Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

79
Считается ли командировкой поездка дистанционного работника в офис работодателя? Нужна ли оригинальная личная подпись работника на приказе о направлении в командировку? В какой момент и каким образом дистанционный работник должен отчитаться после возвращения из командировки?

Дистанционная работа — особый вид трудовых отношений работника и работодателя. Заключив трудовой договор с работодателем, дистанционный работник выполняет свои трудовые обязанности вне места его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Можно ли направить в командировку дистанционного работника

Командировка является элементом трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ).

Что такое служебная командировка, сказано в статье 166 Трудового кодекса.

Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Место работы дистанционного работника — это место его нахождения (ст. 312.1 ТК РФ, письмо Минфина России от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978). Место работы указывают в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1).

Следовательно, если по распоряжению (приказу) руководителя компании дистанционный работник должен выехать из места своего нахождения в другую местность (регион), такая поездка является командировкой (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Оформление командировки

Командировку дистанционного работника оформляют по общим правилам.

Перечень документов

Перед отправлением сотрудника в командировку оформляют приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);.

После возвращения из командировки дистанционный работник составляет авансовый отчет (форма № АО-1) и прилагает к нему документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.).

Формы № Т-9 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Форма № АО-1постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Однако компания может использовать самостоятельно разработанные формы документов, содержащие обязательные реквизиты (ч. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Считается ли поездка в офис командировкой

Место постоянной работы (нахождения) дистанционного сотрудника располагается вне места нахождения работодателя (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Следовательно, поездку из места работы дистанционного сотрудника в офис работодателяможно признать командировкой (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 030306/1/31945).

При направлении сотрудника в командировку нужно оформить командировочные документы (в частности, приказ, служебное задание и т. д.).

Нужна ли оригинальная личная подпись работника на командировочных документах

В ряде командировочных документов необходима личная подпись работника. Например, в приказе о направлении в командировку, служебном задании.

Особый документооборот. Для обмена документами между дистанционным работником и работодателем предусмотрен электронный документооборот с усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) обеих сторон. Это следует:

- из части 4 и 5 статьи 312.1 Трудового кодекса;- статей 5 и 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ).

Документ с УКЭП имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ, на котором имеются подпись и печать (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Компания обязана направить работнику по почте только два документа в бумажном виде:

- трудовой договор (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);- копию приказа о расторжении трудового договора (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

Таким образом, наличие оригинальной подписи работника на командировочных документах необязательно.

Где получить УКЭП. Усиленную квалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы государством (ст. 13 Закона № 63-ФЗ).

Перечень удостоверяющих центров приведен на сайте Минкомсвязи России в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров».

Компенсация командировочных расходов

Работнику, направленному в служебную командировку, компания обязана возместить (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

- оплату проезда и найма жилого помещения;- суточные;- другие расходы, произведенные с ведома или разрешения администрации организации.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов.

Об этом говорится в пункте 3 письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291.

Как выдать аванс командированному дистанционному работнику

Командированному работнику перед отъездом выдается денежный аванс на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения о командировках). Дистанционному работнику аванс можно перечислить на банковскую карту (письмо Минфина России № 020310/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ. От начисления НДФЛ освобождены все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Это предусмотрено в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса.

Следовательно, возмещение командировочных расходов дистанционному работнику в пределах норм освобождается от НДФЛ (письмо Минфина России от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978).

Страховые взносы. Компенсация командировочных расходов в пределах норм не облагается страховыми взносами. Основание:

- подпункт «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2004 № 212-ФЗ;- подпункт 2 пункта 1 Федерального закона от 24.07.98 № 125ФЗ.

Налог на прибыль

Компания вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму командировочных расходов, выплаченных дистанционному работнику (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945). Эти расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Когда и как дистанционному работнику отчитаться после командировки

Любому работнику отводится три дня после возвращения из командировки для подготовки и представления авансового отчета и отчета о выполненной работе (п. 26 Положения о командировках). Для дистанционного работника три дня отсчитывают от момента возвращения из командировки в место постоянного нахождения (п. 4 Положения о командировках, письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945). 

Читайте на сайте электронного журнала «Зарплата» (e.zarp.ru)В разделе «Книги» приложение «Командировочные расходы: расчет и налогообложение»

Направить авансовый отчет и отчет о выполненной работе дистанционный работник может в электронном виде (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). А вот подлинники документов, подтверждающих расходы в командировке, сотруднику следует направить работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

Пример

ООО «Морской бриз» (г. Орел) заключило трудовой договор о дистанционной работе с И.И. Ветровым, проживающим в Тюмени.

В августе 2014 года директор компании направил работника в командировку на 10 дней в Москву.

В Положении о командировках ООО «Морской бриз» указано, что суточные за каждый день пребывания в командировке на территории России выплачиваются в размере 700 руб.

Перед командировкой работнику был перечислен аванс на банковскую карту в сумме 45 000 руб.

В командировке работник потратил:

— на авиабилеты — 10 095,56 руб. (в том числе НДС — 1540 руб.);

— на оплату проживания в гостинице 25 304,45 руб. (в том числе НДС — 3860 руб.)

Неизрасходованные денежные средства работник возвратил на расчетный счет организации.

Как отразить в бухгалтерском учете организации командировочные расходы при направлении дистанционного работника в служебную командировку?

Решение

Бухгалтер ООО «Морской бриз» сделал следующие записи в бухгалтерском учете:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51

— 45 000 руб. — перечислен аванс работнику перед направлением в командировку;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

— 7000 руб. (700 руб. × 10 дн.) — учтены в составе расходов суточные за 10 дней командировки;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

— 30 000,01 руб. [(10 095,56 руб. – 1540 руб.) + (25 304,45 руб. – 3860 руб.)] — учтены в составе расходов затраты на покупку авиабилетов и оплату проживания в гостинице за вычетом НДС;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

— 5400 руб. (1540 руб. + 3860 руб.) — отражен «входной» НДС;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— 5400 руб. — принят к вычету «входной» НДС;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 71

— 2599,99 руб. [45 000 руб. – (7000 руб. + 30 000,01 руб. + 5400 руб.)] — перечислен работником неиспользованный остаток.

Суточные выплачены в пределах нормы. Их сумма и сумма компенсации командировочных расходов не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2004 № 212-ФЗ).

Командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

На каких документах необязательна оригинальная подпись дистанционного работника?На трудовом договореНа отчете о выполнении служебного заданияНа приказе о направлении работника в командировкуНа служебном заданииКомпания обязана направить работнику по почте только два документа в бумажном виде: трудовой договор (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
копию приказа о расторжении трудового договора (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).
Таким образом, наличие оригинальной подписи работника на командировочных документах необязательно.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы считаете аванс по заработной плате?

  • 40% от оклада 34.65%
  • 50% от оклада 19.3%
  • Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца 33.86%
  • 43,5% процента от оклада 2.93%
  • другим способом 9.26%
Другие опросы

Рассылка



© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Зарплата» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 5 751 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений на 2017 год.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Зарплата» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по расчету зарплаты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль