Электронная отчетность с 2016 года в ПФР

402
Страхователи могут отчитываться в ПФР в электронном или бумажном виде. При этом электронный вариант в 2016 году обязателен в следующем случае: если среднесписочная численность сотрудников, выплаты которым облагаются страховыми взносами, за 2015 год составляет 25 человек и более. Аналогичный порядок действует и для вновь созданных организаций. Только в этом случае берется во внимание текущая численность сотрудников.

В данной статье мы поговорим об электронной отчетности в фонд. Сразу скажем, что сдача электронной отчетности в ПФР возможна двумя способами. Сдать электронную отчетность в фонд можно непосредственно самим, через спецоператора, либо – обратившись к полномочному представителю, то есть сделать это через посредника. Последний вариант применяется, если у страхователя нет возможности подключиться к Интернету и (или) нет необходимых средств для сдачи электронной отчетности.

Сдавая отчетность за 1 квартал 2016 года, не забывайте, что форма РСВ-1 ПФР с этого периода изменится. ПФР уже опубликовал проект новой формы. Также начиная с апреля 2016 года нужно сдавать новую ежемесячную форму СЗВ-М.

Чтобы быть в курсе всех важных событий и получать самую полную информацию, читайте журнал «Зарплата»! Варианты подписки смотрите на нашем сайте.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Нужно ли подавать заявление в ПФР на подключение к электронной отчетности
  • Как оформить электронную отчетность в ПФР
  • Какие документы нужны для сдачи электронной отчетности в ПФР
  • Как отправить электронную отчетность в ПФР

Сдача электронной отчетности в ПФР сроки

В отличие от бумажной отчетности РСВ-1 ПФР, сдавать эту отчетность электронно можно на пять дней дольше. Так, на бумаге по форме РСВ-1 отчитываются не позднее 15-го числа второго месяца по итогам отчетного периода. А электронно – не позднее 20-го числа.

Например, за 1 квартал 2016 года нужно отчитаться в ПФР в форме электронного документа не позднее 20 мая.

Как организовать сдачу отчетности в ПФР электронно через спецоператора

Чтобы сдавать отчеты в ПФР через спецоператора, нужно иметь доступ в Интернет, а также осуществить следующие действия (п. 11 распоряжения Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р).

1. Получить ключ электронной подписи. Сделать это можно в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Аккредитацию проводит Минкомсвязь России.

Заметьте: каждое ведомство ведет свой список доверенных УЦ. Их списки можно найти и на официальных сайтах региональных отделений ПФР.

2. Приобрести специальное программное обеспечение. Конкретно – понадобятся следующие две программы.

Во-первых, это программа для подготовки отчетов в электронном формате. Подойдет большинство популярных бухгалтерских программ, которые уметь готовить файлы установленного формата (xml-файлы). Иначе можно воспользоваться бесплатной программой фонда. Только имейте в виду, что у ПФР нет единой признанной программы – каждый региональный сайт рекомендует одну или несколько на выбор. Или же использовать программу, предоставленную спецоператором (о нем – в следующем пункте нашего перечня).

Во-вторых, понадобится шифровальная (криптографическая) программа (средство криптографической защиты информации – СКЗИ). Она нужна, чтобы зашифровать готовый отчет перед отправкой. Приобрести их, как правило, можно в том же удостоверяющем центре, где получен ключ электронной подписи.

3. Заключить договор со спецоператором и установить его программу для отправки отчетности.

Спецоператор – это организация, которая оказывает услуги по обмену информацией между госведомствами и плательщиками в рамках системы представления отчетности в электронном виде.

У спецоператора должны быть в наличии (п. 1 ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ, приложение № 2 к распоряжению Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р.):

  • лицензия на оказание услуг в области шифрования информации;
  • лицензия на распространение шифровальных средств;
  • лицензия на деятельность по техническому обслуживанию шифровальных средств;
  • договор с региональным отделением ПФР.

Выбрать спецоператора страхователь вправе самостоятельно. Нет обязанности заключать договор только с тем спецоператором, которого рекомендует региональное управление ПФР. Перечень спецоператоров, работающих в регионе страхователя, можно найти на информационных стендах в отделении ПФР или на сайтах региональных УПФР.

Со спецоператором нужно заключить договор (ст. 779 ГК РФ) и оплатить его услуги (ст. 781 ГК РФ).

Заметьте: спецоператор, как правило, предлагает комплексное обслуживание в рамках услуг по передаче отчетности. В частности, выпускает ключи электронной подписи, устанавливает программы для подготовки и отправки отчетности, для шифрования отчетов.

4. Подписать документы с региональным управлением ПФР. Это заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР и соглашение об обмене электронными документами с ПФР. Типовые формы указанных документов приведены в приложениях № 3 и 4 к распоряжению Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р. Готовые бланки заявления и соглашения возьмите в своем региональном управлении ПФР. Они могут отличаться от установленных федеральным законодательством форм, зато уже содержат все необходимые реквизиты отделения ПФР, в которое подаются эти документы. Некоторые региональные управления размещают эти документы на своих сайтах.

Стоит отметить, что некоторые территориальные отделения ПФР могут требовать дополнительные документы. Например, соглашение об обработке персональных данных, копии договора со спецоператором и сертификата ключа электронной подписи. Последний выдает удостоверяющий центр, в котором страхователь получает ключ для создания электронной подписи (смотрите самый первый пункт нашего перечня). Обо всех дополнительных требованиях рекомендуем заранее узнать в своем отделении ПФР.

Заявление о подключении к электронному документообороту обязательно должно содержать наименование оператора и программы, которая обеспечивает шифрование документов.

Заявление и соглашение подготовьте в двух экземплярах каждый, подпишите и подайте в отделение ПФР. Срок рассмотрения – от недели до месяца.

Сдавать отчетность через спецоператора можно только после того, как представитель ПФР вернет подписанные со своей стороны вторые копии этих документов. Ну, и когда вы настроите саму программу для подготовки отчетности в электронном виде.

Как отправить электронно отчетность в ПФР

Перед отправкой электронного отчета в фонд обязательно сначала проверьте файлы. Это можно сделать с помощью программ, которые предоставляет спецоператор, или воспользоваться бесплатными утилитами, которые советует ПФР. Ссылки на рекомендуемые ПФР программы можно найти на сайте фонда.

Готовые и проверенные файлы отправьте с помощью программы, предоставленной спецоператором. Эта программа подпишет расчет электронной подписью, зашифрует и непосредственно отправит в адрес фонда.

Как понять, что сдача отчетности в электронном виде в ПФР прошла успешно

После отправки расчета страхователь получит из ПФР в ответ следующие документы (информация ПФР от 20.05.2011):

  • в течение четырех рабочих дней с момента отправки – квитанцию о доставке отчетности;
  • в течение шести рабочих дней с момента отправки – протокол контроля сведений.

Форматы квитанции и протокола утверждены распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р.

Протокол может быть положительным или отрицательным.

Положительный протокол свидетельствует об успешной сдаче расчета. И в этом случае датой сдачи признается день формирования квитанции о доставке, полученной из ПФР.

Отрицательный протокол говорит о том, что при проверке были найдены ошибки и расчет не считается принятым. В таком случае нужно исправить недочеты и повторно отправить документ в указанные в протоколе сроки.

В ответ на сообщения из ПФР нужно отправить квитанцию о доставке протокола контроля, подписанную собственной электронной подписью. Так страхователь подтверждает, что протокол получил (ст. 7 Технологии, утвержденной распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р).

Если страхователь не получил из ПФР квитанцию о доставке или протокол контроля сведений, следует связаться со своим спецоператором, а при необходимости – с отделением ПФР и, если это потребуется, переслать сведения повторно.

Как сдать электронную отчетность в ПФР через представителя

Чтобы сдавать отчетность через уполномоченного представителя, нужно (п. 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, п. 3.2 Протокола обмена документами, утвержденного распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р, п. 5 ст. 185 ГК РФ):

  • получить письменное согласие всех сотрудников на передачу и обработку персональных данных уполномоченным представителем;
  • составить доверенность на сдачу отчетности в ПФР через представителя и заверить ее подписью руководителя и печатью, если страхователь – организация либо у нотариуса – если страхователь – ИП;
  • заключить посреднический договор.

После этого заключите с ПФР соглашение об обмене электронными документами через представителя (приложение № 2 к распоряжению ПФР от 11.10.2007 № 190р). Также подайте в ПФР заявление о подключении (приложение № 4 к распоряжению ПФР от 11.10.2007 № 190р). К документам приложите копию доверенности на представителя.

Далее уполномоченный представитель заключит соглашение с отделением ПФР, в котором зарегистрированы страхователи, чьи интересы он представляет.

Обратите внимание: некоторые региональные отделения ПФР разработали свои регламенты сдачи отчетности через уполномоченных представителей. Размещены регламенты, как правило, на сайтах отделений.

Ответственность за нарушение электронного формата отчетности

Если страхователь должен сдавать отчетность в электронном виде в ПФР, но сделал это в бумажном виде или не по установленному формату, то ему грозит штраф в размере 200 руб. (п. 2 ст. 46 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Подпишитесь на «Зарплату» и  получите на выбор гарантированный подарок:

  • сумку-холодильник на природу
  • сумку для похода на пляж
  • ланч-бокс в офис
Выбрать подарок!

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте статьи сайта бесплатно!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и вы сможете скачать файл!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль