Затраты на подбор персонала

1580
Любая компания сталкивается с необходимостью поиска новых сотрудников. Эта процедура может потребовать немалых расходов. О том, как их отразить в налоговом и бухгалтерском учете, читайте в статье.

Когда организации необходимо найти новых сотрудников, она может подобрать их самостоятельно или обратиться за помощью в специализированное кадровое агентство. Независимо от того, какой вариант будет выбран, прежде чем начать поиск, следует проверить внутреннюю документацию. Речь идет о штатном расписании. Любые расходы, связанные с сотрудниками, могут быть признаны затратами организации только при наличии соответствующих штатных единиц. Ни зарплата, ни тем более стоимость услуг кадровых агентств не будут оправданны без утвержденного штата.

Проверяем штатные единицы

Штатное расписание утверждается приказом руководителя в соответствии с уставом организации. Оно применяется для оформления структуры, штатного состава и численности работников. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей и специальностей, а также сведения о количестве штатных единиц.

Форма штатного расписания (№ Т-3) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Порядок ее заполнения приведен в разделе 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в указанном постановлении.

При необходимости содержание штатного расписания можно изменить. Поправки в этот документ вносятся в соответствии с приказом руководителя.

Итак, прежде чем начать поиск сотрудников, убедитесь, что в штатном расписании указаны должности, по которым необходимо закрыть вакансию. Если в структуру вводятся новые штатные единицы, внесите в расписание изменения.

Пример 1.

ООО «Весна» занимается оптовой торговлей промышленными товарами. В штатном расписании числятся 19 штатных единиц с общим фондом заработной платы 345 000 руб. В связи с расширением деятельности ООО «Весна» открыло вакансию кладовщика с окладом 15 000 руб. Поскольку ранее склада в организации не было, в штатном расписании не предусмотрена должность кладовщика. Какие документы следует оформить перед началом поиска работника?

Решение. Основанием для начала поиска работника является наличие вакансии в штатном расписании. Значит, необходимо издать приказ о внесении изменений и составить штатное расписание, которое будет содержать данную вакансию.

В ООО «Весна» руководитель издал приказ от 14.06.2007 № 48 о внесении изменения в штатное расписание. Кадровый работник составил новое штатное расписание с учетом изменений. В результате в штатном расписании числятся 20 штатных единиц с общим фондом заработной платы 360 000 руб.

Кроме штатного расписания следует обратить внимание на должностные инструкции. Открытые вакансии — это хороший повод пересмотреть старые или утвердить новые должностные инструкции. Конкретное и полное описание обязанностей сотрудника облегчит подбор подходящего кандидата.

Самостоятельный подбор персонала

Самостоятельный поиск сотрудников считается малобюджетным мероприятием. Как правило, расходы организации ограничиваются стоимостью публикации объявления в средствах массовой информации. Это могут быть объявления в газетах или журналах, а также в электронных СМИ. В случае размещения объявлений на радио или телевидении их стоимость может быть существенной. Публикация объявлений может оплачиваться как в наличной форме[ссылка:2]2[/ссылка], так и безналичным перечислением средств со счета.

[сноска:2]Предел расчетов наличными деньгами по одному договору с 22 июля 2007 года составляет 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У).[/сноска]

Оплатить публикацию объявления наличными можно через подотчетное лицо. Работнику нужно выдать деньги и доверенность. Этот документ показывает, что сотрудник является представителем юридического лица, которому необходимо выдать счет-фактуру. Некоторые организации не требуют доверенности и со слов представителей оформляют документы на юридическое лицо. Поэтому лучше заранее узнать, понадобится доверенность или нет.

После оплаты объявления о вакансии работник оформляет авансовый отчет и прилагает к нему оправдательные документы. Напомним, что это чек ККТ и документ, в котором содержится расшифровка назначения платежа. НаПример, квитанция к приходному кассовому ордеру или счет на оплату услуг по размещению информации в СМИ. После выхода в свет газеты или журнала с опубликованным объявлением издатель оформляет для организации акт и счет-фактуру.

Бухучет

В соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете такие расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности.

Пример 2.

Сотруднику ООО «Весна» И.И. Иванову выдали под отчет 1500 руб. и поручили поместить объявление об открытой вакансии кладовщика в газете «Работа». Он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением кассового чека и счета. Стоимость услуг газеты составила 1180 руб., в том числе НДС — 180 руб.

Решение. Бухгалтер ООО «Весна» сделал следующие записи в учете организации:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

  • 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 71

  • 1180 руб. — отражено использование подотчетных сумм в уплату за размещение объявления;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

  • 320 руб. (1500 руб. – 1180 руб.) — приняты в кассу неиспользованные средства, возвращенные подотчетным лицом.

После выхода в свет номера газеты с опубликованным объявлением издательство «Работа» оформило для ООО «Весна» акт и счет-фактуру. На основании указанных документов в бухгалтерском учете сделаны записи:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 76

  • 1000 руб. (1180 руб. – 180 руб.) — учтена стоимость услуг газеты по размещению объявления;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76

  • 180 руб. — учтена сумма НДС, оплаченного в стоимости услуг газеты.

Обратите внимание: от небольших изданий бывает сложно получить надлежащим образом оформленные акты и счета-фактуры. Такие СМИ выдают вместе с кассовым чеком документ, аналогичный товарному чеку, в котором указывается назначение платежа, наПример за помещение объявления. В таком случае расходы все-таки нужно подтвердить документально. Обоснованием послужит экземпляр газеты с вышедшим объявлением. Он заменит акт выполненных работ. Однако принять к учету «входной» НДС уже не получится, поскольку счет-фактура отсутствует.

Налогообложение

В налоговом учете расходы на поиск новых сотрудников включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом налоговики настаивают на том, что затраты на подбор кадров можно принимать в уменьшение облагаемой прибыли только в том случае, если в результате предпринятых шагов организация приняла нового сотрудника.

В основе позиции чиновников лежат давно отмененные Методические рекомендации по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций», утвержденные приказом МНС России от 20.12.2002 № БГ-3-02/729. В этом документе было указано, что расходы на подбор кадров не учитываются для целей налогообложения, если организация фактически не произвела набор работников. Налоговиков не смущает, что упомянутые рекомендации утратили силу. Они не принимают во внимание то, что в тексте статьи 264 НК РФ ничего подобного не сказано и никаких особых условий принятия затрат не перечислено.

По мнению автора, в случае публикации объявлений в СМИ с мнением налоговиков можно поспорить. Когда организация ведет поиск новых сотрудников, затраты на объявления являются обоснованными, поскольку это практически единственный рациональный способ оповестить население об открытой вакансии. В то же время опубликованная информация не является гарантией того, что на нее откликнется подходящий организации кандидат. Следовательно, факт публикации объявления и выход на работу нового сотрудника в данном случае не должны быть связаны.

Если организация так и не смогла подобрать подходящего кандидата, но приняла в затраты расходы на публикацию объявлений в СМИ, возможно, ей придется отстаивать свою позицию в суде.

Обращаемся в агенство

Когда организация обращается с вопросом подбора персонала в специализированное кадровое агентство, с затратами складывается другая ситуация. В данном случае организация является заказчиком конкретных услуг. Эти услуги исполнитель (кадровое агентство) обязуется оказать в соответствии с заключенным договором. Результатом исполнения обязательств по договору может быть только прием на работу нового сотрудника.

Работа с кадровым агентством происходит по следующей схеме. После подписания договора организация заполняет заявку на поиск кандидата. В соответствии с заявкой агентство подбирает людей на открытую вакансию. После проведения собеседований организация выбирает подходящего сотрудника.

Как правило, кадровые агентства не берут предоплаты. Их услуги оплачиваются по факту выхода на работу нового сотрудника. На дату выхода стороны подписывают акт об оказании услуг и агентство, если оно является плательщиком НДС, составляет счет-фактуру. Стоимость услуг агентства определяется договором.

Пример 3.

ООО «Весна» заключило договор с кадровым агентством «Поиск» на подбор кладовщика с ежемесячным окладом 15 000 руб. Агентством подобрано шесть кандидатур. По результатам собеседований ООО «Весна» выбрало В.В. Петрова. Приказом от 27.06.2007 № 56-к В.В. Петров принят на работу. На эту дату организация подписала с агентством акт и получила счет-фактуру. Стоимость услуг агентства — 20% годового дохода сотрудника, что составляет 36 000 руб. (15 000 руб.# #12 мес. : 100#20), в том числе НДС 5491,53 руб. Указанную сумму ООО «Весна» перечислило 28 июня 2007 года. Как отразить эти операции в бухучете?

Решение. Бухгалтер ООО «Весна» сделал в учете следующие записи:

27 июня 2007 года

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 76

  • 30 508,47 руб. (36 000 руб. – 5491,53 руб.) — отражена стоимость услуг кадрового агентства;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76

  • 5491,53 руб. — учтена сумма НДС, оплаченного в стоимости услуг;

28 июня 2007 года;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

  • 36 000 руб. — отражена оплата услуг кадрового агентства.

В налоговом учете такие затраты признаются экономически обоснованными и отражаются в составе прочих расходов по пункту 8 статьи 264 НК РФ. Если подобранный агентством сотрудник уволен в течение испытательного срока, как правило, агентство подбирает ему замену бесплатно. При увольнении работника после испытательного срока замена не делается. Деньги при этом агентство не возвращает и затраты в этом случае не сторнируются, поскольку услуги были оказаны и работник был принят на работу.

Если организация оплатила услуги кадрового агентства, но не приняла на работу никого из предложенных им людей, такие расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 01.06.2006 № 03-03-04/1/497).

Обратите внимание: налоговая инспекция может отказать в признании обоснованности затрат на подбор персонала, если не будет установлена причинно-следственная связь между поступлением на вакантную должность нового работника и действием кадрового агентства. Такой случай был рассмотрен ФАС Северо-Западного округа от 13.04.2007 № 56-4088/2006. Из материалов дела следует, что фирма самостоятельно подобрала работника на вакантную должность, но при этом продолжала оплачивать услуги кадрового агентства уже после приема на работу сотрудника. Суд счел подобные затраты экономически необоснованными.

[сноска:1]О составлении и изменении штатного расписания читайте в статье «Как составить штатное расписание» // Зарплата, 2007, № 3. — Примеч. ред[/сноска] [сноска:1]Предел расчетов наличными деньгами по одному договору с 22 июля 2007 года составляет 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У).[/сноска]

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы считаете аванс по заработной плате?

  • 40% от оклада 34.65%
  • 50% от оклада 19.3%
  • Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца 33.86%
  • 43,5% процента от оклада 2.93%
  • другим способом 9.26%
Другие опросы

Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут работать с сайтом. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут пользоваться сайтом. Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль