Оплата стоимости проезда к месту отпуска

145

Вопрос

В соответствии со статьей 325 Трудового кодекса Российской Федерации лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта. Работник принес заявление на оплату дороги и подтверждающие документы в 2014 году. У организации не было средств оплатить дорогу. Правомерно ли оплатить ему эти расходы 2014 года в 2015 году?

Ответ

Да, правомерно. Организации, применяющие УСН обязаны компенсировать сотрудникам такие расходы. При этом в расходах компенсацию можно учесть после факта ее оплаты. Если сотрудник предоставил документы в 2014 году. То в 2015 году он не лишается права на получение компенсации.

Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

ОСНО: налог на прибыль*

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), могут учесть при расчете налога на прибыль компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно, если их выплата предусмотрена коллективным (трудовым) договором.

В налоговых расходах учтите только компенсацию расходов по оплате проезда (провоза багажа) в пределах территории России. Сумму компенсации включите в состав расходов на оплату труда.

Это следует из положений пункта 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

При этом размер, порядок и условия оплаты проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты включаются в состав расходов на оплату труда:

  • в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • в рамках той периодичности (но не реже чем один раз в два года), которая установлена трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником затраты. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре установите перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации.

Такие выводы следуют из положений пункта 7 статьи 255 и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2, от 8 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/697, от 24 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/614.

Добавим, что вид транспорта также не важен. То есть даже если сотрудник использовал разные виды транспорта (туда на самолете, обратно поездом либо наоборот), учесть расходы можно. Главное, чтобы человек представил правильно оформленные проездные документы. Данный вывод есть в письме Минфина России от 8 мая 2015 г. № 03-03-07/26687.

УСН*

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, сумма компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно не уменьшит. Такие организации не учитывают никаких расходов (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации, предусмотренные коллективными (трудовыми) договорами, в состав расходов на оплату труда. Организации на упрощенке должны учесть эти расходы в том же порядке, что и плательщики налога на прибыль (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 10 июня 2009 г. № 03-11-09/203).*

Пример расчета компенсации расходов на проезд сотрудника к месту использования отпуска и обратно. Сотрудник работает в организации, расположенной в районе Крайнего Севера. Организация применяет упрощенку и платит налог с разницы между доходами и расходами*

ООО «Альфа» расположено в Мурманской области.

С 10 февраля менеджеру А.С. Кондратьеву предоставлен отпуск. Вместе с Кондратьевым в отпуск едет его несовершеннолетний ребенок-инвалид.

Коллективным договором установлено, что каждый сотрудник и члены его семьи (жена и несовершеннолетние дети) имеют право на компенсацию расходов на проезд к месту отдыха и обратно. Кроме того, организация оплачивает фактические расходы на провоз багажа сотрудника из расчета 10 кг на каждого члена семьи.

Стоимость одного железнодорожного билета на поезд до места проведения отпуска и обратно – 2400 руб. Общий вес багажа, который Кондратьев берет с собой в отпуск, составляет 20 кг. Тариф на провоз багажа – 5 руб./кг.

Стоимость проезда до места проведения отпуска и обратно составляет:
2400 руб. × 2 = 4800 руб.

Стоимость провоза багажа:
5 руб./кг × 20 кг = 100 руб.

Общая сумма компенсации расходов на проезд сотрудника к месту отдыха и обратно равна:
4800 руб. + 100 руб. = 4900 руб.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» включил эту сумму в состав расходов на оплату труда. НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.

Все работодатели Крайнего Севера будут оплачивать своим сотрудникам проезд до места отдыха и обратно

Можно ли компенсацию учесть в расходах при УСН

Компенсацию за проезд сотрудника до места использования отпуска и обратно Налоговый кодекс РФ относит к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Подобные суммы «упрощенец» с объектом налогообложения доходы минус расходы вправе отражать в своем налоговом учете (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). То есть включать в состав расходов в полном объеме.

«Упрощенцы» для расчета единого налога учитывают расходы кассовым методом, поэтому включить в Книгу учета доходов и расходов такие траты вы сможете после фактической выплаты денег сотруднику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом все ваши расходы должны быть обязательно документально подтверждены (п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).*

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы считаете аванс по заработной плате?

  • 40% от оклада 34.65%
  • 50% от оклада 19.3%
  • Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца 33.86%
  • 43,5% процента от оклада 2.93%
  • другим способом 9.26%
Другие опросы

Рассылка



© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Зарплата» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 5 751 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений на 2017 год.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Зарплата» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по расчету зарплаты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль