Программа проверки ПФР

Отчетность в ПФР

Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, все работодатели должны представить отчетность в ПФР, а именно сведения о страховом стаже работников и другую информацию, необходимую для персонифицированного учета.

Срок подачи сведений установлен в пункте 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В 2009 году 1 марта – это выходной день, поэтому срок сдачи сведений переносится на ближайший рабочий день. То есть сдать отчетность в ПФР за 2008 год нужно не позднее 2 марта 2009 года.

Формы документов персонифицированного учета, а также Инструкция по их заполнению и представлению (далее - Инструкция) утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п.

Отчетность в ПФР состоит из:

• индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2;
• описи документов, передаваемых страхователем в ПФР по форме АДВ-6-1;
• ведомости уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11;
• списка застрахованных лиц.

По просьбе специалистов из некоторых отделений ПФР вместе с документами персонифицированного учета работодателями представляется пояснительная записка в ПФР. Подробно о том, как заполнить и подать сведения в Пенсионный фонд читайте в журнале «Зарплата», 2009, № 1 в статье «Сдаем индивидуальные сведения за 2008 год».

Пояснительная записка в ПФР содержит реквизиты плательщика, также в ней указывается сумма начисленных страховых взносов на страховую и накопительную часть пенсии по каждой созданной пачке со сведениями.

Если бухгалтер сдает отчетность в ПФР на бумажных носителях, он должен прошить документы, расположив в следующем порядке сверху вниз:

• пояснительная записка (напомним, что ее заполняют только для тех отделений ПФР, в которых ее требуют);
• опись (АДВ-6-1);
• список застрахованных лиц, составленный произвольно;
• формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2.

Концы нити, скрепляющей документы, необходимо приклеить к тыльной стороне пачки и закрепить небольшим листком бумаги, на котором нужно поставить печать страхователя. На этом листке также делают запись «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов».

Отчеты в ПФР нельзя отправлять по почте. Организации могут (но не обязаны) сдавать отчетность в электронном виде. То есть к распечатанным пачкам документов можно приложить эту же информацию, например, на дискете (п. 13 Инструкции). В описях отчетности, сопровождаемой дискетой, следует указывать порядковые номера пачек, по которым их можно найти в электронной версии (п. 16 Инструкции).

Если отчеты в ПФР будут заверены электронной подписью (ЭЦП), представлять в Пенсионный фонд распечатки не нужно (п. 14 Инструкции).

Отчет в ПФР можно сформировать в бухгалтерских программах, в том числе может быть использована специальная программа ПФР, которую можно скачать на сайте Пенсионного фонда или записать в любом отделении ПФР. Программа ПФР в отделениях фонда представляется бесплатно. Программа ПФР не только составит индивидуальные сведения, опись и  ведомость, но и сформирует пачки для сдачи отчетности в ПФР. Вместе с программой ПФР используется и программа проверки ПФР, которая укажет на ошибки, допущенные при составлении отчетности в ПФР. Программа проверки ПФР проанализирует также персональные данные по каждому сотруднику, такие как номер страхового свидетельства, домашний адрес и т.д.

На практике бывает, что отчетность в ПФР сотрудники фонда не принимают с первого раза. Дело в том, что проверка ПФР может выявить ошибки, например, несоответствие суммы начисленных и перечисленных страховых взносов. Поэтому при заполнении форм нужно быть очень внимательными.