Прием на работу

2530
Из данной статьи вы узнаете, как оформить приказ о приеме на работу и какие потребуются документы.

Итак, при приеме на работу сотрудник, как правило, пишет заявление и прикладывает все необходимые документы. А именно (ст. 65 и ч. 3 ст.327.3 ТК РФ):

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (например, свидетельство о рождении для лиц моложе 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за границей);
  • трудовую книжку (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования – СНИЛС (кроме впервые поступающих на работу);
  • документы воинского учета, за исключением сотрудников-иностранцев. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета. Для призывников – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);
  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ).

На заметку. Заявление о приеме на работу не обязательный документ. Основанием для издания приказа о приеме на работу является не заявление, а трудовой договор (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Именно он документально закрепляет соглашение между конкретным сотрудником и компанией (ст. 56 ТК РФ).

Однако на заявлении очень удобно делать служебные пометки: проставлять резолюцию руководителя, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Если для данных целей вы попросите сотрудника написать заявление, в этом нет ничего противозаконного. Составить заявление можно в произвольной форме. После оформления приема на работу заявление подшивается в личное дело сотрудника.

Трудовой договор

Трудовой договор составляется в двух экземплярах – один новому сотруднику, второй останется у работодателя. На экземпляре организации сотрудник должен расписаться. Его подпись подтверждает, что он получил свой экземпляр договора на руки (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Трудовой договор составляется в произвольной форме. Главное, чтобы в нем были обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса. Например, сведения по зарплате, должности, режиме рабочего времени и т. д.

Должность в трудовом договоре указывайте в строгом соответствии со штатным расписанием. Принимать сотрудника на должность, не включенную в штатное расписание, неправомерно (ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 21.01. 2014 № ПГ/13229-6-1).

Сведения о полагающихся сотруднику поощрительных выплатах (надбавках, доплатах) в трудовом договоре указывать необязательно. Достаточно сделать в трудовом договоре отсылку к коллективному договору или иному локальному нормативному акту компании. В этом акте укажите основания и условия выплаты поощрений (п. 1 письма Роструда от 19.03. 2012 № 395-6-1).

До заключения трудового договора сотрудника нужно ознакомить под подпись с Правилами трудового распорядка. А так же коллективным договором и другими внутренними документами, регулирующими трудовую деятельность (ч. 2 и 3 ст. 68 ТК РФ).

Штрафы! За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора фирма, а также ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности (ч. 3 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ).

Прием на работу без трудового договора

Трудовые отношения могут возникнуть и без заключения трудового договора, на основании фактического допуска нового сотрудника к работе.

В этом случае договор, считают заключенным. Хоть вы и не оформили документ в письменном виде (определение Конституционного суда РФ от 19.05. 2009 № 597-О-О, апелляционные определения Алтайского краевого суда от 12.11.2013 № 33-8816/2013, Московского городского суда от 30.07. 2013 № 11-24141).

Допуск к работе без трудового договора может разрешить только сотрудник компании, имеющий на это полномочия, закрепленные в его должностной инструкции (трудовом договоре). Или же в отдельном локальном акте – приказе работодателя.

Как-то специально оформлять фактический допуск новичка к работе не нужно. Начало работы подтвердит приказ о приеме на работу с датой начала работы. При этом подписать трудовой договор нужно будет не позднее трех рабочих дней со дня фактического допуска новенького сотрудника к работе (ст. 67 ТК РФ).

Штрафы! Законодательством предусмотрены штрафные санкции, если новичка к работе допустит неуполномоченный сотрудник, и работодатель отказывается заключить с ним трудовой договор (ч. 2 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ).

Нумерация трудовых договоров

Обязательные сведения, которые должен содержать трудовой договор, перечислены в статье 57 ТК РФ. Трудовой договор, заключенный со спортсменом, тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 ТК РФ. Реквизит – номер договора в обязательные сведения не входит.

Но, если вы применяете в работе унифицированные формы кадровых документов, в них может быть предусмотрена графа для номера трудового договора. Например, форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Поэтому в таком случае целесообразно присваивать номера трудовым договорам.

Компания может разработать порядок нумерации самостоятельно. На практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из самого номера договора и цифр, обозначающих месяц (год) его заключения (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3045-6-0).

Отличия трудового договора от гражданско-правового

Штрафы! Если вы заключите трудовой договор, который будет иметь признаки гражданско-правового, штрафы будут такие (п. 3 ст. 5.27 КоАП). Для должностных лиц от 10 000 руб. до 20 000 руб. Для ИП — от 5000 руб. до 10 000 руб. Для компаний — от 50 000 руб. до 100 000 руб.

Судьи рассказали, чем же отличаются трудовой и гражданско-правовой договор (постановление арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 27.11.2014 по делу № А33-22064/2013).

В трудовом договоре обязательно нужно прописать: место работы (с указанием структурного подразделения), дату начала работы и трудовую функцию — то есть наименование должности в соответствии со штатным расписанием, профессии (специальности) с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работы (ст. 57 ТК РФ). Кроме того, сам работодатель обязан обеспечить сотруднику необходимые условия труда и платить зарплату не реже двух раз в месяц. А работник должен выполнять свою трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56  и 136 ТК РФ).

А вот по гражданско-правовому договору человек обязуется оказать конкретную услугу (выполнить работу) в установленный срок своими силами (ст. 702, 779 ГК РФ). При этом оплачивать его труд два раза в месяц не нужно. Можно заплатить всю сумму один раз после подписания акта приема-передачи. Так же соблюдать правила внутреннего трудового распорядка такое физлицо не обязано.

Трудовой договор при разъездной работе

Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, обязательно нужно это прописать в трудовом договоре (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). При этом такое условие можно закрепить не в самом трудовом договоре, а в другом локальном акте компании. Подробности далее.

Документальное оформление разъездной работы. В коллективном договоре или в локальном нормативном акте (например, приказе) вы  можете предусмотреть конкретный перечень должностей с разъездным (подвижным) характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, которые по производственной необходимости периодически перемещаются от основного места работы. Например, специалисты по наладке оборудования, менеджеры по продажам, страховые агенты и т. п.

В коллективном договоре или в локальном акте пропишите (письмо Роструда от 12.12. 2013 № 4209-ТЗ и письмо Минфина России от 25.10. 2013 № 03-04-06/45182):

  • список разъездных (подвижных) работ (ст. 168.1 ТК РФ);
  • размер расходов разъездных сотрудников к возмещению (ст. 168.1 ТК РФ);
  • порядок документального подтверждения производственного характера поездок (например, журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п).

Оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным или подвижным характером работы не нужно. А вот на каждую командировку требуется отдельный приказ.

Чем командировка отличается от разъездного характера работы. Важно разделять понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».

Командировка – это поездка по распоряжению организации на определенный срок. В это время работник выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.

Разъездной характер носят работы – это когда, у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители). Часть рабочего времени проходит вне места расположения компании (сотрудники строительных фирм).

К работам с подвижным характером относятся – работы, которые в пути (проводник, стюардесса и т. д.). Предполагают т частые переезды организации (сотрудники передвижных строительных организаций).

Последние два вида работ командировками не признаются (ст.168.1 и ч. 1 ст.166 ТК РФ).

Прием на работу в выходной день

Дата приема сотрудника на работу в приказе должна соответствовать дате фактического начала работы. Это число у вас зафиксировано в трудовом договоре (ст. 57, ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Трудовое законодательство не содержит требования, впервые выходить на работу только в будний день. Дату определяют сотрудник и работодатель самостоятельно (ст. 56 и 57 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу

Прием нового сотрудника оформите приказом. Этот приказ компания издаст на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу издайте на унифицированном бланке по форме № Т-1 (утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Или же разработайте форму приказа самостоятельно.

Если у вас трудятся люди по гражданско-правовым договорам – приказы о приеме на работу на них не оформляйте (ст. 11 ТК РФ).

В трехдневный срок с момента, когда новичок фактически приступил к работе, ознакомьте его с приказом под подпись.

Трудовая книжка

Трудовую книжку можно оформлять только на специальных бланках. Покупать такие документы в обычных магазинах канцтоваров нельзя.

Чтобы купить официальный бланк, зайдите на сайт http://www.goznak.ru. Выберите рубрику «О госзнаке» — «Компания сегодня» — «Предприятия-филиалы» — «Московская печатная фабрика» (это единственный в стране официальный изготовитель бланков трудовой книжки). Далее найдите раздел «Распространители бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку».

В этом разделе есть шесть организаций с их контактами. Позвоните в любую из них и спросите, в каких магазинах вашего города можно купить настоящий бланк трудовой книжки. Такой совет дал чиновник Роструда.

Как внести запись в трудовую книжку о приеме сотрудника на работу. После издания приказа в трудовой книжке сотрудника сделайте запись о приеме на работу.

Если сотрудник впервые устраивается на работу, то компании придется оформить новую трудовую книжку. А также СНИЛС (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

А вот для определения страхового стажа в целях начисления пособий принимайте записи всех трудовых книжек (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91).

Если в трудовой книжке отсутствует запись об увольнении. Запись об увольнении с прежнего места работы новый работодатель вправе внести на основании соответствующего документа – приказа (распоряжения) бывшего работодателя или его копии. В случае ликвидации организации – бывшего работодателя такие сведения можно получить в архиве (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225, п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10. 2003 № 69, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07. 2002  № 555).

Книги по учету трудовых книжек

Каждая организация обязана вести две книги по учету трудовых книжек.

Первая – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2, утвержденное постановлением Минтруда России от 10.10. 2003 № 69).

В этот документ внесите сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки. При этом укажите серию и номер каждого бланка.

Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3, утвержденное постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). В этой книге зарегистрируйте как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу. Также укажите серию и номер каждого документа.

Личная карточка

На каждого принятого сотрудника заведите личную карточку по форме № Т-2 (постановление Госкомстата России от 05.01. 2004 г. № 1). Или же по самостоятельно разработанной форме.

Пенсионное свидетельство

По общему правилу работодатель оформляет страховое пенсионное свидетельство сотруднику на основании его письменного заявления (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Однако законодательством предусмотрено исключение для дистанционных сотрудников, которые получают пенсионное свидетельство самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Порядок оформления страхового пенсионного свидетельства работодателем зависит от того, по какой причине сотрудник просит его оформить.

Работодатель сам оформляет СНИЛС если:

  • сотрудник устраивается на работу впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 2 ст. 7 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ);
  • если сотрудник утратил пенсионное свидетельство или оно непригодно для использования. Работодатель оформляет дубликат (п. 5 ст. 7 Закона от 01.04. 1996 № 27-ФЗ);
  • если изменились личные сведения сотрудника (например, фамилия). Работодателю нужно самому обменять СНИЛС такого сотрудника (п. 4 ст. 7 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Полис медицинского страхования

Работодатель не обязан оформлять полис обязательного медицинского страхования сотрудникам.

Для получения полиса сотрудник должен сам подать соответствующее заявление в страховую медицинскую организацию.

Анкета приема на работу

На собеседовании вы можете попросить кандидата заполнить анкету. Это документ не является обязательным при приеме на работу. Поэтому решить, нужна ли вам анкета кандидата, вам следует самостоятельно.

Многие компании сейчас в обязательном порядке дают соискателю заполнить анкету уже на первом собеседовании. Это нужно для безопасности самой фирмы. Ведь брать на работу человека, о котором ничего не известно опасно. Особенно если он материально ответственное лицо.

Кроме того вы можете включить в анкету вопросы, на которые бы вы хотели знать ответ, прежде чем принять человека. И о которых не все сами пишут в резюме. Это сэкономит ваше время на собеседовании.

Анкета  представляет собой бланк с перечнем вопросов. Придумать этот список вы можете сами, исходя из потребностей вашей фирмы. Какой-то единой формы анкеты не существует.

Анкету кандидат заполняет еще до приема на работу — на собеседовании. Если вы примите этого человека, можете включить его анкету в личное дело.

Штатное расписание

Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют организации государственного сектора. Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы вобязательном порядке.

Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе как продолжать использовать унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмом Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Штатное расписание, в отличие от штатной расстановки, – документ обезличенный. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Указанный подход рекомендуется применять, и если организация использует и самостоятельно разработанную форму штатного расписания.

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, изменения размера и состава выплат и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.

Внести изменения в действующее штатное расписание можно двумя способами:

  • издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;
  • оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом.

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

Табель учета рабочего времени

Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику.

В коммерческих организациях используют типовые формы:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда по форме № Т-12;
  • табель учета рабочего времени по форме № Т-13 – при автоматизированной обработке данных.

Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Кроме того, коммерческие организации могут разработать форму табеля самостоятельно (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы считаете аванс по заработной плате?

  • 40% от оклада 34.65%
  • 50% от оклада 19.3%
  • Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца 33.86%
  • 43,5% процента от оклада 2.93%
  • другим способом 9.26%
Другие опросы

Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут работать с сайтом. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут пользоваться сайтом. Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль