Учебный отпуск: оформляем правильно

Учебный отпуск — основная гарантия, предусмотренная для сот рудников, совмещающих работу и учебу. Он предоставляется в календарных днях независимо от фактической продолжительности работы сотрудника в организации и может быть оплачиваемым (с сохранением среднего заработка) или нет.

Какой именно отпуск полагается работнику, зависит:

• от формы обучения — очная, вечерняя, заочная;
• вида образования — среднее профессиональное, высшее, послевузовское (докторантура или аспирантура);
• ряда других условий.

Время учебных отпусков включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Период учебного отпуска подпадает под следующее определение: «время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность)».

Оплачевыемый учебный отпуск

Этот вид отпуска предоставляется работникам, которые учатся:

• в вузах на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения (ст. 173 ТК РФ);
• учреждениях среднего профессионального образования (техникум, колледж) на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения (ст. 174 ТК РФ);
• образовательных учреждениях начального профессионального образования (училище, учебно-курсовой комбинат) независимо от формы обучения (ст. 175 ТК РФ);
• вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях (школа, гимназия) независимо от формы обучения (ст. 176 ТК РФ).

Условия предоставления

Организация должна предоставить своему сотруднику оплачиваемый учебный отпуск, если одновременно соблюдаются три следующих условия.

Первое — образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию (ст. 173—176 ТК РФ), которая подтверждается заверенной копией свидетельства. Организация может предоставить оплачиваемые учебные отпуска и сотрудникам, которые учатся в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации. Однако подобное условие необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре (ст. 173—176 ТК РФ).

Второе — образование данного уровня сотрудник получает впервые (ст. 177 ТК РФ). Однако работодатель может предоставить оплачиваемый учебный отпуск сотруднику, который получает образование данного уровня во второй раз (наПример, второе высшее), если сам направил этого сотрудника учиться в соответствии с трудовым или ученическим договором (ст. 177 ТК РФ).

Третье условие — успешное обучение сотрудника. Считается, что обучение проходит успешно, если у сотрудника нет задолженностей и оценок «неудовлетворительно».

Учебный отпуск для аспирантов и докторантов

Согласно статье 19 Закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» (далее — Закон об образовании) для аспирантов и докторантов предусмотрены оплачиваемые учебные отпуска.

Работники, допущенные к вступительным экзаменам в аспирантуру, имеют право на 30 календарных дней оплачиваемого учебного отпуска с сохранением средней заработной платы (п. 5 ст. 19 Закона об образовании). Основанием для предоставления отпуска является справка из образовательного учреждения о том, что в соответствии с Решением приемной комиссии сотрудник допущен к вступительным экзаменам в аспирантуру.

Работники, которые уже учатся в аспирантуре заочно, имеют право на ежегодный оплачиваемый дополнительный отпуск продолжительностью 30 календарных дней. Этот отпуск увеличивается на время, которое сотрудник затратит на проезд от места работы до аспирантуры и обратно (п. 7 ст. 19 Закона об образовании).

Основанием для предоставления таких отпусков является справка из образовательного учреждения о том, что сотрудник обучается в аспирантуре. Такую справку работник должен представлять ежегодно.

Независимо от формы обучения и аспиранты, и докторанты имеют право на оплачиваемый учебный отпуск для завершения диссертаций на соискание ученой степени (п. 12 ст. 19 Закона об образовании). Для аспирантов он составляет три месяца, для докторантов — шесть. Основанием для такого отпуска является письменная рекомендация ученого совета образовательного учреждения с указанием времени и сроков предоставления.

Процедура зачисления в аспирантуру описана в Положении о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в Российской Федерации, утвержденном приказом Минобразования России от 27.03.98 № 814.

Неоплачиваемый отпуск

В некоторых случаях по заявлению сотрудника организация обязана предоставить ему учебный отпуск без сохранения заработной платы. Такие учебные отпуска также исчисляются в календарных днях, а их продолжительность зависит от целей, на которые эти отпуска будут использованы.

Работодатель обязан предоставить неоплачиваемый учебный отпуск, если:

• сотрудник впервые получает образование данного уровня (ст. 177 ТК РФ);
• образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию (ст. 173 и 174 ТК РФ).

Документальное оформление и оплата учебного отпуска

Чтобы оформить и оплатить учебный отпуск правильно, необходимо оформить следующие документы:

• справку-вызов из образовательного учреждения;
• приказ о предоставлении учебного отпуска;
• записку-расчет о предоставлении отпуска;
• справку-подтверждение;
• личную карточку сотрудника.

Справка-вызов и заявление на отпуск

Для предоставления учебного отпуска работник пишет заявление. К нему нужно приложить справку-вызов из образовательного учреждения (п. 4 ст. 17 Закона об образовании). Форма справки-вызова утверждена Министерством образования для студентов:

• высших учебных заведений — приказом от 13.05.2003 № 2057 (приложения № 1 и 2);
• средних профессиональных учебных заведений — приказом от 17.12.2002 № 4426 (приложения № 1 и 2).

В справке-вызове должны быть четко указаны причина предоставления отпуска и его продолжительность. Как и любой другой вид отпуска, учебный отпуск должен быть отражен в соответствующем графике отпусков. Для него предусмотрена форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление № 1).

Справку-вызов необходимо хранить в организации не менее пяти лет. Об этом говорится в пункте 165 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000 (далее — Перечень).

Справка-подтверждение

Справка-вызов образовательного учреждения состоит из двух частей: непосредственно справки-вызова и корешка к ней — справки-подтверждения. Если сотрудник не представит заполненную справку-подтверждение, он лишится права на следующий учебный отпуск. Как составную часть справки-вызова, справку-подтверждение также следует хранить не менее пяти лет (п. 165 Перечня).

Приказ о предоставлении учебного отпуска

Приказ о предоставлении учебного отпуска составляют по унифицированной форме № Т-6, утвержденной постановлением № 1. Приказ подписывает руководитель организации. С документом следует ознакомить работника под роспись. После этого приказ (его копия) передается в бухгалтерию для расчета и начисления отпускных (в случае оплачиваемого учебного отпуска). Срок хранения приказа — 75 лет (подп. «б» п. 6 Перечня).

Записка-расчет

На основании приказа бухгалтер оформляет записку-расчет о предоставлении работнику отпуска согласно унифицированной форме № Т-60, утвержденной постановлением № 1. На основании записки-расчета будут начислены и выплачены отпускные. Их расчет отражается на оборотной стороне формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Согласно пункту 165 Перечня записку-расчет следует хранить пять лет.

Расчет отпускных

Учебный отпуск оплачивают исходя из средней заработной платы сотрудника (ст. 173—176 ТК РФ). Порядок расчета учебных отпускных не отличается от расчета отпускных обычных. Размер среднего заработка определяют в соответствии со статьей 139 Трудового кодекса и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213.

Средний дневной заработок для оплаты отпускных определяется по следующей формуле:

Сумма выплат работнику Средний дневной

в расчетном периоде : 12 мес. : 29,4 = заработок

Сумму отпускных рассчитывают следующим образом:

Средний дневной х Количество = Сумма отпускных

заработок дней отпуска

Оплата учебного отпуска

Оплатить учебный отпуск следует не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Нередко возникают вопросы по поводу того, как оплачивать отпуск, если работник уходит, наПример, на четыре месяца: выдавать всю сумму отпускных сразу или выплачивать частями ежемесячно в течение отпуска? В Трудовом кодексе не предусмотрено особых правил оплаты длительных учебных отпусков. Поэтому необходимо выплатить всю сумму не позднее чем за три рабочих дня до начала отпуска.

Обратите внимание: за нарушение сроков выплаты отпускных статьей 236 Трудового кодекса предусмотрена материальная ответственность. В этом случае работодатель обязан выплатить отпускные с уплатой процентов. Размер процентов должен быть не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка (с 19 июня 2007 года — 10% годовых согласно телеграмме ЦБ РФ от 18.06.2007 № 1839-У) от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки. Проценты начисляются со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом не имеет значения, виноват в задержке выплаты работодатель или нет.

Личная карточка и лицевой счет сотрудника, табель учета рабочего времени

Сведения об учебном отпуске следует внести в личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2, утвержденная постановлением № 1). Для этого в карточке предусмотрен специальный раздел VIII «Отпуск».

Аналогичную информацию необходимо отразить в лицевом счете работника (унифицированные формы № Т-54 и Т-54а, утвержденные постановлением № 1).

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением № 1) в период учебного отпуска сотрудника нужно сделать отметку «У» при оплачиваемом отпуске или «УД» при неоплачиваемом.