Как перевести офисных сотрудников на дистанционную работу

18533
19 апреля 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ, который внес в Трудовой кодекс поправки, легализующие применение дистанционного труда. В частности, теперь работник и работодатель могут заключать трудовой договор путем обмена электронными документами. Распространяются ли новые нормы Трудового кодекса на сотрудников, совмещающих офисную работу с частичной занятостью, носящей фактически дистанционный характер? Должен ли работодатель заключать с ними новый трудовой договор или достаточно внести изменения в действующий? Ответы на эти и другие вопросы, которые могут возникнуть при оформлении подобной занятости, вы найдете в статье.

19 апреля 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ, который внес в Трудовой кодекс поправки, легализующие применение дистанционного труда. В частности, теперь работник и работодатель могут заключать трудовой договор скачать путем обмена электронными документами. Распространяются ли новые нормы Трудового кодекса на сотрудников, совмещающих офисную работу с частичной занятостью, носящей фактически дистанционный характер? Должен ли работодатель заключать с ними новый трудовой договор или достаточно внести изменения в действующий? Ответы на эти и другие вопросы, которые могут возникнуть при оформлении подобной занятости, вы найдете в статье.

 

Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ дополнил Трудовой кодекс новой главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» и ввел такие новые понятия, как «дистанционная работа» и «дистанционные работники».

Под дистанционной работой, в соответствии со статьей 312.1 Трудового кодекса, понимается выполнение работником определенной трудовым договором трудовой функции при условии выполнения работы:

  • вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);
  • вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом важным также является условие об использовании для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

 

Преимущества для работодателя

Сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку. Для этого нужно заключить дополнительное соглашение с работником, которое может быть частью трудового договора о дистанционной работе. Правда, на практике может возникнуть неоднозначная ситуация. Согласно части 4 статьи 65 Трудового кодекса при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Если стороны договорились не вносить записей в трудовую книжку, то и ее оформление не требуется. Но если при таких обстоятельствах после увольнения с первого места работы, которая носила дистанционный характер, работник поступит на работу в «обычном» режиме, новый работодатель может отказаться оформлять ему трудовую книжку за собственный счет, ссылаясь на то, что трудовой договор заключается не впервые.

Нет обязанности получать для работника страховое свидетельство. По общему правилу, для лиц, впервые поступающих на работу, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). В случае же дистанционного труда обязанность по получению свидетельства пенсионного страхования переложена на работника, впервые заключающего трудовой договор.

Не нужно вставать на налоговый учет по месту работы дистанционного работника. Одним из наиболее серьезных препятствий к применению удаленной работы на практике являлось положение налогового законодательства, обязывающее компанию регистрировать обособленное подразделение в случае организации стационарных рабочих мест вне места нахождения работодателя. Очевидно, что выполнение данного требования создает много сложностей для компаний. Теперь в Трудовом кодексе указывается, что дистанционная работа осуществляется вне стационарного рабочего места, то есть отсутствует основной признак образования обособленного подразделения, предусмотренный в статье 11 Налогового кодекса.

Возможность использования электронного документооборота. В отношении дистанционных работников работодатель получает возможность вести кадровый документооборот в электронном виде. Правда, закон полностью не исключает необходимость оформления кадровых и рабочих документов в письменной форме, но при этом предоставляет широкие возможности для взаимодействия работника и работодателя в электронной форме с использованием сети Интернет и иных сетей общего пользования. Сюда входит ознакомление работника с локальными нормативными актами, приказами, распоряжениями работодателя и иными документами путем обмена электронными документами. При этом ведение кадрового документооборота между работодателем и дистанционным работником полностью в бумажной форме также допускается. Теоретически возможна ситуация, когда работник и представитель работодателя никогда не встретятся лично. Тем не менее, вызывают вопросы определенные терминологические неточности, допущенные в законе. В частности, согласно части 2 статьи 312.2 Трудового кодекса при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса (предъявляемые при заключении трудового договора), могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа. При этом лишь по требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе. Однако ни паспорт гражданина РФ, ни военный билет, ни иные перечисленные в статье 65 Трудового кодекса документы не могут существовать в форме электронного документа. Очевидно, что законодатель имел в виду копии указанных документов, заверенные электронной подписью.

Минимальные обязательства по охране труда. Работодатель несет обязательства, связанные с санитарно-бытовым и лечебно-профилактическим обслуживанием работников, обязательным социальным страхованием работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и ознакомлением дистанционных работников с требованиями охраны труда. Иные действия по охране труда (включая аттестацию рабочих мест по условиям труда, расследование несчастных случаев на производстве и др.) работодатель не обязан предпринимать, если иное не согласовано с работником в договоре.

 

Как оформить дистанционную занятость

Многие категории работников в настоящее время оформлены как надомники или иным образом, но фактически являются дистанционными работниками (исходя из определения дистанционной работы, данного в законе). Работодателям было бы удобно, чтобы на таких работников стали распространяться положения о дистанционном труде, исходя из буквального толкования положения закона: «дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе». Данное положение действует только с 19 апреля 2013 года. В связи с этим можно сделать вывод о том, что для перевода действующих работников в категорию дистанционных внесения изменений в трудовой договор недостаточно, потребуется их увольнение и новый наем, что, безусловно, создаст целый ряд неудобств.

Если работник совмещает дистанционную работу с работой в офисе работодателя, то положения, регулирующие дистанционный труд, в данном случае не применяются. Причем даже если речь идет об одной и той же трудовой функции. В связи с этим возникает вопрос касательно документального оформления такого «совмещения». По тексту закона неоднократно употребляется термин «трудовой договор о дистанционной работе». Представляется, что согласно буквальному толкованию этого термина предметом такого трудового договора является дистанционная работа. В этом случае работа в офисе может рассматриваться как «другая [недистанционная] работа». Соответственно, выполнение офисной работы может осуществляться по другому трудовому договору как работа по совместительству (ст. 60.1 и гл. 44 ТК РФ) или же, наоборот, как основная работа. При этом то, что работа будет осуществляться по той же должности, не вызовет никаких нареканий со стороны проверяющих органов. Сама статья 60.1 Трудового кодекса никаких запретов на подобное совместительство не содержит, на что неоднократно указывал и Роструд (письма от 01.06.2011 № 1495-6.1 и от 18.06.2012 № 873-6-1).

Однако встречается и менее формальный подход к оформлению таких отношений: вышеуказанное «совмещение» вполне может быть закреплено в рамках одного документа (одного договора) постольку, поскольку это не ухудшает положение работников по сравнению с указанными требованиями. Согласно указанному подходу, если работник совмещает работу в офисе с дистанционной занятостью, соответствующие условия могут быть прописаны в одном документе.

В то же время следует понимать, что если работодатель хочет, чтобы это были именно дистанционные отношения с частичной офисной занятостью (или, наоборот, офисная занятость с частично дистанционными отношениями), то для этого, с учетом вышесказанного, может потребоваться расторжение старого и заключение нового договора о дистанционной работе, в который будут включены условия о частичном выполнении работы в офисе или, соответственно, дистанционно.

Если «офисный» договор будет изменен путем включения условия о дистанционной работе, то существует риск того, что на работника не будут в полной мере распространяться условия, предусмотренные главой 49.1 Трудового кодекса – это будет возможно только в том случае, если указанные условия не будут противоречить общим положениям Трудового кодекса.

 

Заключение трудового договора путем обмена электронными документами

Одним из наиболее важных нововведений относительно дистанционного труда является совершенно иной подход к заключению трудового договора. В соответствии частью 2 статьи 312.2 Трудового кодекса работодатель обязан не позднее трех календарных (не рабочих) дней со дня заключения трудового договора путем обмена электронными документами направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе. Уже сейчас ясно, что на практике с этим будут возникать определенные сложности. В частности, в законе не указывается, каким именно образом должен быть оформлен такой экземпляр договора. Согласно общим положениям о заключении трудового договора в письменной форме (ч. 1 ст. 67 ТК РФ) договор должен быть подписан обеими сторонами, однако в случае с дистанционной работой весьма затруднительно обеспечить подписание договора со стороны работника. Пожалуй, единственный способ – отослать работнику оба экземпляра, которые он должен подписать, и один отослать обратно работодателю. Тем не менее, указанные и некоторые другие неточности в части регулирования электронного взаимодействия между дистанционным работником и работодателем могут привести к отказу компаний использовать электронные документы для оформления трудовых договоров и иных кадровых документов.

 

Возмещение работнику расходов на оформление ключей электронной подписи

Заключение трудового договора и иной документооборот в рамках дистанционной работы может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей (далее – ЭП). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» такая подпись считается наиболее защищенным видом ЭП. В настоящее время ключи ЭП (с помощью которых создаются ЭП) и сертификаты ключей проверки ЭП (которые используются для проверки подлинности ЭП) имеются лишь у немногих физических лиц. Чаще всего ими пользуются индивидуальные предприниматели в хозяйственной деятельности. Небольшая распространенность применения данной технологии сама по себе является очевидной проблемой для использования электронного документооборота в трудовых отношениях. Также не стоит забывать, что стоимость выдачи ключа и сертификата удостоверяющим центром составляет несколько тысяч рублей. При этом срок действия ключа и сертификата ограничен и составляет, как правило, один год. После истечения срока действия текущих ключа и сертификата должны быть получены новые, что, соответственно, требует дальнейших финансовых вложений. Очевидно, что многие работники и кандидаты не захотят тратить собственные средства на получение вышеуказанных ключей и сертификатов. Тем более, что кроме как для целей взаимодействия с работодателем, данные ключи и сертификаты могут им не понадобиться. Более того, для заключения трудового договора путем обмена электронными документами приобретение ключа и сертификата электронной подписи требуется еще до возникновения трудовых отношений. В этой ситуации логичней, чтобы компания взяла на себя расходы по приобретению данных ключа и сертификата.

Однако в случае если работодатель соглашается компенсировать работникам соответствующие расходы, возникает вопрос о возможности учета таких расходов для целей налогообложения прибыли и, соответственно, правильного их оформления. Безусловно, многое в этом вопросе будет зависеть от позиций Минфина России и ФНС России, которые пока не выработаны. В соответствии со статьей 312.3 Трудового кодекса размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств определяются по соглашению сторон в трудовом договоре. Это также касается порядка возмещения других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов. Если сравнить вышеуказанную формулировку с положениями статьи 188 Трудового кодекса «Возмещение расходов при использовании личного имущества работника», то, пожалуй, основным отличием особенностей регулирования дистанционного труда является большее количество вопросов, требующих урегулирования непосредственно в договорном порядке. В частности, согласно статье 188 Трудового кодекса такие вопросы, как размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование личного имущества, не обязательно должны определяться по соглашению сторон, а могут регулироваться, например, приказами работодателя, что, среди прочего, повышает оперативность установления и изменения соответствующих условий.

 

Особенности режима работы при дистанционном труде

Согласно статье 312.4 Трудового кодекса дистанционный работник определяет режим рабочего времени и отдыха по своему усмотрению. Но одновременно с этим работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником, включая учет продолжительности сверхурочной работы (ч. 4 ст. 191, ч. 7 ст. 199 ТК РФ). При этом целью учета рабочего времени, среди прочего, является также расчет заработной платы работников (в частности, оплата сверхурочной работы). В связи с этим остается неясным, каким образом работодатель будет осуществлять такой учет в отношении дистанционного работника, самостоятельно определяющего свой график. Соответственно, вопросы режима и учета рабочего времени все-таки необходимо четко регулировать на уровне трудового договора. Тем не менее злоупотребить правом и «приписать» себе лишние часы при должном подходе со стороны работодателя дистанционному работнику вряд ли удастся. С учетом сложившейся судебной практики, сверхурочная работа оплачивается не менее чем в двойном размере только в том случае, если она осуществляется по письменному распоряжению работодателя. Поэтому возможностей для злоупотреблений со стороны дистанционных работников остается не много при условии, что режим рабочего времени и порядок согласования сверхурочной работы будет четко формализован в трудовом договоре.

 

Дистанционная занятость и квотирование рабочих мест для инвалидов

Использование дистанционного труда могло бы явиться оптимальной возможностью для трудоустройства людей с ограниченными возможностями. При этом в соответствии с частью 2 статьи 21 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» (далее – Закон № 181-ФЗ) организациям, численность работников которых составляет более 100 человек, законодательством субъекта РФ устанавливается квота для приема на работу инвалидов в процентах к среднесписочной численности работников (не менее 2% и не более 4%). Например, в Москве размер указанной квоты в отношении инвалидов равен 2% (Закон г. Москвы от 22.12.2004 № 90 «О квотировании рабочих мест»).

Одновременно с вышеуказанным в соответствии с установленной квотой анкета для приема на работу инвалидов работодатели обязаны создавать или выделять рабочие места для трудоустройства инвалидов и принимать локальные нормативные акты, содержащие сведения о таких рабочих местах (п. 1 ч. 2 ст. 24 Закона № 181-ФЗ). В соответствии с частью 6 статьи 209 Трудового кодекса под рабочим местом понимается место, которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Однако согласно вышеуказанному определению дистанционный труд не связан с созданием стационарных рабочих мест, находящихся под контролем работодателя.

 

Основания для увольнения, предусмотренные договором с дистанционным работником

В соответствии со статьей 312.5 Трудового кодекса расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным этим трудовым договором. Означает ли это, что в трудовом договоре можно указать иные основания для увольнения, чем указаны в Трудовом кодексе?

Практика применения аналогичной нормы в отношении надомников (ст. 312 ТК РФ) фактически отсутствует. Однако с учетом запрета ухудшения положения работника по сравнению с действующим законодательством можно сделать вывод о том, что уволить дистанционного работника по основаниям, прямо не предусмотренным Трудовым кодексом, без существенных рисков признания такого увольнения незаконным, будет затруднительно. Аргументом в пользу этой позиции является то, что редакция законопроекта, принятая в первом чтении («помимо оснований, предусмотренных Трудовым кодексом, трудовой договор с дистанционным работником может быть прекращен по основаниям, предусмотренным трудовым договором»), в итоге была изменена, как указано выше, с учетом решения Комитета по труду, социальной политике и делам ветеранов Госдумы. Более того, вышеуказанная норма о прекращении трудового договора с дистанционным работником сформулирована таким образом, что ее буквальное толкование позволяет предположить, что все основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя должны быть прямо поименованы в трудовом договоре, даже если это будет дублировать положения Трудового кодекса.

Трудности с увольнением дистанционного работника, особенно по дисциплинарным основаниям, усугубляются самим характером работы, который не предполагает наличия стационарного рабочего места и усложняет контроль за выполнением работником своих трудовых обязанностей.

Но если дистанционный работник будет уволен по основанию, предусмотренному трудовым договором, но не предусмотренному Трудовым кодексом, и запись об увольнении не будет внесена в трудовую книжку, мотивов для обжалования увольнения у работника будет меньше.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

«Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Только пользователи с регистрацией могут пользоваться сайтом. Вам будут доступны:

  • Статьи от ведущих экспертов для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости по НДФЛ, страховым взносам, пособиям и выплатам
  • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
  • Справочник платежек, генератор КБК и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль