Можно ли удержать стоимость расходов на оформление документов для загранкомандировки

105

Вопрос

Предприятие возместило работнику расходы, связанные с оформлением загранкомандировки (виза, транспортные расходы и т.п.) на основании представленных с авансовым отчетом первичных документов. Работник подал заявление на увольнение, при этом, поездка в загранкомандировку в связи с увольнением работника отменена.Предприятие не может отнести данные расходы при формировании налоговой базы по прибыли.Можно ли взыскать сумму уплаченных расходов по оформлению документов с работника на основании ст. 232 Трудового Кодекса РФ? В трудовом договоре с работником прописано, что «Стороны несут материальную ответственность в соответствии с действующим законодательством». Если нет, то начисляется ли на указанную сумму НДФЛ и страховые взносы?

Ответ

Удержать стоимость расходов на оформление документов для загранкомандировки с сотрудника по инициативе организации Вы не вправе. В данном случае материального ущерба сотрудник организации не причинил. А упущенную выгоду, которая возникает по понесенным затратам в связи с отменой командировки, взыскать с сотрудника нельзя. Со стоимости визы и прочих расходов при отмене командировки безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, так как разъяснения различных контролирующих ведомств по данному вопросу расходятся.

Обоснование

1. Из статьиПроверка на риски: как не ошибиться при уплате налогов и взносов, если командировка не состоялась

Журнала «Российский налоговый курьер» № 4, февраль 2015

Ситуация вторая

Компания оплатила получение визы и обязательной медицинской страховки для командированного работника. Из-за скачка курса валют зарубежную командировку отменили.

Когда возникает первый риск

Если на сумму визового сбора и стоимость страховки компания не начислила страховые взносы.

На выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений начисляются страховые взносы (ч. 1 ст. 7 и ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС»). Среди исключений — фактически произведенные и документально подтвержденные сборы за выдачу виз, которые работодатель оплатил за работников в связи с командировками (п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

По мнению Минтруда России, если командировка не состоялась, суть выплат за получение виз и медицинской страховки не меняется (письмо от 27.11.14 № 17-3/В-572). Следовательно, начислять взносы не нужно. Ведомство отметило, что в этом случае безопаснее составить приказ руководителя об отмене командировки.

Ранее налоговое и финансовое ведомства делали аналогичные выводы, разъясняя необходимость уплаты ЕСН со стоимости заграничных виз при отмене командировки(письма Минфина России от 06.05.06 № 03-03-04/2/134, УФНС России по г. Москве от 23.03.06 № 21-08/22586 «Ответы на вопросы по единому социальному налогу» и от 13.12.05 № 21-18/477).

Когда возникает третий риск

Со стоимости визы компания не удержала у работника НДФЛ.

НДФЛ облагаются все доходы налогоплательщика как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). В то же время удерживать налог не нужно с компенсаций, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238НК РФ).

Работодатель обязан, наряду с прочими расходами на командировку, возместить работнику затраты на получение визы для служебной поездки (ст. 168 ТК РФ и п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Получается, стоимость оформленной для командированного сотрудника визы не образует его доход, облагаемый НДФЛ (решение Арбитражного суда г. Москвы от 13.07.10 № А40-33611/10-35-219 и постановление ФАС Уральского округа от 29.04.10 № Ф09-2891/10-С3).

При этом Минфин России обращает внимание, что отмена командировки не меняет квалификацию этого вида выплат. Поэтому возмещение стоимости визы не облагается НДФЛ (п. 2 письма от 06.05.06 № 03-03-04/2/134).

Ситуация третья

Компания приобрела для сотрудника невозвратные авиабилеты к месту проведения командировки и обратно. До начала командировки сотрудник заболел. Командировку пришлось отменить и перенести на другие даты.

Когда возникает риск

Если цену неиспользованных билетов компания учла при налогообложении прибыли.

Стоимость проезда работника к месту командировки и обратно для налогообложения прибыли компания относит к прочим расходам (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).

Минфин России считает, что в случае, когда командировка не состоялась, компания вправе учесть стоимость неиспользованных билетов в налоговых расходах (письмо от 14.04.06 № 03-03-04/1/338). Налоговики на местах с этим не согласны, о чем свидетельствует сложившаяся судебная практика. Но суды в подобных спорах встают на сторону компании (например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.06 № А28-10790/2005-233/15).

2. Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Когда можно произвести удержание из зарплаты по инициативе организации

Случаи удержания

По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:

неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;

неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;

излишне выданную зарплату и другие суммы, излишне выплаченные сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;

суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;

суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).

Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ и части 4 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Также из заработка сотрудника можно удержать причиненный организации материальный ущерб (ст. 238 и 240 ТК РФ). При этом возмещается только сумма прямого действительного ущерба (те убытки, которые можно точно посчитать), упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 ТК РФ).

Сотрудник не несет материальной ответственности, если имущество было повреждено при стихийном бедствии, из-за ненадлежащей охраны и т. д. Полный перечень таких ситуаций приведен в статье 239 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе удерживать из зарплаты сотрудника никакие иные суммы, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (НДФЛ, удержания по исполнительным листам и т. д.). В частности, по инициативе организации нельзя удержать из зарплаты сотрудника денежные средства для погашения кредита. Такие суммы сотрудник может возместить только по собственной инициативе: либо внеся деньги в кассу организации, либо написав заявление с просьбой удерживать средства из его зарплаты.

Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1 и от 18 июля 2012 г. № ПГ/5089-6-1.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы считаете аванс по заработной плате?

  • 40% от оклада 34.65%
  • 50% от оклада 19.3%
  • Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца 33.86%
  • 43,5% процента от оклада 2.93%
  • другим способом 9.26%
Другие опросы

Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут работать с сайтом. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут пользоваться сайтом. Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль