Заполнение табеля при суммированном учете рабочего времени

2611

Вопрос

Как заполнять табель при суммированном учете рабочего времени.

Ответ

При суммированном учете обязательно ведут табель учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

В табеле отражают фактически отработанные часы. Их количество может отличаться от количества часов по графику. Поскольку в графике указывают планируемые дни и часы работы и отдыха. Но работник может заболеть, уехать в командировку, попросить отпуск за свой счет и т.д.

Таким образом, табель составляется по факту. На его основании бухгалтер рассчитывает зарплату за отработанное время.

1.     Два вида сверхурочных часов работы

Очень часто при суммированном учете рабочего времени возникает вопрос об отражении в табеле и оплате сверхурочной работы.

Существуют два вида часов сверхурочной работы при суммированном учете.

Плановые. Эти часы переработки заложены в графике, который не удалось составить строго в пределах нормы. Их итоговое количество для расчета оплаты уточняют по итогам учетного периода.

Это специфические, характерные только для суммированного учета сверхурочные часы. Они обозначаются в табеле обычными "рабочими" кодами:

- "Я" - работа днем;

- "Н" - работа ночью;

- "РВ" - работа в нерабочие праздничные дни и в выходной день конкретного работника.

Незапланированные. Это часы сверхурочной работы по инициативе работодателя. Они возникают в экстренных случаях, например при неявке сменяющего работника. Их обозначают в табеле кодом "С" и оплачивают сразу по итогам месяца, а не дожидаются окончания учетного периода.

2.     Что проверить в табеле перед начислением зарплаты

Табель является первичным учетным документом, поэтому должен быть оформлен правильно.

2.1 КТО ЗАПОЛНЯЕТ ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Работодатель обязан вести учет времени, отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Этот учет ведут в табеле. В нем отражают часы работы, дни отпуска, нетрудоспособности и т. д.

Руководитель компании назначает работников, ответственных за ведение табеля. Как правило, это руководители подразделений. Назначение ответственных оформляют приказом и знакомят с ним ответственных работников под роспись. В компаниях с большой численностью может быть отдельная ставка табельщика. Табельщик передает табель в кадровую службу, оттуда он попадает в бухгалтерию уже заполненным. Бухгалтер использует данные табеля для начисления выплат работникам компании.

2.2 КАКОЙ ДОЛЖНА БЫТЬ ФОРМА ТАБЕЛЯ

Компания вправе:

  • использовать одну из двух унифицированных форм табеля;
  • разработать собственный вариант.

Чем удобны унифицированные формы

Унифицированные формы № Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В них предусмотрены все обязательные реквизиты, коды для обозначения периодов времени.

Форма № Т-12 содержит два раздела:

В первом разделе содержится информация об использовании сотрудниками рабочего времени.

Второй раздел предназначен для заполнения бухгалтером, но заполнять его необязательно. Как правило, для расчетов с работниками бухгалтер использует другие регистры: лицевой счет, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Форма № Т-13 состоит из одного раздела и предназначена для автоматизированного учета присутствия (входа/выхода) работников на территории работодателя.

Какой должна быть собственная форма табеля

Компания вправе разработать свою форму табеля (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Ее можно подготовить на базе унифицированных бланков и дополнить графами и строками для информации, которая нужна для учета рабочего времени.

В собственном варианте табеля должны быть предусмотрены:

  • обязательные реквизиты;
  •  показатели об использовании сотрудниками фонда рабочего времени.

Бухгалтер должен проверить оформление табеля учета рабочего времени.

2.3 ЧТО БУХГАЛТЕР ДОЛЖЕН ПРОВЕРИТЬ В ТАБЕЛЕ

Поскольку табель является первичным учетным документом для расчета зарплаты, он должен быть правильно оформлен.

Обязательные реквизиты готового табеля

Перечень обязательных реквизитов первичных бухгалтерских документов установлен в части 2статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В таблице ниже показано, какие реквизиты должен содержать табель. Если табель оформлен правильно, его можно признать первичным бухгалтерским документом — основанием для начисления выплат работникам.

Таблица. Обязательные реквизиты табеля

 Реквизит

Что должно быть в табеле

1

Наименование документа

Табель учета рабочего времени

2

Дата составления

Последнее число  периода табелирования Например, 15 и 30 сентября                                                

При увольнении одного работника дата заполнения — последний день его работы

3

Наименование экономического субъекта, составившего документ

Наименование компании (допускается типографским способом)                                 

Наименование структурного подразделения

4

Содержание факта хозяйственной жизни

Информация об использовании сотрудниками рабочего времени

ФИО, табельные номера, должности работников, буквенные или числовые коды времени

5

Величина натурального измерения факта хозяйственной жизни, единицы его измерения

Числовые показатели использованного времени  

                                                                                   Единица измерения — час, день

6

Наименование должности лиц ответственных  за оформление документа

Наименования должностей ответственных:

— табельщика,

— руководителя подразделения,

— специалиста кадровой службы

7

Подписи лиц, ответственных  за оформление документа

Подписи ответственных:

— табельщика,

— руководителя подразделения,

— специалиста  кадровой службы

2.4 Коды в табеле

В табеле используют коды для обозначения времени работы и отдыха. Они могут быть буквенными или числовыми.

В унифицированных формах табеля есть возможность дополнить список готовых кодов. Например, при необходимости можно добавить коды:

  • периода времени, когда работник находился под административным арестом;
  • перерывов для кормления ребенка, предоставляемых работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет;
  • дней работы на вахте;
  • выходных в период вахты;
  • дней пути к месту работы на вахте и обратно и др.

2.5 КАКИЕ ПРОБЛЕМЫ ВОЗНИКНУТ, ЕСЛИ ТАБЕЛЬ ОФОРМЛЕН НЕПРАВИЛЬНО

Табель учета рабочего времени могут требовать при проверках:

  • налоговые инспекторы;
  • специалисты из ФСС РФ и ПФР;
  • трудовые инспекторы.

Опираясь на данные табеля, они вправе не признать расходы на оплату труда и выплату пособий. Приведем несколько примеров из судебной практики.

Пример спора по налогу на прибыль

При проверке налоговые инспекторы обнаружили, что в табеле не отмечено время работы исполнительного директора компании. В совокупности с другими обстоятельствами дела инспекторы исключили из состава расходов начисленную ему зарплату. Инспекторы пояснили свою позицию следующим образом.

Суммы расходов на оплату труда должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 255 НК РФ). В этом случае их можно учесть при расчете налога на прибыль.

Одним из документов для обоснования заработной платы является табель. В нем не было записей об отработанном времени.

В итоге компания проиграла дело. Судьи сочли, что налоговые инспекторы правильно доначислили налог на прибыль, пени и штраф на общую сумму более 1,5 млн. руб. (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.05.2014 по делу № А29-1550/2013).

Примеры споров с ФСС РФ

Проверяющие из ФСС РФ не приняли к зачету пособие по беременности  и родам. Одним из аргументов стали записи о рабочем времени в табеле. В нем было указано, что отпуск по беременности и родам начался с 3 октября.

Больничный лист по беременности и родам был выдан работнице — 24 октября. В нем было указано начало периода нетрудоспособности (беременность и роды) с 3 октября.

Как указали судьи, это обстоятельство является нелогичным и необоснованным, поскольку работодатель не мог предполагать 3 октября, что 24 октября работнице будет выдан листок временной нетрудоспособности по беременности и родам с освобождением именно с 3 октября.

Контролеров поддержали судьи первой, апелляционной и кассационной инстанций (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19.08.2014 по делу № А70-9085/2013).

А вот в другом случае табель учета рабочего времени наоборот помог компании в судебном споре с проверяющими из ФСС РФ. С его помощью компания смогла обосновать выплату пособия по беременности и родам (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 03.09.2015 № Ф04-23509/2015 по делу № А03-23802/2014)

Если табель оформлен неправильно

Итак, бухгалтер проверил табель, который поступил ему из отдела кадров. Если в табеле не хватает обязательных реквизитов или есть лишние записи, бухгалтер должен вернуть документ в кадровую службу для исправления и доработки.

2.6 Ответы редакции на вопросы читателей об оформлении табеля

Предлагаем вашему вниманию ответы на вопросы подписчиков журнала «Зарплата» об оформлении табеля учета рабочего времени.

Как показать в табеле время работы совместителя по двум должностям?

Если работник-совместитель занят в двух подразделениях, его фамилия будет отражена в табеле каждого из них.

Если работник трудится по совместительству в том подразделении, где исполняет основную работу — сведения о времени его работы будут показаны в одном табеле двумя строками.

Могут ли быть два кода в один день?

— привлекался к работе в командировке в свой выходной  (К/РВ)

— работал в период отпуска по уходу за ребенком (Я/ОЖ)

Да, могут. Рабочее время за один и тот день может быть отмечено разными кодами через дробь. Например, работа в пределах установленной нормы рабочего времени в табеле отмечается унифицированным буквенным кодом «Я» или числовым «01». Работа за пределами установленной нормы — кодами «С» или «04».

Если в течение одной смены работник трудился в пределах нормы рабочего времени, а также за ее пределами, в табеле будет два кода. И это не ошибка табельщика.

Также через дробь коды могут быть проставлены в других случаях, например, когда работник:

— работал днем и ночью (Я/Н)

— работал днем, ночью и часть времени сверхурочно (Я/Н/С)

— трудился и уехал в командировку (Я/К)

3.     Коды в табеле

Каждый код табеля учета рабочего времени имеет свою «цену». Некоторые коды обозначают неоплачиваемые периоды времени, другие оплачиваются. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статье «Как по данным табеля рассчитать выплаты работникам» (2015, № 10)

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы считаете аванс по заработной плате?

  • 40% от оклада 34.65%
  • 50% от оклада 19.3%
  • Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца 33.86%
  • 43,5% процента от оклада 2.93%
  • другим способом 9.26%
Другие опросы

Рассылка



© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Зарплата» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 5 751 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений на 2017 год.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Зарплата» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по расчету зарплаты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль