Налогообложение стандартных командировочных расходов

2309
Работник, направленный в командировку, вынужден тратить деньги на оплату проезда, проживания, питания. Возместить командировочные расходы работника должен работодатель. Рассмотрим порядок оформления авансового отчета и особенности налогообложения командировочных расходов.

Обязанность работодателя возместить расходы, связанные с ко мандировкой работника, установлена статьей 168 Трудового ко декса.

Согласно этой норме командированному необходимо компенсировать расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, и другие расходы, которые работник осуществлял с разрешения (ведома) работодателя[ссылка:1]1[/ссылка].

На эти цели, как правило, перед отъездом в командировку работнику выдается денежный аванс[ссылка:2]2[/ссылка]. Отчитаться о его использовании работник должен по возвращении. 

Выдавая аванс на командировку, бухгалтеру следует иметь в виду, что:

  1. сумма аванса определяется с учетом длительности командировки, предполагаемых затрат на проезд, наем жилья и суточных (п. 19 Инструкции № 62);
  2. нельзя выдать деньги работнику, который не отчитался по ранее полученным подотчетным суммам (п. 11 Порядка);
  3. работник, получивший аванс, не имеет права передавать его другим лицам. Поэтому, если в командировку едут несколько человек, нельзя выдать общую сумму руководителю группы. Деньги должен получить персонально каждый работник.

Авансовый отчет о командировочных расходах

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.  Представить авансовый отчет об израсходованных суммах сотрудник обязан в течение трех рабочих дней. Этот срок начинается со дня возвращения работника из командировки на фирму (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Банка России от 22.09.93 № 40, далее — Порядок ведения кассовых операций). День возвращения работника отмечается в командировочном удостоверении.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, билеты на проезд, квитанции, чеки. Документы, прилагаемые к авансовому отчету, необходимо пронумеровать в порядке их указания в отчете.

Бывают случаи, когда работник не может приложить к авансовому отчету оправдательные документы. Например, он их потерял. В этом случае руководитель предприятия вправе оплатить затраты на основании заявления работника. Образец заявления о компенсации затрат без оправдательных документов смотрите на с. 74.

Если руководитель согласен возместить неподтвержденные расходы, он должен сделать на заявлении разрешительную надпись и указать сумму компенсации. Заявление прилагается к авансовому отчету.

Как посчитать суточные. При определении сумм возмещения дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, следует учитывать, что суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке. В этот период включаются выходные и праздничные дни, дни нахождения в дороге, в том числе и время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», далее — Инструкция № 62). Если командированный может каждый день возвращаться к месту своего постоянного проживания, то суточные не выплачиваются (п. 15 Инструкции № 62).

Первым днем, за который работнику положены суточные, считается день его отъезда из пункта постоянной работы. Последним днем будет день прибытия транспортного средства в место нахождения постоянной работы командированного. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, то днем отъезда нужно считать текущие сутки. Если время отправления —  после 24 часов, первый день приходится на следующие сутки. Возможно, что станция отправления находится за пределами населенного пункта и командированному нужно время, чтобы туда добраться. В этой ситуации оно будет учтено при определении первых суток командировки (п. 7 Инструкции № 62). В таком же порядке определяют и день окончания командировки.

Пример 1.

Инженер Е.Е. Васюков летит в служебную командировку на самолете. Аэропорт расположен за городской чертой. Время вылета —  00.20 5 мая 2007 года. Регистрация пассажиров заканчивается в 23.40 4 мая 2007 года. Какая дата считается первым днем командировки?

Решение. Первый день командировки — 4 мая 2007 года.

Обработка авансового отчета. Авансовый отчет с оправдательными документами передается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет соответствие записей работника приложенным первичным документам об оплате расходов и длительности командировки. Затем авансовый отчет передается на утверждение руководителю. Утвержденный руководителем авансовый отчет является основанием для формирования бухгалтерских записей.

На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов по каждому документу, принятому в подтверждение расходов. На лицевой стороне составляются сводные проводки по каждому синтетическому счету в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Образец заполнения авансового отчета смотрите на с. 76.

Бухгалтерский учет. По правилам бухгалтерского учета все командировочные расходы принимаются в размере фактически произведенных затрат. Как правило, они относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99) и учитываются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы», а в торговых организациях непосредственно по дебету счета 44 «Издержки обращения». Однако в тех случаях, когда целью командировки было приобретение основных средств, нематериальных активов или материальных запасов, затраты на командировку включаются в стоимость приобретенного имущества. В отношении основных средств на это указывает пункт 8 ПБУ 6/01, материальных запасов — пункт 6 ПБУ 5/01, нематериальных активов — пункт 6 ПБУ 14/2000.

Налогообложение командировочных расходов

Порядок исчисления налогов по расходам на командировку во многом определяется тем, какие правила командирования работников установлены в организации. Они могут быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании.

Запись о командировках влияет на порядок налогообложения

Любая компания вправе самостоятельно определить суммы суточных или способ приобретения билетов. Трудовое законодательство разрешает прописать положение об этом в коллективном договоре или в локальном нормативном акте компании (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Например, в коллективный договор можно включить следующий пункт: «При командировании работников в пределах Российской Федерации норма суточных расходов устанавливается в размере 500 рублей в день. Оплата проезда до места командировки и обратно производится централизованно, через транспортное агентство. Работодатель оплачивает расходы по проживанию работника в командировке в гостиницах с уровнем обслуживания не выше четырех звезд». Могут быть заданы любые условия исходя из финансовых возможностей работодателя.

Важно, что вся сумма командировочных расходов, выплаченная в соответствии с порядком и в размерах, установленных этими документами, относится к компенсационным выплатам, связанным с исполнением работником трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 и ч. 1 ст. 165 ТК РФ).

Компенсационные выплаты не являются базой для начисления таких персональных налогов и взносов, как:

  • НДФЛ — на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Такой позиции придерживается и Высший арбитражный суд РФ в решении от 26.01.2005 № 16141/04;
  • ЕСН — на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса. Об этом говорится и в постановлении Президиума Высшего арбитражного суда РФ от 26.04.2005  № 14324/04;
  • взносы на обязательное пенсионное страхование — на основании пункта 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ (далее — Закон № 167-ФЗ);
  • взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний — на основании пункта 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765 (далее — Перечень).

Фирма, работающая на УСН и уплачивающая единый налог с разницы между доходами и расходами, может учесть командировочные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Правила принятия их к учету такие же, как для плательщиков налога на прибыль.

Теперь рассмотрим подробнее отдельные виды стандартных командировочных расходов.

Суточные

НДФЛ и другие персональные налоги и взносы. В налоговом учете суточные являются нормируемыми расходами. Однако чиновники Минфина России считают, что нормы суточных расходов, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93, являются ориентиром и применительно к налогу на доходы физических лиц.

Несмотря на вышеупомянутое решение Высшего арбитражного суда РФ от 26.01.2005 № 16141/04, чиновники Минфина России продолжают настаивать на том, что любое превышение норматива суточных (по России — 100 руб. в сутки) автоматически формирует облагаемую базу по НДФЛ (письмо Минфина России от 02.11.2006 № 03-05-01-04/306). Они утверждают, что наличие записи о повышенном размере суточных в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте предприятия не может считаться достаточным основанием для освобождения этих сумм от НДФЛ. Таким образом, самостоятельно устанавливая повышенный размер суточных в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса, работодатель рискует. С точки зрения чиновников, он может быть наказан в случае неудержания НДФЛ с сумм, превышающих норму. Возможно, что  противоположную позицию придется отстаивать в суде.

Сверхнормативные суточные, выплаченные в размере, превышающем нормы постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 и нормы коллективного договора или локального нормативного акта организации, однозначно становятся базой для начисления и удержания НДФЛ. На сумму такого превышения не распространяется действие нормы пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Но в этом случае организациям, которые применяют общую систему налогообложения, в силу пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса нет необходимости начислять ЕСН и пенсионные взносы (п. 2 ст. 10 Закона № 167-ФЗ). А вот взносы на травматизм начислить придется, поскольку такое превышение не предусмотрено российским законодательством (п. 10 Перечня).

Налог на прибыль. К прочим расходам, уменьшающим облагаемую прибыль, относятся только расходы организации на выплату суточных в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), то есть постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. Суточные, выплаченные сверх этих норм, не учитываются для целей налогообложения прибыли (п. 38 ст. 270 НК РФ). Для целей налогообложения прибыли не имеет значения размер суточных, установленный коллективным договором или локальным нормативным актом (письмо Минфина России от 17.11.2006 № 03-03-04/1/774).

Применение ПБУ 18/02. Если размер суточных превышает установленную в налоговом учете норму, возникает постоянная разница (п. 4 ПБУ № 18/02), поскольку в бухгалтерском учете для суточных ограничений нет. Следовательно, необходимо начислить постоянное налоговое обязательство. Его отражают записью:

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль».

Пример 2.

Инспектор О.С. Калинкина находилась в командировке с 16  по 27 апреля 2007 года. Ей положены суточные за 12 дней. Коллективным договором предусмотрено, что суточные выплачиваются в размере 500 руб. за каждый день командировки. Какова будет сумма постоянного налогового обязательства?

Решение. В первую очередь необходимо определить постоянную разницу. Согласно постановлению Правительства РФ № 93 суточные составляют 100 руб. в день. За 12 дней командировки сотрудница должна была получить 1200 руб. (100 руб. х 12 дн.), а фактически получила 6000 руб. (500 руб. х 12 дн.). Постоянная разница составляет 4800 руб. (6000 руб. - 1200 руб.). Бухгалтер начислил постоянное налоговое обязательство:

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

  • 1152 руб.(4800 руб. х 24%).

Расходы на проезд

Расходы на проезд в командировку и обратно не являются нормируемыми. Налоговое законодательство не устанавливает их предельного размера. В состав прочих расходов можно включить фактические затраты по проезду, подтвержденные первичными документами, в том числе и затраты на приобретение билетов по тарифу «бизнес-класс» (письмо Минфина России от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114).

В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса расходы на проезд командированного, принимаемые в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль, сгруппированы следующим образом:

  • стоимость проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • стоимость консульских, аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита автомобильного и другого транспорта, пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иных аналогичных платежей и сборов.

Рассмотрим некоторые аспекты налогообложения проезда командированного  более подробно.

В командировку на личном автомобиле. Как правило, до места командировки можно добраться разными способами. Не обязательно отправлять работника транспортом общего пользования. Он может поехать в командировку и на личном автомобиле. Организация должна возместить ему все затраты, связанные с такой поездкой. Основанием для выплаты будет приказ руководителя организации о выплате компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок (письмо Минфина России от 21.07.92 № 57). Величину компенсации определяют стороны трудового договора (ст. 188 ТК РФ). Чтобы получить компенсацию, работнику необходимо представить в бухгалтерию следующие документы:

  • личное заявление;
  • заверенную копию технического паспорта автомобиля.

Для целей исчисления налога на прибыль в данном случае будет учтена только сумма компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Сумму компенсации, рассчитанную по этим нормам, можно принять на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Чтобы максимально учесть затраты работника на проезд в командировку на личном автомобиле, следует заключить с ним договор аренды. Размер арендной платы может быть фиксированным (подп. 1 п. 2 ст. 614 ГК РФ). Его следует рассчитать с учетом возможных затрат на приобретение ГСМ, оплату стоянки и других подобных расходов. Следует иметь в виду, что с суммы арендной платы, начисленной работнику, придется удержать НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). ЕСН, пенсионными взносами и взносами на травматизм сумма арендной платы не облагается, так как она не является выплатой по трудовому договору. На сумму арендной платы уменьшается облагаемая база по налогу на прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Аренда чужого автомобиля. Расходы на аренду автомобиля по месту командирования могут стать предметом спора с налоговой инспекцией. Чиновники Минфина России определили свою позицию по этому вопросу в письме от 24.12.2002 № 04-02-06/3/91. Они считают, что расходы работника по аренде автомобиля во время командировки не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль предприятия. Однако арбитражная практика складывается в пользу налогоплательщиков. Судьи признают, что при наличии оправдательных документов затраты командированного работника на аренду автомобиля учитываются в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса в составе прочих расходов. В качестве примера можно привести постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15).

Расходы на проезд командированного, которые нельзя учесть при расчете налога на прибыль:

  • затраты на такси (письмо Минфина России от 10.05.2006 № 03-03-04/2/138);
  • возмещение затрат на проезд, не подтвержденных оправдательными документами, в том случае, если работник не может их представить (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДС по проездным документам. Суммы НДС, уплаченные по расходам на проезд к месту командировки и обратно, принимаются к вычету в том случае, если эти расходы признаются при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если проездные документы для командированного приобретены за наличный расчет, основанием для вычета «входного» НДС является сумма налога, выделенная в билете отдельной строкой (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-04-11/112). Это правило распространяется только на внутренние пассажирские перевозки. Пункты отправления и назначения должны находиться на территории России.

Возможно, что работник покупал билет сам, в нем не выделен НДС и счет-фактуру ему не дали. Значит, оснований для принятия «входного» НДС к вычету нет и всю сумму затрат на приобретение билета без выделения НДС следует включить в состав прочих расходов, уменьшающих облагаемую прибыль на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 04.12.2003 № 03-1-08/3527/13-АТ995).

НДС за постельное белье в поезде. Как правило, стоимость комплекта постельного белья не включена в цену билета, а оплачивается отдельно. В этом случае, чтобы принять к вычету «входной» НДС за белье, работник должен представить бланк строгой отчетности с выделенной суммой НДС. Если его нет, необходимо иметь счет-фактуру и документ, подтверждающий оплату НДС. Практически это нереально. Отправляя работника в командировку, удобнее купить оба билета (туда и обратно) в транспортном агентстве по безналичному расчету. Агентство обязано выдать счет-фактуру. Правда стоимость билетов при покупке через агентство в этом случае будет несколько выше, чем в кассе вокзала. Поэтому самый дешевый и удобный способ приобретения билетов — в транспортной организации по безналичному расчету.

Расходы на проживание

Для целей налогообложения прибыли расходы на наем жилого помещения при командировках по России принимаются в размере фактических затрат и уменьшают облагаемую прибыль в составе прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для их возмещения являются первичные документы, подтверждающие расходы. Это может быть, например, счет из гостиницы или акт о найме жилья у физического лица.

Услуги гостиницы. Налоговым кодексом определены услуги гостиниц, расходы на которые не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. К ним относятся:

  • обслуживание в барах и ресторанах;
  • обслуживание в номере;
  • пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

Предложенный перечень не является полным. Его могут дополнить другие услуги гостиниц, которые не являются экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

«Входной» НДС со стоимости гостиничных услуг принимают к вычету на основании счета-фактуры либо бланка строгой отчетности (форма № 3-Г). Об этом говорится в письмах Минфина России от 25.03.2004 № 16-00-24/9 и от 11.11.2004 № 03-04-11/165. При этом сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой.

Аренда жилья в частном секторе. Находясь в командировке, работник может поселиться не в гостинице, а снять жилье у физического лица. Чтобы получить возмещение своих расходов по найму, он должен привезти документ, подтверждающий их. Отношения с арендодателем жилого помещения необходимо оформить актом, который должен содержать все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96  № 129-ФЗ. Образец акта о найме жилья у физического лица смотрите на с. 84.

Помимо составления акта работник как представитель своей организации должен исполнить обязанности налогового агента. То есть выдать владельцу жилья арендную плату за минусом НДФЛ, удержанного с этого дохода. Как правило, командированный не может выполнить эти обязанности. Тогда организация, от имени которой работник снимал квартиру, должна в течение месяца сообщить в налоговую инспекцию по своему местонахождению о доходе, выплаченном арендодателю, если тот не является предпринимателем (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если сотрудники часто ездят в командировки в один и тот же населенный пункт, организация может арендовать жилье на длительный срок. В этом случае арендную плату можно считать обоснованной только за те дни, когда командированные работники находятся в квартире (письмо Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/112). Это же правило распространяется и на расходы по содержанию квартиры, которую фирма приобрела для проживания командированных работников (письмо Минфина России от 20.06.2006 № 03-03-04/1/533).

[сноска:1]Об учете и налогообложении этих расходов читайте в следующих номерах  журнала «Зарплата». — Примеч. ред.[/сноска] [сноска:2]О том, как отразить в бухгалтерском учете выданный аванс и оформить командировку, читайте в журнале «Зарплата», 2007, № 4,  с. 99. — Примеч. ред.[/сноска]

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы считаете аванс по заработной плате?

  • 40% от оклада 34.65%
  • 50% от оклада 19.3%
  • Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца 33.86%
  • 43,5% процента от оклада 2.93%
  • другим способом 9.26%
Другие опросы

Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут работать с сайтом. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут пользоваться сайтом. Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль