Разъездная работа: как возместить расходы, если подтверждающих документов нет

122
Порядок возмещения расходов, связанных с постоянными служебными поездками работников, установлен Трудовым кодексом. А может ли компания возместить затраты, понесенные в связи с разъездным характером работы, если работники не представили подтверждающие документы? На вопрос отвечают эксперты журнала «Зарплата».

В конце каждого месяца работники, деятельность которых носит разъездной характер, составляют авансовые отчеты на сумму своих расходов, осуществленных в служебных поездках. К отчетам прикладывают документы, в основном чеки.
Но иногда документы по разным причинам работники предоставить не могут и пишут заявление с указанием суммы, которую надо возместить. Подскажите, должна ли организация ее возмещать? И если да, то как все лучше оформить? Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы?
Ю.Б. Хохлов, бухгалтер

Сразу скажем, что возмещать расходы сотруднику организация должна. Ведь трудовое законодательство обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, понесенные в связи с разъездным характером выполняемой работы (ст. 168.1 ТК РФ). Но поскольку работник не представил документы, подтверждающие понесенные им расходы, выплату нельзя рассматривать как компенсационную. Поэтому она будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Теперь подробнее.

Какая работа относится к разъездной. В ТК РФ нет определения разъездного характера работы. Перечень работ, носящих разъездной характер, и сотрудников, работа которых является разъездной, работодатель должен определить самостоятельно.

Если ваш работник в силу должностных обязанностей ездит по городу или из одного населенного пункта в другой, то, очевидно, его функции можно отнести к работе, имеющей разъездной характер.

  Подробнее о том, как документально оформить разъездной характер работы сотруднику, читайте в статье «Работник в дороге день за днем»

Как возмещать расходы разъездным работникам. По трудовому законодательству компания обязана возмещать сотруднику все расходы, которые он несет в связи с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ). Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены, каждая компания устанавливает их самостоятельно. Должны быть оформлены следующие документы:

- локальный нормативный акт, например положение о служебных поездках (разъездном характере работы);
- трудовой договор с работником, в котором указано условие о разъездном характере работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- должностные инструкции, согласно которым работники обязаны составлять отчеты о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.

Перечень разъездных расходов, подлежащих возмещению, можно дополнить

Перечень расходов, понесенных сотрудниками с разъездным характером работы, подлежащих возмещению, не ограничен статьей 168.1 ТК РФ. Компания может возмещать своим «разъездным» работникам и не указанные в этом перечне расходы. Но чтобы такие расходы учесть в налоговой базе по налогу на прибыль, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Возмещать расходы работникам можно разными способами, например:

- начислять фиксированную прибавку к заработной плате;
- выплачивать компенсацию в сумме фактически понесенных расходов.

  Чтобы доплату за разъездной характер работы можно было учесть в расходах, возможность такой выплаты укажите в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении с сотрудником

В ситуации, о которой идет речь в письме нашего читателя, работники не представили документы, подтверждающие расходы в связи с разъездным характером работы, следовательно, второй вариант не подходит.

Но можно воспользоваться первым вариантом и начислить сотрудникам доплату за разъездной характер работы.

НДФЛ. Фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату. Она будет являться составной частью действующей системы оплаты труда (ст. 129, 135 и 164 ТК РФ).

Такая выплата должна облагаться НДФЛ, положения пункта 3 статьи 217 НК РФ на нее не распространяются.

Страховые взносы. На указанную выплату следует начислять страховые взносы во внебюджетные фонды и ФСС на случай травматизма в обычном порядке (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Налог на прибыль. Сначала о порядке отражения в расходах компенсационных выплат. Ранее такие выплаты рекомендовалось учитывать в расходах на оплату труда (письма Минфина России от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344 и от 07.05.2008 № 03-03-06/1/302).

Теперь такие выплаты, подтвержденные документами, учитывают в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) (письма Минфина России от 14.06.2011 № 03-03-06/1/341, от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 № 03-03-05/87 и ФНС России от 10.09.2008 № ШС-6-3/643@).

Что касается выплаты фиксированной суммы к заработной плате, то ее можно отнести к расходам на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Поэтому понесенные затраты при разъездной работе принимаются в составе расходов при расчете налога на прибыль.

Пример

Основной оклад сотрудника составляет 45 000 руб. Его работа носит разъездной характер. Согласно коллективному и трудовому договорам таким сотрудникам компания компенсирует суммы расходов по найму жилого помещения в фактических размерах, если эти расходы связаны с выполнением трудовых обязанностей и документально подтверждены. Кроме того, в соответствии с трудовым договором работнику положены доплаты:

— на проезд 3000 руб. в месяц, если месяц отработан полностью. Если месяц отработан не полностью, компенсация выплачивается пропорционально фактически отработанным дням;

— на питание 230 руб. за каждый рабочий день, связанный со служебной поездкой;

— при продолжительности работы разъездного характера 13 и более дней в месяц доплата в размере 32% от суммы должностного оклада.

В соответствии с графиком работы в августе — 22 рабочих дня. Согласно данным табеля учета рабочего времени за август 2013 года:

— 4 дня работник трудился в офисе;

— 16 дней его работа была связана со служебными поездками;

— 2 дня он был в отпуске без сохранения заработной платы.

Какую сумму должен получить работник за август 2013 года, если он вместе с авансовым отчетом представил заявление о возмещении ему суммы расходов на проживание в гостинице, в которой он останавливался, находясь в служебной поездке, в размере 2500 руб., но счета гостиницы не представил?

Решение

Так как работник не представил документы, подтверждающие фактически понесенные им расходы на оплату гостиницы, компания в соответствии с нормами коллективного и трудового договоров вправе не возмещать ему понесенные расходы.

Теперь рассчитаем сумму выплат, положенных по трудовому договору. Так как 2 дня в августе работник был в отпуске без сохранения заработной платы, за 20 рабочих дней ему необходимо начислить оклад в сумме 40 909,09 руб. (45 000 руб. : 22 раб. дн. × 20 раб. дн.).

Доплата за месяц составит:

— на проезд — 2727,27 руб. (3000 руб. : 22 раб. дн. × 20 раб. дн.);

— на питание — 3680 руб. (230 руб. × 16 раб. дн.);

— за превышение продолжительности работы разъездного характера более 13 дней — 14 400 руб. (45 000 руб. × 32%).

Итого заработная плата к начислению за август 2013 года составит 61 716,36 руб. (40 909,09 руб. + 2727,27 руб. + 3680 руб. + 14 400 руб.). Она включается в налоговую базу по НДФЛ и базу для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды и ФСС на случай травматизма.

Предположим, что в августе 2013 года работнику не положены стандартные вычеты по НДФЛ, тогда сумма НДФЛ составит 8023 руб. (61 726,36 руб. × 13%).

С учетом всех начисленных выплат работник должен получить на руки 53 693,36 руб. (61 716,36 руб. – 8023 руб.).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы считаете аванс по заработной плате?

  • 40% от оклада 34.65%
  • 50% от оклада 19.3%
  • Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца 33.86%
  • 43,5% процента от оклада 2.93%
  • другим способом 9.26%
Другие опросы

Рассылка



© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Зарплата» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 5 751 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений на 2017 год.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Зарплата» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по расчету зарплаты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль