму страховые взносы. Такой вывод содержится в письме Минтруда России от 12 декабря 2014 г. № 17–3/В-609. Если же работник впоследствии все же сдаст отчет или вернет деньги, то ранее начисленные взносы следует скорректировать.

При этом начислять НДФЛ через месяц после окончания срока по подотчету не нужно. И вот почему. Страховые взносы определяются на дату начисления вознаграждений (п. 1 ст. 11 Закона № 212-ФЗ), а НДФЛ — на дату выплаты дохода (ст. 210 и 223 НК РФ). А пока задолженность по подотчету не прощена или не списана, деньги не являются собственностью работника. Поэтому облагаемого НДФЛ дохода еще нет (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

Обоснование
 

1.Из рекомендации

 

Срок возврата

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Подробнее см. Кому и сколько можно выдать денег под отчет.

Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Отдельно скажем про ситуацию, когда сотрудник не смог вовремя отчитаться из-за болезни. Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел.

В таком случае представить авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех рабочих дней с даты фактического выхода на работу. Об этом сказано в пункте 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: когда сотрудник должен представить авансовый отчет, если срок возврата подотчетных сумм не установлен. Подотчетные суммы выданы для оплаты товаров (работ, услуг)

Авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги.

По общему правилу сотрудник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Главбух советует: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Какими документами оформить удержание

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

2. Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера», №2, февраль 2015

На неподтвержденный подотчет надо начислить страховые взносы

По мнению чиновников из Минтруда России, удержать из зарплаты сотрудника подотчетные деньги, за которые тот не отчитался, нужно строго в течение месяца. А если этого не произойдет, компания должна начислить на эту сумму страховые взносы. Такой вывод содержится в письме Минтруда России от 12 декабря 2014 г. № 17–3/В-609.

В письме чиновники отвечают на запрос компании, суть которого в следующем. Организация выдала сотруднику наличные на приобретение товаров. Отчитаться он должен был не позднее 30 сентября 2014 года. Но фактически компания получила авансовый отчет и остаток денег позже, лишь 10 ноября. Как в этом случае рассчитать и заплатить взносы? Представители Минтруда России, отвечая на запрос, рассуждают так.

Работник должен отчитаться по подотчетным в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который он получил деньги. Эта норма содержится в пункте 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Если сотрудник не уложился в срок или не вернул неизрасходованные суммы вовремя, то работодатель может удержать долг из его зарплаты. Такое решение оформляется приказом о взыскании. Составить документ нужно не позднее одного месяца после той даты, когда сотрудник должен был вернуть подотчетные. Если компания удержит долг из ближайшей зарплаты, то, по мнению ведомства, это не влияет на порядок расчета взносов. Но если сумма в течение месяца не удержана, то на невозвращенные подотчетные нужно начислить взносы.

Если работник все же отчитается, компания вправе скорректировать базу по взносам. Если это произойдет в следующем квартале, то придется подавать уточненки в ФСС и ПФР. Корректируя РСВ-1, нужно учесть, что уточненный расчет фонд сможет принять только в течение двух месяцев после окончания периода, за который начислены взносы. Такой порядок ПФР указывает в письме от 25 июня 2014 г. № НП-30-26/7951. А если компания в этот срок сдать уточненку не успеет, вносить изменения нужно уже в текущий отчет.

Однако с позицией Минтруда можно поспорить. Ведь деньги, которые сотрудник не вернул компании в установленный срок, не являются его доходом. А значит, и взносы с них начислять не нужно. Эти суммы – его долг перед работодателем. Компания может взыскать подотчетные с сотрудника в течение трех лет (ст. 196 ГК РФ). И только по истечении срока исковой давности невозвращенный долг станет доходом сотрудника.

Если сотрудник не отчитается по подотчетным в установленные сроки, бухгалтер компании вправе удержать эти суммы из зарплаты должника с его согласия. Минтруд считает, что если компания не сделает этого в течение одного месяца после истечения срока их возврата, то на них нужно начислить взносы. Ну, а если сотрудник все же представит авансовый отчет или вернет долг позже, сумму начисленных страховых взносов можно будет скорректировать.

 

3.Из статьи журнала «Упрощенка», №7, июль 2015


Как действовать, если сотрудник вовремя не отчитался по подотчетным суммам

Отметим, что начислять НДФЛ через месяц после окончания срока по подотчету не нужно. И вот почему. Страховые взносы определяются на дату начисления вознаграждений (п. 1 ст. 11 Закона № 212-ФЗ), а НДФЛ — на дату выплаты дохода (ст. 210 и 223 НК РФ). А пока задолженность по подотчету не прощена или не списана, деньги не являются собственностью работника. Поэтому облагаемого НДФЛ дохода еще нет (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).



Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут пользоваться сайтом. Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль