Удержание излишне выплаченных отпускных при увольнении

1013

Вопрос

Помогите,пожалуйста, как правильно поступить? Сотрудник при увольнении не желает вносить в кассу сумму излишне выплаченных отпускных. Нужно ли проводить исправительныне записи в КУДиР,т.е.уменьшить расходы на сумму компенсации

Ответ

В данной ситуации Вам следует учесть, что такое удержание проводится не по желанию сотрудника, а по инициативе организации. Вы можете удержать сумму отпускных, выплаченных авансом самостоятельно. К тому же из последней зарплаты можно удержать всю сумму без ограничений. Если Вы не будете удерживать излишне выплаченные отпускные, то Вам следует скорректировать расходы, отраженные ранее в книге учета доходов и расходов, так как излишне выплаченная сумма не будет являться расходом. Также если Вы удерживаете сумму, то корректировать прежние записи не нужно, а сумму удержания нужно отразить в доходах.

1. Рекомендация: Как удержать из зарплаты отпускные, выплаченные за неотработанные дни отпуска

Когда производят удержания

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае сумму отпускных, приходящуюся на неотработанное время, удержите при начислении зарплаты.*

Расчет суммы удержаний

Рассчитывать сумму удержаний нужно в таком порядке.

Сначала определите количество месяцев, не отработанных до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск. В расчет принимайте полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца.

Такой порядок предусмотрен пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. Хотя этот документ был принят давно, он продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Пример расчета фактически отработанных месяцев при увольнении сотрудника до окончания рабочего года*

Сотрудник был принят на работу 18 июня 2013 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 18 июня 2013 по 17 июня 2014 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудник использовал в декабре 2013 года.

Сотрудник увольняется по собственному желанию 7 марта 2014 года.

Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года составляет три месяца десять дней. Эта величина округляется до трех полных месяцев. Таким образом, при увольнении организация вправе удержать с сотрудника сумму отпускных, начисленных за три неотработанных месяца.

Затем рассчитайте общую сумму, которую нужно удержать из зарплаты сотрудника при увольнении, по формуле:

Сумма удержаний = Средний дневной заработок, исходя из которого были рассчитаны отпускные × Количество неотработанных месяцев × Продолжительность отпуска, положенного сотруднику за год (как правило, 28 дней) : 12 месяцев*


Сотрудник должен возместить организации всю сумму неотработанных отпускных. Из его месячной зарплаты (в т. ч. и выплачиваемой при увольнении) можно удержать всю начисленную сумму.

Пример расчета суммы удержаний из зарплаты сотрудника за неотработанные дни отпуска*

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова была принята на работу 18 июня 2013 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 18 июня 2013 по 17 июня 2014 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудница использовала в декабре 2013 года. Ее средний дневной заработок для расчета отпускных составил 501 руб./дн.

Иванова увольняется по собственному желанию 9 апреля 2014 года.

Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года – два месяца восемь дней. Эта величина округляется до двух полных месяцев.

Сумма, которую организация вправе удержать из зарплаты Ивановой при увольнении, равна:
501 руб./дн. × 2 мес. × 28 дн. : 12 мес. = 2338 руб.

За отработанные дни апреля 2014 года Ивановой начислено 10 000 руб.

Из зарплаты сотрудницы за апрель бухгалтер удержал всю сумму – 2338 руб., так как эта сумма не превысила суммы выплаты сотруднице за минусом НДФЛ:
2338 руб. < 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. × 13%).

При окончательном расчете Иванова получила 6362 руб. (8700 руб. – 2338 руб.).

Если удержание из зарплаты произвести невозможно

Ситуация: что делать, если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно (например, для этого недостаточно последней зарплаты)

Предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если сотрудник добровольно не вернет данную сумму, то взыскать ее потом в судебном порядке организация не сможет.*

Дело в том, что статья 137 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при увольнении сотрудника излишне выплаченные отпускные за неотработанный отпуск можно удержать из его зарплаты. То есть данная норма предполагает возможность удержаний только из последней зарплаты сотрудника и непосредственно при его увольнении. При этом взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника (уже после его увольнения) через суд трудовое законодательство не позволяет. Именно так традиционно рассуждают судьи. В частности, об этом свидетельствуют определения Верховного суда РФ от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6 и от 29 августа 2014 г. № 70-КГ14-4.

Стоит отметить, что ранее в законодательстве существовала норма, прямо запрещавшая взыскивать излишне выплаченные отпускные в судебном порядке (абз. 3 п. 2 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169). Несмотря на то что она утратила силу (приказ Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 253), взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника через суд по-прежнему нельзя.

Таким образом, единственный выход в данной ситуации – договориться с сотрудником о добровольном возврате недостающей суммы.

Из этого порядка есть исключения, когда с сотрудника ничего удерживать не нужно, даже если отпуск остался неотработанным (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Бухучет отпускных*

В бухучете удержания за неотработанные дни отпуска отражайте корректировочными записями (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10).

Если отпускные начислены за счет резерва на оплату отпусков:

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70
– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Если организация (субъект малого предпринимательства) не создает резерв на оплату отпусков:

Дебет 20 (23, 26, 29...) Кредит 70
– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Корректировочные записи делайте на основании бухгалтерской справки.

2. Ситуация: как удержать задолженность с сотрудника, который увольняется. Удержания производятся по инициативе организации

Из последней зарплаты к выдаче удержите всю сумму задолженности. Даже если она превышает 20 процентов от суммы зарплаты в этом месяце. Правила, установленные частью 1 статьи 138 Трудового кодекса РФ, в данном случае не действуют. Исходя из системного толкования статей 137, 138 и 140 Трудового кодекса РФ ограничение на удержание в размере 20 процентов от причитающейся зарплаты действует только при ежемесячной выплате зарплаты. При увольнении сотрудника можно взыскать всю сумму задолженности. Такой точки зрения придерживаются специалисты Минздравсоцразвития России в своих частных разъяснениях.*

3. Рекомендация: Как учесть при налогообложении удержание из зарплаты материального ущерба, нанесенного организации. Организация применяет спецрежим

Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с доходов, то суммы, удержанные с сотрудника в возмещение ущерба, тоже увеличивают налоговую базу (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Сумма самого ущерба на расчет единого налога не влияет.*

4. Статья: Спорные вопросы упрощенной системы налогообложения (в редакции vip версии)

При прощении отпускных надо пересчитать расходы

— У нас объект «доходы минус расходы». Один из сотрудников в начале года брал авансом отпуск. Недавно он уволился по собственному желанию. При увольнении мы забыли удержать с него отпускные за неотработанные дни. Исключать ли эту сумму из ранее учтенных расходов?

— Да, надо исключить. Компания могла, но не удержала у работника излишне выплаченные отпускные (ст. 137 ТК РФ. — Примеч. ред.). По сути, простила ему долг. А такие расходы не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 49 ст. 270 НК РФ. — Примеч. ред.). Значит, их надо исключить из налоговой базы.*

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут пользоваться сайтом. Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль