Как учесть расходы на проезд, обучение и фитнес сотрудников

571
Работодатель принял решение оплачивать своим сотрудникам дополнительные льготы, предоставляя им социальный пакет. Как правильно такие расходы оформить и отразить в учете компании, читайте в статье.

Многие компании, помимо заработной платы, гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством, по своей инициативе предоставляют своим работникам определенный набор компенсаций и льгот социального характера.

Работодатель в зависимости от желания и финансовых возможностей компании сам устанавливает конкретный набор таких выплат. Так, сотрудникам за счет собственных средств организации могут быть оплачены: обучение, проезд к месту работы и обратно, фитнес.

Однако, прежде чем начать предоставлять различные социальные льготы, компании следует оценить не только эффективность и целесообразность таких методов поддержки своих работников, но и требуемый объем расходов и документооборота.

Обучение за счет компании

Необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд работодатель определяет сам (ч. 1 ст. 196 ТК РФ). Если работодатель заинтересован в увеличении объема знаний своих сотрудников для эффективности работы компании в целом, он может отправить работников на обучение и оплатить соответствующие расходы. Выгода здесь будет обоюдная:

  О нюансах различных видов обучения читайте в статьях «Работник на семинаре» и «Повышение квалификации сотрудников»

- сотрудник получит дополнительные знания, необходимые для выполнения трудовых функций;
- работодатель — более квалифицированного работника.

Варианты обучения могут быть различными. Так, можно направить сотрудника:

- повышать квалификацию на курсы и семинары;
- получать дополнительное среднее профессиональное или высшее образование.

В любом случае рекомендуется выбрать российское образовательное учреждение, имеющее государственную аккредитацию и лицензию, или же иностранное образовательное учреждение, у которого есть соответствующий статус.

Недостатки такого способа появляются в случае, когда обученный сотрудник решит сменить место работы, и компании придется отправлять на учебу кого-то другого. Избежать этого можно, заключив дополнительное соглашение о компенсации затрат.

Документальное оформление

Коллективный договор. Условия и порядок повышения квалификации должны быть установлены коллективным договором или соглашением, трудовым договором (дополнительным соглашением к нему или дополнительным договором) (ч. 2 ст. 196 и ч. 2 ст. 197 ТК РФ).

План обучения и приказ. Если работники обучаются за счет фирмы, то необходимо составить план или программу обучения на текущий год (образец плана обучения см. ниже). В плане надо пояснить, что обучение направлено на повышение квалификации сотрудников, то есть расходы на него связаны с основной деятельностью организации. Также нужно оформить приказ руководителя о направлении работника на обучение (письмо Минфина России от 16.05.2002 № 04-04-06/88).

Дополнительные документы:

- договор с образовательным учреждением, который заключен от имени компании (абз. 16 п. 7 Типового положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.06.95 № 610 (далее — Типовое положение)), с приложением к нему учебной программы образовательного учреждения (с указанием количества часов посещения);
- копия лицензии на ведение образовательной деятельности (для российского учреждения) или подтверждения соответствующего статуса (для иностранного учреждения);
- копия документа, подтверждающего факт обучения работника (диплом, аттестат, удостоверение и т. п.);
- акт об оказании образовательных услуг с указанием периода обучения, наименования программы обучения и его стоимости в рублях. При долгосрочном обучении акт следует составлять отдельно за каждый отчетный период, то есть один раз в квартал, а расходы на оплату образовательных услуг включать в состав затрат ежеквартально.

Образец 1 План обучения (фрагмент)

Как учесть расходы на проезд, обучение и фитнес сотрудников

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Налог на прибыль. Расходы на обучение работников учитываются при общем режиме (только в том случае, когда заказчиком образовательных услуг является работодатель, а не работник) (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ), при упрощенной системе (подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и при ЕСХН (подп. 26 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

Если работники посещают семинары, надо помнить, что к расходам на обучение относится только стоимость учебного, а не консультационного семинара

Правда, при всех режимах налогообложения для отражения расходов необходимо выполнение условий, указанных в пункте 3 статьи 264 НК РФ. В частности, у организации должны быть все перечисленные выше документы, у образовательного учреждения, в свою очередь, должны быть лицензия или статус, а программа обучения связана с профессиональными обязанностями работника (письмо Минфина России от 08.06.2012 № 03-03-06/1/297).

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. Если обучение проводилось в интересах работодателя, то страховые взносы во внебюджетные фонды и на страхование на случай травматизма начислять не нужно (подп. «е» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ, и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, далее — Закон № 125-ФЗ). По этой же причине не нужно удерживать и НДФЛ (п. 21 ст. 217 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

В бухгалтерском учете расходы на повышение квалификации сотрудников отражают проводками:

ДЕБЕТ 60-2 КРЕДИТ 51

— перечислена предоплата за повышение квалификации сотрудника;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 60-1

— плата за обучение отражена в составе расходов на повышение квалификации сотрудника;

ДЕБЕТ 60-1 КРЕДИТ 60-2

— зачтена сумма выданного аванса;

ДЕБЕТ 90-2 КРЕДИТ 20, (25, 26, 44)

— стоимость обучения работника отнесена на себестоимость.

Оплата проезда работников к месту деятельности и обратно

Работодатель может взять на себя расходы своих сотрудников на проезд к месту работы и обратно (например, компенсировать им стоимость проезда). Выплату компенсации можно организовать следующим образом.

Вариант первый. По истечении месяца работник предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы на проезд к месту деятельности и обратно (проездные билеты), после чего ему выплачивают компенсацию, равную сумме расходов. Как правило, в этом случае организация устанавливает верхний предел компенсации (например, компенсация на проезд выплачивается в сумме фактических расходов, но не более 4000 руб.).

Вариант второй. Можно выплачивать компенсацию в фиксированном размере, установленном работодателем произвольно на основании средних расходов на проезд (например, 5000 руб. в месяц). В этом случае компенсация будет частью зарплаты, поэтому проездные документы не понадобятся. Оплачивать проезд работников можно и иными способами, например приобрести специальный автобус, чтобы развозить работников, или проездные билеты для всех сотрудников.

Документальное оформление

Трудовой договор. Если компания хочет выплачивать работникам компенсацию за проезд, то надо добавить в трудовые договоры соответствующее условие. Это позволит включить выплаченные компенсации в расходы, уменьшающие налоговую базу (п. 25 ст. 255 НК РФ). А в трудовом договоре указать, в каком размере будет выплачиваться компенсация:

- фиксированном;
- в соответствии с произведенными расходами.

Приказ. На выплату компенсаций оформляется приказ или распоряжение (в произвольной форме). Образец приведен ниже.

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Налог на прибыль. Компенсации, выплаченные работникам по собственной инициативе работодателя, относятся к расходам на оплату труда. Но лишь в случае, когда они предусмотрены трудовыми договорами (п. 25 ст. 255 и п. 26 ст. 270 НК РФ).

  Если выплата компенсации
за проезд не указана в трудовом или коллективном договоре, то ее нельзя учесть в расходах

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. На сумму компенсаций необходимо начислять страховые взносы во внебюджетные фонды и в ФСС РФ на случай травматизма (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Также следует удерживать НДФЛ (п. 1 ст. 210 и подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Образец 2 Приказ о выплате компенсации

Как учесть расходы на проезд, обучение и фитнес сотрудников

Бухгалтерские проводки

Выплату компенсации расходов на проезд отражают так:

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 73 субсчет «Компенсация транспортных расходов»

— начислена компенсация расходов на проезд;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»

— начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»

— начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»

— начислены взносы на социальное страхование;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— начислены взносы на травматизм;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Компенсация транспортных расходов» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— с суммы компенсации расходов на проезд удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Компенсация транспортных расходов» КРЕДИТ 50 (51)

— выплачена (перечислена) компенсация расходов на проезд;

ДЕБЕТ 90-2 КРЕДИТ 20 (25, 26, 44)

— компенсация проезда отнесена на себестоимость.

Бесплатный фитнес и оплата отдыха

  Спорт — это путь к здоровью, поэтому все больше работодателей задумывается, а не отправить ли сотрудников на фитнес, чтобы повысить их работоспособность и снизить количество больничных листов

Многие работодатели идут дальше, не ограничиваясь только тем, что может быть полезно исключительно для организации рабочего процесса, и предоставляют дополнительные бонусы своим сотрудникам, причем не связанные с выполнением их должностных обязанностей. Одни работодатели приобретают для работников клубные карты в фитнес-клуб, другие — абонементы в плавательный бассейн, третьи — санаторно-курортные и туристические путевки и т. п.

Документальное оформление

Трудовой договор. Все дополнительные социальные гарантии для работников, предоставляемые организацией, стоит указывать в трудовых договорах либо в дополнительных соглашениях к ним, чтобы подтвердить серьезность намерений работодателя. Другими словами, соответствующие положения, включенные в трудовой договор (дополнительное соглашение), будут своего рода страховкой для работника от того, что работодатель может передумать и отказаться от обещаний, даваемых работнику при приеме на работу. Но на порядок налогообложения соответствующих расходов это никак не повлияет.

Приказ и ведомости. При покупке клубных карт, путевок на лечение, абонементов в бассейн составляется соответствующий приказ руководителя, в котором указываются только те лица, которые получат эти бонусы.

Также необходима ведомость, в которой работники должны будут расписываться за получение указанных льгот. Это важно, так как тогда стоимость клубных карт, путевок, абонемента и прочего можно будет включить в доход работников, облагаемый НДФЛ (подробнее об этом поговорим чуть позже). Образец ведомости представлен ниже.

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Налог на прибыль. Покупка карт в фитнес-клуб, абонементов в бассейн или оплата путевок — все это приятно для работника и делается работодателем с целью повышения мотивации. Однако доказать налоговым органам экономическую обоснованность подобных расходов будет практически невозможно. В соответствии с пунктом 29 статьи 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль расходы на посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, на оплату товаров для личного (индивидуального) потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в их пользу. Это связано с тем, что одно из условий, обозначенное в пункте 1 статьи 252 НК РФ, не выполняется.

Образец 3 Фрагмент ведомости на выдачу клубных карт

Как учесть расходы на проезд, обучение и фитнес сотрудников

Напомним, что для признания затрат работодателя расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы затраты были экономически обоснованны, а именно непосредственно связаны с деятельностью организации, направленной на получение ею дохода. Наличие или отсутствие пунктов, содержащих соответствующие положения в трудовых и (или) коллективных договорах, в данном случае не имеет значения.

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. На стоимость всех предоставленных работникам бонусов нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Кроме того, у сотрудников возникает доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ (подп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Исключение составляет стоимость путевок на лечение и отдых в санаторно-курортные и оздоровительные организации на территории РФ (за исключением туристических). Суммы оплаты или компенсации стоимости таких путевок освобождены от обложения НДФЛ (п. 9 ст. 217 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

Существует несколько вариантов оплаты работникам занятий спортом:

- работодатель оплачивает спортивные занятия работников в спортзале;
- приобретает абонементы со скидкой и затем продает их своим сотрудникам;
- переводит деньги в профсоюзный орган, который выдает фитнес-карты работникам;
- работник сам приобретает абонемент, организация возмещает ему понесенные затраты.

От выбранного компанией варианта оплаты спортивных карт будет зависеть бухгалтерский учет приобретаемых абонементов.Рассмотрим вариант, когда у сотрудника удерживается стоимость абонемента из зарплаты. В этом случае проводки будут такими:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

— оплачены абонементы в фитнес-центр для работников, подписан договор со спортивным заведением, получены платежные документы;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 60

— фитнес-клуб выдал абонементы, учтены фитнес-карты на основании документов, выданных фитнес-центром, абонементы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

— клубные карты выданы сотрудникам, их стоимость удержана из зарплаты (получено заявление сотрудника с его под-писью, сотрудник расписался в ведомости о получении спортивной карты).

Какие расходы компании, предоставленные работникам в рамках соцпакета, не требуют начисления страховых взносов во внебюджетные фонды? Расходы на обучение сотрудников, произведенные в интересах работодателя Расходы на оплату проезда работника к месту деятельности и обратно Расходы на оплату туристических путевок и бесплатный фитнес Если обучение проводилось в интересах работодателя, то страховые взносы во внебюджетные фонды и на страхование на случай травматизма начислять не нужно (подп. «е» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ)

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут работать с сайтом. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут пользоваться сайтом. Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль