Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, отразить в бухучете стоимость проезда сотрудника к месту отпуска и обратно

182

Вопрос

Организация находится в Районах Крайнего Севера, применяется система налогообложения ЕСХН (доходы минус расходы). Работникам предприятия, согласно законодательства и коллективного договора, предоставляются отпуска с оплатой проезда в ЦРС и обратно.В августе 2014 г. работница предоставила копии электронных билетов (маршрут/квитанций) с указанием сумм тарифов и сборов в рублях РФ до г.Москва и обратно. К этим документам была предоставлена квитанция разных сборов на общую сумму оплаченных билетов и сборов. На основании предоставленных копий перечисленных документов был выдан аванс на проезд в отпуск. В ноябре, по возвращении из отпуска, работница сдала в бухгалтерию оригиналы проездных документов и посадочные талоны к ним. Авиакомпания, которая должна была выполнять обратный рейс по маршруту Москва-Магадан на дату вылета свои рейсы отменила в связи с банкротством. Пассажиру (нашей работнице) было предоставлено место в самолете другой авиакомпании выполняющей рейсы по указанному маршруту с выдачей посадочного талона, нового проездного документа выдано не было. В итоге данные в проездном документе и посадочном талоне не совпадают: номер рейса, время вылета, в посадочном талоне отсутствует дата вылета. Подскажите, пожалуйста, что нужно сделать, чтобы подтвердить произведенные затраты по указанному маршруту?Кроме предоставленных приобретенных ранее проездных документов были предоставлены приобретенные в аэропорту Домодедово электронные билеты (маршрут/квитанции) по маршруту: Москва-Пенза, Пенза-Москва с указанием сумм тарифов и сборов в рублях РФ, электронные многоцелевые документы (квитанции) с указанием суммы за услуги (сервисный сбор). В этих документах форма оплаты показана: нал. Чеков ККТ или бланков строгой отчетности при оплате проездных документов в кассе аэропорта выдано не было. Достаточно ли предоставленных документов без чеков для подтверждения произведенных затрат?

Ответ

1) организация может заказать у авиакомпании архивную справку о том, что сотрудник действительно совершал перелет и пассажиру было предоставлено место в самолете другой авиакомпании выполняющей рейсы по указанному маршруту;

2) состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому организация может самостоятельно установите перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации, в коллективном (трудовом) договоре.

Например, если в коллективном (трудовом) договоре сказано, что сотрудник помимо маршрут-квитанции должен предъявить посадочный талон, организации вправе потребовать их от сотрудника.

Как правило, маршрут-квитанция оформляется на бланке строгой отчетности. В таком случае чек ККТ для подтверждения оплаты не нужен.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Рекомендация: Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

При этом размер, порядок и условия оплаты проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты включаются в состав расходов на оплату труда:

  • в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • в рамках той периодичности (но не реже чем один раз в два года), которая установлена трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником затраты. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре установите перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации*.

Такие выводы следуют из положений пункта 7 статьи 255 и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2от 8 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/697от 24 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/614.

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Статья: Чем подтверждают расходы на полет, если посадочный талон выцвел

Наталья Матвеева, эксперт «УНП»

Для подтверждения расходов на перелет чиновники и инспекторы требуют электронный билет и посадочный талон. Но посадочные талоны постоянно выцветают. В итоге к моменту проверки у компании остается один электронный билет. Чем доказать расходы? Минфин дал рекомендации.

Дубликаты посадочных талонов перевозчик и аэропорты не выдают. Однако многие авиакомпании оформляют архивную справку о том, что сотрудник действительно совершал перелет.* Заказать ее можно на сайте перевозчика или по электронной почте, а забрать ее должен только сам сотрудник, предъявив паспорт. Тарифы колеблются от 150 до 800 рублей и зависят они от давности перелета. Чем раньше был перелет, тем дороже будет справка. Срок ее выдачи варьируется от пяти рабочих дней до полутора месяцев. Но зато, получив документ, можно уже не беспокоиться о том, что инспектор снимет расходы. Минфин России допускает, что такой справкой можно подтвердить расходы (письмо от 22.03.10 № 03-03-06/1/168).

Если компания не готова к лишним тратам, в подтверждение факта перелета можно привести документы (электронный билет, командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны, счета из гостиницы и др.). Чиновники разрешают подтверждать расходы такими косвенными документами (письмо Минфина России от 04.06.10 № 03-03-06/1/384).*

Но в любом случае со стоимости билета не требуется удерживать НДФЛ даже при отсутствии посадочного талона. Недавно с этим согласились чиновники (письмо Минфина России от 21.03.11 № 03-04-06/6-49). При этом, будет компания учитывать стоимость перелета в расходах или нет, значения не имеет.

На будущее, чтобы предупредить заморочки с выгоревшим талоном, можно сразу же делать его копию. По мнению чиновников, она тоже подтверждает проездные расходы (письмо Минфина России от 17.09.08 № 03-03-07/22). Как мы выяснили, мнение специалистов министерства не изменилось. И это самый простой и менее затратный способ.

КСТАТИ. В посадочном талоне есть дата полета, но нет года. Поэтому подтвердить, к какому налоговому периоду относятся расходы на проезд, можно распечаткой электронного билета, в котором стоит полная дата (день, месяц, год). Конечно, при условии, что все другие данные о полете совпадают (рейс, код аэропорта, время вылета и пр.). В этом нас заверили в Минфине.*

3.Статья: Маршрут-квитанция подтвердит приобретение электронного билета

Олег Оседов, эксперт «УНП»

«Работники часто ездят в командировки в другие города. В последнее время стали приобретать электронные пассажирские билеты. Подскажите, какими документами можно подтвердить в целях исчисления налога на прибыль такие расходы?..»

Виктория Белая, г. Санкт-Петербург

Виктория, если ваши сотрудники летают в командировки самолетами, обратитесь к пункту 2 приказа Минтранса России от 08.11.06 № 134. В нем сказано, что маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции. Если маршрут-квитанция оформлена не на бланке строгой отчетности, дополнительно к ней должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, – это может быть бланк строгой отчетности или чек ККТ.* Аналогичные нормы закреплены в отношении оформления электронного билета на железнодорожном транспорте (см. п. 2 приказа Минтранса России от 23.07.07 № 102).

Вместе с тем в письме от 04.02.09 № 03-03-07/3 специалисты Минфина России разъясняют, что расходы при приобретении работником электронного билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если они имеют косвенное подтверждение. К таковому, в частности, относятся документы о направлении сотрудника в командировку, проживании за границей и иные оправдательные документы, оформленные унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющие факт пребывания работника в командировке. Также необходимы распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы считаете аванс по заработной плате?

  • 40% от оклада 34.65%
  • 50% от оклада 19.3%
  • Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца 33.86%
  • 43,5% процента от оклада 2.93%
  • другим способом 9.26%
Другие опросы

Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут работать с сайтом. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут пользоваться сайтом. Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль