Какие документы нужны для авансового отчета

17715
Авансовый отчет составляется в том случае, когда сотруднику выдаются деньги под отчет. Таких случаев огромное множество: покупка канцтоваров, оплата ГСМ, командировочные. Из этой статьи вы узнаете, какие документы необходимо прикладывать к авансовому отчету в каждом отдельном случае.

Список документов для авансового отчета

Оправдательные документы — приложение к авансовому отчету. К авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке или при выдаче денег под отчет.

Если сотрудник расплатился наличными, то к авансовому отчету принимаются следующие документы:

  • Кассовый чек;
  • Квитанция к ПКО или бланк строгой отчетности.

При расчетах по банковской карте авансовый отчет составляется на основании:

  • Оригиналов слипов;
  • Квитанций электронных банкоматов и терминалов.

О том, как адаптировать унифицированный бланк авансового отчета под особенности расчетов корпоративной картой читайте в статье «Авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты».

Документы для авансового отчета при покупке товаров в магазине

Если сотрудник покупает мелочовку в магазине, например, канцтовары, кассир выдаст ему кассовый и товарный чеки.

Если кассовый чек содержит полную информацию о наименовании, количестве и цене приобретенного товара — требовать от продавца товарный чек не обязательно. Кассового чека будет достаточно для оприходования товарно-материальных ценностей и списания затрат.

Однако, при наличии одного кассового чека невозможно будет принять к вычету входящий НДС. Для этого нужен счет-фактура. При наличных расчетах с физическими лицами продавец выдавать счет-фактура не обязан, поэтому подотчетному сотруднику необходимо выдать доверенность от организации.

Обратите внимание!

В качестве подтверждения расходов можно принять квитанцию к ПКО без кассового чека. Налоговики часто требуют наличие чека ККТ, однако в законе такая норма не прописана (постановление ФАС МО от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).

Какие документы прикладывать к авансовому отчету при оптовой покупке

Сотрудник что-то купил не в розницу, его попросят предъявить доверенность от вашей организации. Тогда скажите своему представителю, чтобы он требовал от продавца:

  • квитанцию к приходному ордеру;
  • накладную;
  • счет-фактуру, если приобретаемые ценности облагаются НДС.

Документы для подтверждения покупки ГСМ

За наличный расчет. Если ваши водители приобретают топливо на АЗС за наличный расчет, документы, на основании которых составится авансовый отчет, будут те же, что и при покупке товаров в розницу. На заправке водитель получит кассовый чек, в котором будет указан вид топлива, количество литров, цена и сумма. Счета-фактуры не будет. Всю сумму стоимость бензина включите в затраты без выделения НДС.

По талонам или корпоративным картам. Если организация заключила договор с топливной компанией и внесла в аванс за ГСМ по безналу, в расчетный день поставщик передаст отчет о выборке топлива и счет-фактуру. Водителю же при каждой заправке он будет выдавать чек, который подтверждает факт получения топлива. В данной ситуации работник отчитывается не за получение наличных (их водитель не получает). А за объем топлива, приобретенного по корпоративной топливной карте или талонам. Авансовые отчеты водителей служат для контроля расхода топлива и взаиморасчетов с поставщиком.

Обратите внимание!

Для списания расходов на ГСМ необходимы также путевые листы.

На основании каких документов составляется авансовый отчет по представительским расходам

Вы можете признать при расчете налога на прибыль представительские расходы (под. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налоговый кодекс относит к представительским расходам:

  • на проведение официального приема;
  • транспортное обеспечение доставки к месту проведения мероприятия и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения мероприятия.

Иные расходы на прием делегации не уменьшат облагаемую базу по налогу на прибыль.

Для документального подтверждения произведенных расходов понадобятся:

  • приказ о проведении мероприятия и смета затрат;
  • чеки ККТ, товарные чеки, счета поставщиков, квитанции к приходным кассовым ордерам и т. п.
  • отчет о проведении деловой встречи в произвольном виде.

Документы для подтверждения авансового отчета по командировке

В качестве приложения к авансовому отчету по командировке потребуются следующие документы:

  • проездные билеты (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
  • счета за проживание;
  • ксерокопию загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и другие документы, связанные с командировкой (письмо ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890).

О расчете командировочных в 2016 году можно прочитать в статье: «Суточные при командировках в 2016 году» 

Обратите внимание!

Если сотрудник из заграничной командировке привез оправдательные документы на иностранном языке, потребуется их построчный перевод (пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Порядок перевода законом не установлен, поэтому его может сделать любой сотрудник компании или специализированное агентство (письмо Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66).

Если подтверждающие документы к авансовому отчету не предоставлены

О выполнении поручения, трате и остатке подотчетных сумм работник должен отчитаться. Если он не представит отчет в установленные сроки, работодатель вправе удержать из его зарплаты выданный аванс (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

О том, на сколько дней можно выдать деньги под отчет, когда на подотчетные суммы начисляют НДФЛ и взносы и в каком случае нужно уменьшить базу по НДФЛ и взносам читайте в статье «Работник не сдал авансовый отчет вовремя: начислять ли НДФЛ и взносы».

Образцы заполнения всех документов, оформляемых при выдаче подотчетных средств, приведены в разделе «Формы» на сайте журнала «Зарплата».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы считаете аванс по заработной плате?

  • 40% от оклада 34.65%
  • 50% от оклада 19.3%
  • Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца 33.86%
  • 43,5% процента от оклада 2.93%
  • другим способом 9.26%
Другие опросы

Рассылка



© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Зарплата» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 5 751 статье, свежим новостям, ответам экспертов на вопросы, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений на 2017 год.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Зарплата» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете бухгалтером, то образцы форм, шаблоны документов, новости и статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по расчету зарплаты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль