Работник решил перенести часть отпуска на другое время

669
Если сотрудник переносит часть отпуска на другое время, согласованное с работодателем, у бухгалтера возникает дополнительная работа по пересчету отпускных, зачету больничного пособия, НДФЛ и страховых взносов.

Случаи, когда работодатель должен перенести на другой срок ежегодный оплачиваемый отпуск работника с учетом его пожеланий, перечислены в статье 124 Трудового кодекса. Такая обязанность возникает у работодателя, если:

- работник во время ежегодного оплачиваемого отпуска был временно нетрудоспособен; - исполнял государственные обязанности; - работнику своевременно (за три дня до отпуска) не были выплачены отпускные; - работник не был предупрежден о дате начала ежегодного отпуска за две недели.

Какие документы нужно оформить, как пересчитать отпускные, НДФЛ и страховые взносы, рассмотрим на примере случая переноса в связи с болезнью работника во время ежегодного оплачиваемого отпуска.

Как оформить перенос отпуска

Чтобы перенести часть отпуска, не использованную в связи с болезнью, на другое время, работнику нужно обратиться к работодателю с заявлением. В нем сотрудник укажет:

- или желаемую дату начала отпуска, например: «прошу перенести неиспользованные дни отпуска в количестве 10 календарных дней на период с 11 по 20 марта 2014 года»; - или более поздний срок: «прошу перенести неиспользованные дни отпуска в количестве 10 календарных дней на более поздний срок».

Когда этот срок наступит, работодатель оформит новый приказ о предоставлении ежегодного отпуска. Покажем на примере, как это сделать.

Пример 1

Сотрудник ОАО «Волшебный фонарь» Ф.С. Флибукин оформил очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2013 года по 23 января 2014 года — на 21 календарный день.

С 14 января по 5 февраля 2014 года он был временно нетрудоспособен. С 6 февраля 2014 года Ф.С. Флибукин приступил к работе.

Как документально оформить перенос неиспользованных дней отпуска, если известно, что работник с согласия работодателя решил взять их с 11 марта 2014 года?

Решение

Из 21 календарного дня ежегодного отпуска сотрудник использовал 11 дней, из которых:

— 6 календарных дней — в декабре 2013 года;

— 5 календарных дней — с 9 по 13 января 2014 года.

Неиспользованными у Ф.С. Флибукина остались 10 календарных дней отпуска (21 календ. дн. – 11 календ. дн.).

Дни отпуска, болезни и рабочие дни показаны в табеле учета рабочего времени на образце 1.

Образец 1 Фрагменты табеля учета рабочего времени Ф.С. Флибукина в январе и феврале 2014 года

Работник решил перенести часть отпуска на другое время

Работник решил перенести часть отпуска на другое время

Заявление о переносе отпуска. В заявлении о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска работнику нужно указать, что он просит перенести эти 10 календарных дней отпуска на период с 11 по 20 марта 2014 года (см. образец 2).

Образец 2 Заявление работника о переносе отпуска скачать

Работник решил перенести часть отпуска на другое время

Если работодатель не возражает против переноса отпуска, в левом верхнем углу заявления работника он сделает запись: «Не возражаю. Зоетропов. 29.01.2014. Отделу кадров подготовить приказ о переносе отпуска. Бухгалтерии пересчитать сумму отпускных».

Приказ о переносе отпуска. На основании заявления работника руководитель издает приказ о переносе отпуска в произвольной форме (см. образец 3).

Образец 3 Приказ о переносе отпуска на другую дату скачать

Работник решил перенести часть отпуска на другое время

Изменения в график отпусков. В графике отпусков по форме № Т-7, утвержденной приказом Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или форме, разработанной работодателем самостоятельно, следует отразить корректирующие сведения.

Если компания использует форму № Т-7, их нужно внести:

— в графу 8 «Основание (документ)»;

— графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» раздела «Отпуск/перенесение отпуска».

Изменения в личную карточку работника. В личной карточке работника по форме № Т-2, утвержденной приказом Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или форме, разработанной работодателем самостоятельно, у Ф.С. Флибукина указано, что отпуск ему предоставлен на 21 календарный день с 26 декабря 2013 года по 23 января 2014 года в соответствии с приказом № 7891/к от 23.12.2013.

В случае переноса не использованных работником дней ежегодного оплачиваемого отпуска эти сведения нужно скорректировать.

Если компания использует форму № Т-2, в разделе «Отпуск» личной карточки работника нужно сделать следующее:

— исправить показатель графы 4 «Количество календарных дней отпуска» — зачеркнуть 21 и вписать 11;

— в графе 6 зачеркнуть дату окончания отпуска — 23.01.2014 и вписать в нее новую дату окончания отпуска — 13.01.2014 — дату, предшествующую открытию больничного;

— в графе 7 указать основание переноса отпуска — приказ о переносе отпуска (см. образец 4 ниже).

Образец 4 Фрагмент раздела «Отпуск» личной карточки работника

Работник решил перенести часть отпуска на другое время

Пересчитываем отпускные, НДФЛ и взносы

При переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на другой период бухгалтеру нужно пересчитать отпускные, так как продолжительность отпуска меняется.

Вместо одной продолжительности отпуска сотрудник использует меньшее количество дней. Получается, что в составе первоначально выданных отпускных, перечисленных сумм НДФЛ и страховых взносов есть переплата.

В отношении части отпуска, перенесенной на другой срок, отпускные нужно будет рассчитывать заново, так как расчетный период будет другой.

Покажем пересчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов на примере.

  В данном примере начисление страховых взносов на зарплату декабря 2013 года не рассматриваем

Пример 2

Продолжим пример 1. Сотрудник ОАО «Волшебный фонарь» Ф.С. Флибукин заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Отпуск он оформил с 26 декабря 2013 года по 23 января 2014 года — на 21 календарный день.

С 14 января по 5 февраля 2014 года Ф.С. Флибукин был временно нетрудоспособен. Первый больничный, закрытый 28 января 2014 года, работник представил в бухгалтерию для оплаты 29 января 2014 года, а второй больничный, закрытый 5 февраля 2014 года, — 6 февраля, когда Ф.С. Флибукин приступил к работе.

Рассчитаем суммы переплаты по отпускным, страховым взносам и НДФЛ, если известно, что:

— средний дневной заработок для оплаты отпуска составил 1156,46 руб., сумма отпускных, начисленная в декабре 2013 года, — 24 285,66 руб. (1156,46 руб. × 21 календ. дн.);

— компания уплачивает страховые взносы по общим тарифам, а взносы на случай травматизма — по тарифу 0,2%;

— работник не имеет права на стандартный налоговый вычет;

— в бухгалтерском учете компания не создает резерв на оплату отпусков.

Рассмотрим действия бухгалтера.

23 декабря 2013 года (за три дня до начала отпуска работника) бухгалтер сделал следующие проводки по начислению и выплате отпускных:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 24 285,66 руб. — начислены отпускные сотруднику;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 3157 руб. (24 285,66 руб. × 13%) — удержан НДФЛ с отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51

— 21 128,66 руб. (24 285,66 руб. – 3157 руб.) — перечислены отпускные на зарплатную карту сотрудника.

31 декабря 2013 года бухгалтер начислил страховые взносы на суммы отпускных:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчета расчетов с ПФР, ФФОМС и ФСС РФ по страховым взносам

— 7334,27 руб. (24 285,66 руб. × 30,2%] — начислены страховые взносы.

31 января 2014 года бухгалтер компании пересчитал сумму отпускных, определил суммы переплаты по НДФЛ и страховым взносам в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ.

Пересчет отпускных. Поскольку Ф.С. Флибукин фактически был в ежегодном оплачиваемом отпуске только 11 календарных дней — с 26 декабря 2013 года по 13 января 2014 года, сумма отпускных за использованные дни отпуска составила 12 721,06 руб. (1156,46 руб. × 11 календ. дн.).

Переплата по отпускным равна 11 564,6 руб. (24 285,66 руб. – 12 721,06 руб.).

Пересчет страховых взносов и НДФЛ. Переплата по страховым взносам составила 3492,51 руб. (11 564,6 руб. × 30,2%). Переплата по НДФЛ составила 1503 руб. (11 564,6 руб. × 13%).

Сторнирование. 31 января 2014 года бухгалтер сторнировал суммы переплаты. Заметим, что в декабре в момент ухода работника в отпуск отпускные ему были начислены правильно, поэтому вносить исправления в записи 2013 года не нужно.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

11 564,6 руб. — сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

1503 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ с суммы отпускных.

Операции по сторнированию будут отражены в бухгалтерской справке (см. образец 5).

Образец 5 Фрагмент бухгалтерской справки

Работник решил перенести часть отпуска на другое время

Образец 6 Фрагмент бухгалтерской справки

Работник решил перенести часть отпуска на другое время

Что делать с переплатой по отпускным, НДФЛ и взносам

Прежде чем определить, какую сумму выплатить работнику, нужно выполнить ряд действий, связанных с переплатой по отпускным, НДФЛ и взносам.

Переплата по НДФЛ

В момент начисления отпускных бухгалтер начисляет и НДФЛ. В наших примерах эти действия совершены в декабре 2013 года. Сумма отпускных за весь период отпуска вошла в облагаемую базу по НДФЛ за 2013 год.

В январе 2014 года в связи с пересчетом и сторнированием отпускных возникла переплата по НДФЛ. Поскольку налоговый период по НДФЛ (2013 год) завершен, переплату нельзя зачесть в счет платежей по НДФЛ с выплат за 2014 год. Ее можно только вернуть работнику.

В каких случаях можно зачесть переплату по НДФЛ

Комментирует В.А. Акимова, государственный советник налоговой службы III ранга:

«Зачесть можно только переплату текущего налогового периода. В остальных случаях переплата возвращается налогоплательщику. В примере, рассмотренном в статье, работник переносит неиспользованные дни отпуска. Отпускные за не использованные в январе 2014 года дни отпуска сторнируются. В этом случае переплату зачесть нельзя, ее можно только вернуть. Порядок возврата НДФЛ установлен в пункте 1 статьи 231 НК РФ».

 

  Порядок возврата НДФЛ будет рассмотрен в следующих номерах журнала

Какие действия нужно произвести для возврата переплаты, говорится в пункте 1 статьи 231 НК РФ. Бухгалтер извещает сотрудника о переплате по НДФЛ. В извещении он указывает, что переплату можно вернуть. Для этого работник должен написать заявление. Переплату бухгалтер перечисляет на счет работника в банке, указаный в его заявлении.

В каком размере выплатить пособие

Пособие по временной нетрудоспособности бухгалтер назначает сотруднику в течение 10 календарных дней со дня его обращения с больничным листом, а выплачивает в ближайший после назначения пособия день, установленный в компании для выплаты зарплаты ( ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Пример 3

Продолжим пример 2. Сотрудник ОАО «Волшебный фонарь» Ф.С. Флибукин заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске. Отпуск он оформил с 26 декабря 2013 года по 23 января 2014 года — на 21 календарный день.

С 14 января по 5 февраля 2014 года сотрудник был временно нетрудоспособен. Первый больничный, закрытый 28 января 2014 года, работник представил в бухгалтерию для оплаты 29 января 2014 года.

Рассчитаем, в каком размере работнику нужно начислить и выплатить пособие по временной нетрудоспособности за период с 14 по 28 января, если известно, что:

— заработок сотрудника, включенный в базу для начисления страховых взносов в ФСС РФ, составил 360 000 руб. в 2012 году (не превышает предельную базу в 512 000 руб.) и 408 000 руб. в 2013 году (не превышает предельную базу в 568 000 руб.);

— страховой стаж работника — более 8 лет;

— зарплата выдается в компании два раза в месяц 20-го и 5-го числа каждого месяца.

Решение

Работник принес больничный лист 29 января. Ближайший день выплаты зарплаты — 5 февраля. Бухгалтер рассчитал пособие 31 января 2014 года.

Расчет пособия. Работник заболел в январе 2014 года. Расчетный период для определения пособия — с 1 января 2012 года по 31 декабря 2013 года. Определим средний дневной заработок работника.

Средний дневной заработок равен 1052,05 руб. [(360 000 руб. + 408 000 руб.) : 730]. Размер дневного пособия составит 1052,05 руб. (1052,05 руб. × 100%). Начисленная сумма пособия — 15 780,75 руб. (1052,05 руб. × 15 календ. дн.).

Начисление НДФЛ на сумму пособия. В отличие от других пособий по социальному страхованию пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). НДФЛ равен 2051 руб. (15 780,75 руб. × 13%).

НДФЛ удерживают при фактической выплате пособия (п. 4 ст. 226 НК РФ). Сумма пособия, которую бухгалтер должен был бы выплатить 5 февраля, составит 13 729,75 руб. (15 780,75 руб. – 2051 руб.).

Однако за работником числится переплата по отпускным, поэтому на руки он получит другую сумму.

Зачет переплаты отпускных. Сумма излишне начисленных отпускных равна 11 564,6 руб., НДФЛ с этой суммы составляет 1503 руб. (11 564,6 руб. × 13%) (см. данные бухгалтерской справки).

Работник получает отпускные за вычетом НДФЛ. Следовательно, переплата по отпускным — 10 061,6 руб. (11 564,6 руб. – 1503  руб.).

Бухгалтер уменьшил сумму пособия, которую компания должна выплатить по первому больничному листу, на сумму переплаты по отпускным. Оставшаяся сумма пособия будет равна 3668,15 руб. (13 729,75 руб. – 10 061,6 руб.).

В бухгалтерском учете 31 января 2014 года бухгалтер отразил сторнирование излишне начисленных отпускных, а также НДФЛ на эту сумму (см. пример 2).

Начисление и выплату пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер оформил следующим образом:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 3156,15 руб. (1052,05 руб. × 3 календ. дн.) — учтена в расходах сумма начисленного пособия за первые три дня болезни;

ДЕБЕТ 69-1 субсчет «Расчеты с ФСС РФ» Кредит 70

— 12 624,6 руб. (1052,05 руб. × 12 календ. дн.) — отражена сумма начисленного пособия, выплачиваемая за счет средств ФСС РФ, по первому больничному;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 2051 руб. (15 780,75 руб. × 13%) — начислен НДФЛ с суммы пособия;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51

— 3668,15 руб. [(15 780,75 руб. – 2051 руб.) – (11 564,6 руб. – 1503 руб.)] — перечислена сумма пособия за вычетом переплаты по отпускным.

Как зачесть переплату по страховым взносам

В наших примерах отпускные были начислены в декабре 2013 года. Они вошли в состав облагаемых выплат в декабре 2013 года. В тот момент облагаемая база и сумма взносов были определены правильно. Пересчет отпускных и сторнирование страховых взносов не связаны с выявлением ошибки в расчетах 2013 года. Поэтому вносить изменения в форму РСВ-1 ПФР, индивидуальные сведения, а также в форму-4 ФСС не нужно. Такой подход изложен в письме Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19.

Комментарии специалистов ПФР о расчете cтрах��вых взносов при сторнировании отпускных

Читайте в электронном журнале «Зарплата» в статье «Переходящий отпуск и страховые взносы».

Сторнирование в январе 2014 года суммы отпускных приведет к уменьшению облагаемой базы по страховым взносам за январь 2014 года. Это обоснованное уменьшение облагаемой базы. Оно подтверждается листками нетрудоспособности работника, заявлением работника и приказом директора о переносе неиспользованных дней на другой период, бухгалтерской справкой.

При уменьшении облагаемой базы уменьшится и сумма взносов, подлежащих уплате с выплат сотрудникам компании за январь 2014 года. Об этом нужно сделать запись в бухгалтерской справке (см. образец 6).

В отчетности за I квартал 2014 года нужно отразить облагаемую базу за вычетом сторнированных сумм отпускных.

Пример 4

Воспользуемся условиями примеров 1—3 и результатами их решения. Сотрудник ОАО «Волшебный фонарь» Ф.С. Флибукин 6 февраля 2014 года представил второй больничный, закрытый 5 февраля 2014 года. За отработанное в феврале время работнику начислена заработная плата в размере 28 900 руб.

Нужно учесть переплату по страховым взносам, возникшую в связи с тем, что работник болел в период своего отпуска.

Решение

Пособие по временной нетрудоспособности по второму больничному листу за период с 29 января по 5 февраля 2014 года бухгалтер рассчитал так.

Средний дневной заработок работника и сумма дневного пособия равны 1052,05 руб. (см. пример 3). Сумма пособия за период с 29 января по 5 февраля составит 8416,4 руб. (1052,05 руб. × 8 календ. дн.). Она не облагается страховыми взносами (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2004 № 212-ФЗ).

Страховые взносы бухгалтер начислит только на сумму зарплаты за отработанное в феврале время. Поскольку взносы рассчитывают с начала года (ч. 3 ст. 15 Федерального закона № 212-ФЗ), бухгалтер учтет сторнированную сумму отпускных при расчете взносов:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 28 900 руб. — начислена заработная плата за февраль;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 по субсчетам расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— 5235,29 руб. [(28 900 руб. – 11 564,6 руб.) × 30,2%] — начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ, включая взносы на случай травматизма с выплат Ф.С. Флибукину.

Особенности подготовки индивидуальных сведений

Как правило, в индивидуальных сведениях отражают положительные показатели. В Инструкции по заполнению форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п, не предусмотрены ситуации, когда показатель облагаемой базы по страховым взносам в ПФР принимает отрицательное значение.

На практике специалисты отделений ПФР не принимают персонифицированный отчет с отрицательными суммами начисленных страховых взносов. Как этого избежать, можно прочитать в электронном журнале в статье «Как избавиться от отрицательных страховых взносов в программе “1С”».

В каком случае работодатель не обязан переносить на другой срок ежегодный оплачиваемый отпуск работника? Работник болел сам Ухаживал за заболевшим членом семьи Исполнял государственные обязанности Принес справку-вызов из вуза и написал заявление на учебный отпуск Случаи, когда работодатель должен перенести на другой срок ежегодный оплачиваемый отпуск работника с учетом его пожеланий, перечислены в статье 124 Трудового кодекса. Такая обязанность возникает у работодателя, если:
— работник во время отпуска был временно нетрудоспособен;
— исполнял государственные обязанности;
— работнику своевременно не были выплачены отпускные или он не был предупрежден о дате начала отпуска за две недели.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы считаете аванс по заработной плате?

  • 40% от оклада 34.65%
  • 50% от оклада 19.3%
  • Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца 33.86%
  • 43,5% процента от оклада 2.93%
  • другим способом 9.26%
Другие опросы

Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут работать с сайтом. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут пользоваться сайтом. Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль